固定資產投資項目檔案工作管理模式探索

◎上海機電工程研究所 劉麗麗

近年來，隨著固定資產投資項目的不斷增加，基層單位檔案管理的重點已轉移到項目檔案工作上，如何確保項目檔案完整、準確、系統和有效，是項目檔案工作面臨的緊迫問題。項目檔案的形成過程周期長，貫穿于項目建設的各個階段，涉及到設計、施工、驗收等不同單位和大量供應商。為此，應從系統工程的角度出發，研究和分析項目檔案工作的現狀，強化項目檔案管理體系的建設。

一、項目檔案工作的特點

項目檔案是指固定資產投資項目在提出、立項、設計、施工、竣工，以及配套工藝設備儀器申購、研制、安裝、調試和經費使用等過程中形成的具有保存價值的文字、圖樣、表格、聲像、照片、電子文件等各種形式與載體的歷史記錄。

固定資產投資項目具有以下特點：有明確的建設目標、有建設周期的限制和投資規模的控制，實施中有相應的國家法規、政策和要求的約束，投資風險性大，管理復雜。正是這些特點決定了項目檔案工作的特殊性。固定資產投資項目檔案是項目建設過程中形成的重要原始記錄，具有成套性、專業性、動態性等特點。而項目檔案工作則是確保檔案收集完整、準確、系統和有效的管理性工作，其特點是涉及面廣、指導性強、持續周期長、管控難度高、協調量大、檔案驗收要求高等。針對項目檔案工作的這些特點，考慮檔案部門在航天企業中的地位和作用，做好項目檔案工作難度很大，必須采取一些應對措施，并形成適合自身需要的項目檔案工作管理模式。

二、項目檔案工作管理實踐

1．確保領導重視

項目檔案工作不同于基礎性的綜合檔案管理工作，但卻是綜合檔案管理水平的一個縮影。由于項目檔案強調完整、準確、系統和有效，強調與項目建設同步進行、同步發展。因此，領導重視十分關鍵，措施到位十分重要。對于國有企事業單位，應將項目建設的年度工作目標納入到單位年度工作總目標和主要措施中加以實施。定期召開領導辦公會和專題會議，對項目建設中的重大問題進行協調，及時溝通信息，檢查進度。對關鍵節點、重點建設項目和設備，分管領導應親臨一線，現場解決實際問題，確保項目建設與項目檔案工作同步發展。

將項目建設納入責任令組和責任目標進行管理是領導重視的具體表現，這一措施使項目建設年度目標明確，責任落實到位，便于加強項目建設的組織實施和計劃安排。有關部門對責任令完成情況定期進行檢查和考核，年終進行綜合評定，對完成出色的給予表彰和獎勵。檔案部門負責人應成為責任令組的成員之一，負責歸口實施項目檔案工作，組織協調項目檔案工作中存在的問題，并督促檔案工作控制措施的執行，檢查檔案工作是否納入到項目建設管理計劃和工作程序。

同時，為了促進項目建設和檔案工作的開展，應對表現突出、工作量大、責任心強的業務骨干實施獎勵。同時，向預立卷部門發放一部分專項調控經費，給業務部門充分的自主權，并根據參與人員的業務量合理分配。

2．完善制度建設

項目建設和項目檔案工作都需要建立健全組織機構，搭建起一個從上而下、脈絡清晰、職責明確的管理平臺。2 個相對獨立的組織機構應做到有機結合，才能使項目檔案工作融入到項目建設過程中，并保持同步發展。一般應在成立固定資產投資項目領導小組和技改辦公室的同時，成立項目檔案工作領導小組和工作小組，檔案部門負責人和主要預立卷部門領導都應成為相應機構的成員。通過這樣的組織平臺，項目檔案工作作為項目建設的一個重要組成部分，已深深融入到項目建設中，使檔案部門能及早地介入項目并了解項目建設情況，大大促進了項目檔案工作的深入開展和檔案部門雙重職能作用的發揮。

同時，為了使項目建設過程有章可循，確保項目建設有序、受控和按預期目標完成，并防止界面不清可能造成的推諉扯皮現象，應建立健全項目建設和項目檔案管理規章制度。例如，建立固定資產投資項目管理辦法，明確組織機構的職責和關系以及各業務部門的職責，項目建設的總體要求和考核獎懲措施等，并將文件材料預立卷和歸檔工作納入到各業務部門的職責中；作為支撐性文件，應制定項目文件歸檔實施細則，規定項目檔案實行的管理體制、控制措施，重點細化各預立卷部門在建檔過程中的職責、接口關系、歸檔要求、歸檔范圍和歸檔時間等。應制定設備儀器管理、合同管理等實施細則，在重點規定自身業務的同時，注重上下的協調和接口關系。

3．建立信息通報制度，加強節點考核

在項目建設和項目檔案工作中，溝通十分重要，有了信息源，檔案工作才能超前控制，與項目建設同步進行。可通過定期召開調度會，溝通信息，暴露薄弱環節，制定對策，調整計劃。檔案部門通過會議能夠掌握整個項目的進展程度，了解設備儀器的簽約和到貨驗收情況，對業務部門進行預立卷指導。

重計劃、重獎懲是項目建設和項目檔案工作向前推進的有效手段。在計劃節點的控制下，抓住重點和難點，長線與短線交叉進行，分步實施；按月細化項目、分解任務，按月實施計劃檢查和考核，實行動態管理，考核結果體現在各部門月度考核系數上。對項目檔案工作來說，文件材料收集和整理情況、歸檔工作是否及時、部門之間配合是否密切、業務檢查和指導是否到位、文件材料是否能及時提供利用等都應成為考核內容。

4．落實“三、四、四”管理

“三納入”、“四參加”、“四同步”管理是確保檔案收集完整、準確、系統和有效的控制措施。就“三納入”而言，如果項目檔案工作得到了領導的重視、措施到位、制度完善，“三納入”的要求應能夠實現。這是順利開展項目檔案工作的基礎，是整個單位項目檔案工作一盤棋的前提，各級檔案部門都應重視這一點。

在“四參加”方面，檔案部門除了應定期參加項目調度會外，在項目可行性論證和初步設計階段，專兼職檔案員應參與其中，收集整理各階段的文件材料。在項目建設過程中，兼職檔案員負責跟蹤收集各類材料，專職檔案員督促和檢查預立卷情況。重要環節是，專職檔案員應多參加任務書、設計方案、合同、設備驗收等評審會，對形成的文件材料深入把關，并掌握項目進度。

在“四同步”方面的重點是非標設備。在制定計劃時就明確非標設備應形成的文件材料；檢查非標設備建設進展情況時，著眼于文件材料的收集齊套性和是否符合歸檔要求。在非標設備驗收時，專兼職檔案員參加會議，根據歸檔范圍要求全面檢查文件材料完整性和符合性，并給出完整性意見。

5．重視隊伍建設

項目檔案隊伍的配備直接影響項目檔案工作的好壞，各單位應該配備經驗豐富、責任心強、經過項目檔案培訓的專兼職檔案員。兼職檔案員應是直接參與項目管理的人員，才能確保文件材料收集完整、準確、系統。例如，在基建工程建設中，項目管理人員全程跟蹤項目，從項目前期準備、立項、設計、施工到驗收，對各個工作環節熟悉，對形成的文件資料十分清楚，按照歸檔范圍要求開展收集、積累工作，這樣的兼職檔案員將在項目檔案工作中發揮重要作用。

專職檔案員的業務能力和責任心決定了其對預立卷部門業務監督、指導作用的發揮，也影響到項目檔案文件材料完整性和質量。所以，專職檔案員應提高自身的業務水平，加強培訓，摒棄預立卷部門移交什么、檔案部門就歸檔什么的觀念，主動參與，并與兼職檔案員密切溝通，逐步掌握項目建設中文件材料形成的規律和特點，對接收的文件材料嚴格把關，才能進一步保證歸檔材料完整和文件的質量。

項目檔案工作是固定資產投資項目建設過程的重要組成部分。開展固定資產投資項目檔案工作管理模式的探索與實踐，就是要從管理上加強項目檔案工作，使之更加規范化、科學化，以使項目檔案工作真正做到與項目建設融為一體、同步發展，最終確保項目檔案的完整、準確、系統和有效。▲