勘察設計企業電子檔案管理方案探討

王霞

（安徽省城建設計研究院 安徽 合肥 230051）

勘察設計企業是知識密集型企業，和其它企業相比，具有一定的特殊性，重要的特點之一就是檔案資料多數是企業的設計資料，對于企業的后期發展有著重要的價值。然而，傳統的勘察設計企業重生產、輕管理，對于檔案的管理不夠關心，即使開展了電子檔案管理也是更注重于檔案資料的數字化、條目的記錄、數據的錄入等基本的檔案數字化工作，使得勘察設計企業的檔案信息化的進度緩慢，對于電子檔案的利用率不高[1-3]。

根據上面的現象，本文針對勘察設計企業的業務和檔案特點，設計了勘察設計企業的檔案信息化建設的研究，提高檔案的工作效率，方便企業的保存管理和查詢使用，更好的實現檔案管理是企業的日常工作中的記錄和憑證，也是推動勘察設計企業信息化發展的關鍵所在。

1 勘察設計企業電子檔案管理分析

電子檔案管理是勘察設計企業的基礎工作之一，是企業為了完成經營目標和管理工作提供的前提條件和資料依據。所以，加強企業電子檔案管理水平對于提高企業管理是至關重要的，也是維護企業利益的一項工作[4]。

勘察設計企業電子檔案管理的基礎設施包括:計算機、交換機、服務器、路由器和存儲器等硬件設備，軟件條件包括操作系統、數據庫的管理、電子檔案的軟件系統等。在電子檔案管理模式中，主要包括OA系統、ERP系統等，其依托的是企業的計算機網絡，充分發揮檔案信息化的作用。

1.1 勘察設計企業電子檔案管理的資源建設

1)開展檔案管理的全文數字化的工作。將歷史的紙質檔案進行掃描，得到所有工程資料的電子格式，為后面提供全文檢索打下基礎，對勘察設計企業電子檔案管理具有十分現實的意義。

2)對檔案的案卷目錄進行整理。生成的案卷目錄的條目信息能夠給信息檢索提供方便，同時也方便電子檔案管理人員的查詢、統計工作。與此同時，還可以將檔案與其它資源進行連接，方便用戶的查閱。

3)對電子數據文件進行管理。傳統的紙質文件需要歸檔流程管理，相應的電子文件也要做歸檔流程，即完成工程電子文件的流程管理，保證了勘察設計企業電子檔案管理的資源建設。

1.2 勘察設計企業電子檔案管理的應用建設

對于電子檔案管理的應用是要選擇適合企業自身的系統軟件，或者該企業針對自身特點進行自主研發。系統的功能主要圍繞檔案的收集、整理、存儲和使用過程展開，配合已有的辦公系統，達到系統的高效利用。由于勘察設計企業對工程設計軟件使用比較頻繁，因此，在建立信息系統時，要考慮工程設計軟件的文件格式是否可以在系統中識別和保存[5]。

2 電子檔案管理系統的設計

2.1 電子檔案管理系統的總體設計

勘察設計企業電子檔案管理系統是建立在現代信息技術基礎上的，把分散的不同載體的信息資源，以電子數據的形式存儲，以高度集中、有序的電子檔案管理系統中的信息資源為處理的核心，為企業生產、管理和決策提供了信息基礎。

電子檔案管理系統主要實現的功能有：1)檔案錄入到計算機中，進行數據格式的轉換和進行歸檔整理；2)按照國家檔案標準和勘察設計行業分類辦法對檔案進行分類；3)實現檔案的查詢、借閱、歸還等功能，使員工能夠很好的對檔案進行查詢和利用；4)根據檔案的分類，實現檔案借閱和操作的權限分配，實現對檔案數據的維護；5)能夠基于瀏覽器對電子文檔進行檢索，支持移動辦公；6)有檔案鑒定、銷毀功能，能夠打印出各種操作記錄表格。

基于電子檔案管理系統應具有的功能，本系統主要劃分為7個子系統，分別為：數據錄入、權限設置、查詢管理、借閱管理、系統維護、鑒定銷毀、報表。

圖1 電子檔案管理系統圖Fig.1 Electronic archives management system diagram

2.2 軟件功能模塊設計

1)數據的錄入

檔案管理人員將數據錄入系統，提供了添加、編輯、檢索、刪除和排序等操作，可以根據指定的任意一條記錄繼續操作，當檔案被修改后，使更新后的電子檔案替換掉原有檔案，使員工能夠在檢索查詢時直接能瀏覽到更新后的電子文檔。該子系統還設置了電子文件的批量掛接功能，能夠將新錄入的數據根據定義的某種規則自動的和原電子檔案進行自動對應，方便員工的檢索查詢，同時還減輕了檔案管理人員的錄入工作量。

圖2 數據錄入流程圖Fig.2 Flow chart of data entry

2)權限設置

檔案的管理是具有保密性的，權限設置使檔案管理人員在登錄系統時需要密碼登錄，保證了有權用戶對檔案的有效利用，同時限制了其它人員對檔案的使用權限，保證了檔案管理的安全、可靠性。檔案的管理人員為該企業的各個部門的性質對員工進行統一的權限設置，也可以根據特殊情況，為某一個用戶設置臨時的權限。

權限設置完成以后，檔案管理人員定期的對檔案的利用情況進行查詢，將借閱出去的資料劃分到未歸檔數據庫或已歸檔數據庫中去，避免了每天進行繁瑣的檢索和歸還統計工作，權限設置的流程圖如圖3所示。

圖3 權限設置的流程圖Fig.3 Flow chart of permissions settings

在權限設置子系統中主要把權限分成權限設置、用戶管理和臨時權限3個模塊，將用戶分成3類：管理員、普通用戶和賦權人，只有管理員和被賦予權限的人員才能進入系統設置子系統，用戶的設置包括用戶的的添加、修改和查詢等功能。

3)查詢管理

電子管理檔案的查詢作用是通過網絡或者客戶終端對檔案進行檢索，在用戶權限允許的條件下，可以直接對瀏覽到的文件進行下載。用戶可以通過各種分類、關鍵詞、文件名、文件編號等方式進行檢索，另外檔案管理人員對用戶庫和日志庫可以綜合檢索，查詢的檢索流程如圖4所示。

圖4 查詢檢索流程圖Fig.4 Query flow chart

在該查詢管理子系統中用戶也可以采用組合的查詢方式進行查詢，組合檢索能夠使用戶利用項目、文件中的信息和文件編號等多種條件進行組合，形成表達式來進行檢索，并可顯示出詳細信息和瀏覽的電子文件，在權限允許的范圍內可對其下載到本機上。

4)借閱管理

借閱管理的管理過程是從用戶對文件的借閱一直到對文件的歸還，用戶的借閱情況可以通過網上進行查詢，借閱管理按照文件性質可以分為紙質的檔案借閱管理和電子檔案的借閱管理，主要功能可以分為：借閱管理、歸還管理、借閱統計和檢索統計等。

5)統計報表

統計報表是對電子檔案數據庫中所有檔案內的所有字段進行自定義的統計和報表的輸出，電子檔案管理人員對需要的報表進行設計并能夠打印出所有檔案管理的信息，該子系統模塊主要由新建統計項、修改統計項、刪除統計項和復制統計項等模塊組成。

6)鑒定銷毀

隨著電子文件檔案保持的信息量越來越大，檔案管理系統的管理負荷加重，為了減輕系統的開銷，在必要的時間節點內要對電子文件進行鑒定銷毀，是對電子文件檔案管理中不可缺少的工作步驟和環節。但是在對文件銷毀之前要嚴格的對文件進行鑒定，如果不慎誤刪文檔會造成歷史記錄和組織過程資產短缺，造成無法挽回的損失。

檔案文件的鑒定銷毀是按照文件的保管日期，通過鑒定對老舊、無用的檔案進行銷毀處理，在數據庫中刪除相應的內容，同時也要把日志中的信息進行消除，在鑒定時，要經過領導簽字、打印紙質記錄，做到萬無一失。

7)系統維護

系統的維護是為了實時的更新系統數據庫的內容，進行電子檔案數據的備份，在出現問題時能夠進行恢復，對檔案數據的安全性起到了保障作用。將系統中任意的檔案信息如檔案類型、數據表格式、統計報表和定義的界面信息等都備份成擴展名為AMS的文件，以備恢復檔案時使用。

3 數據庫設計與分析

3.1 數據庫系統設計原則

1)布局合理和分布存儲原則

為了提高效率，減少數據的傳輸，省略不必要的中間環節，數據庫的布局應該遵循的原則是就近存放、就近使用。按照這種原則將各基礎數據庫的分布與子系統保持一致，然后按照分系統建立數據庫的貢獻。

2)層次劃分的原則

勘察設計企業的管理是分層次的，那么提供數據各項功能的數據庫也應該是分層次的，方便電子檔案的管理特點和要求。

3)完整性、一致性和正確性原則

數據庫的完整性是保持系統內的數據能夠反映整個管理系統的全部信息，避免數據的遺漏；數據的一致性是指各子系統在進行操作時保持數據間的一致性，保證實時更新，避免出現錯誤；數據庫的正確性是指存儲的數據和處理過程中產生的數據結果是正確的。

4)規范化、標準化原則

在進行建立數據庫時要統一的分類和編碼，以定義的公共原則來支持內外數據交換和資源的共享。

5)保密性原則

數據庫的安全是保證數據的正確、有效和可靠，它的保密性是至關重要的，因此，要對數據庫采取安全保密措施和自動排錯恢復措施的功能。

6）冗余、可擴展性原則

允許數據擴展，部分數據重疊，在系統高效運行的前提下允許數據重復存儲，同時數據的結構可以根據結構的需求而變化。

3.2 數據庫規劃

本系統數據庫采用的是SQL Server2000，在數據庫設計方面存在統一的規劃：

1)在數據表和字段的定義上面，以漢字的首個拼音字母組合定義；

2)對表的定義，重點突出表的名字的含義、字段的名稱、字段類型、缺省值、主關鍵字和外關鍵字等，在表格內沒有入值的地方表明當前項目不具備該屬性；

3)在Windows中，通過本系統是自帶的ODBC來實現Web與數據庫的連接；

4)系統的安全設置采用系統默認的規則進行統一處理。

3.3 Web與數據庫的連接

要保證前臺能夠得到實時更新的數據，就必須保證數據庫與Web之間保持良好的通信機制。在本系統中，采用ODBC將Web與數據庫[7]服務器相連接，ODBC為不同性質的數據庫訪問提供了一個統一的接口，使應用程序能夠按照需要的結構去訪問數據庫。

在使Web程序使用數據庫時，必須在ODBC中進行相應的設置，建立數據庫與Web直接的連接，Web是通過DSN數據源的名稱來識別數據庫，ODBC的數據源可以分為三類：

1)系統數據源：所有用戶和在Windows NT下以運行的應用程序都可以使用數據庫數據源。

2)用戶數據源：用戶建立自己的數據源，并且只能訪問自己建立的數據源，其他用戶不能訪問其他用戶的數據源，注意的是在Windows NT下的應用程序不能夠使用用戶的數據源。

3)文件數據源：用戶安裝了相同的數據庫驅動程序可以共享文件數據源，文件數據源存儲在客戶端的文件中，沒有存儲在操作系統的數據庫中，因此，文件數據源使ODBC數據庫應用程序便于分發。

4 電子檔案管理系統案例應用

安徽省城建設計研究院采用了電子檔案管理系統來管理寶貴的資料。在進行資料管理過程中采用了BS/CS的系統構架模式，BS端是由用戶使用的，通過網頁來查詢相應的資源，CS端是由電子檔案管理員管理，從CS端上傳資料、分類管理、分配用戶權限和確定用戶角色等。在對設計文件管理時，將歷史工程文檔掃描成PDF后裝入檔案中心庫，新產生的工程設計文件是在工程設計人員電腦上安裝管理軟件，能夠自動轉換成DWG格式的設計圖紙，并貼上相應的條形碼，用電子識別信息進行資料的流通。

由于安徽省城建設計研究院的電子檔案管理有著復雜的工程數據，在管理這些資源時要對權限進行詳細的分配。資料的等級分為三級，每一個級別可以查詢或者下載的人員是不一樣的，而本單位的人員結構也在不斷的變化，系統管理員根據實際的情況對人員進行時刻調整。

5 結論

本文對勘察設計企業電子檔案管理方案進行了分析，建立了電子檔案管理系統，能夠真正的將檔案信息轉變可利用的數據信息，讓電子檔案信息資源得到有效的轉換，使其價值最大化，讓企業的需求得到充分的滿足。

[1]李曉芳,彭四琴.勘察設計企業圖檔管理系統建設探究[J].中國勘察設計,2005(9):58-60.LI Xiao-fang,PENG Si-qin.Survey and design enterprise document management system construction inquiry[J].China Investigation and Design,2005(9):58-60.

[2]WANG Bei-ning.Electronic file management system for coal survey and design enterprises implement[J].China survey and design,2005(9):64-65.

[3]蘇文.勘察設計電子文件檔案管理的探討[J].廣西城鎮建設,2007(8):22-23.SUN Wen.Discussion survey and design of electronic document records management[J].Towns Construction,2007(8):22-23.

[4]XU Ming.The investigation of several design archives management[J].Heilongjiang Archives,2008(2):4.

[5]石玥琪,吳東婷,張瑞祥.勘察設計企業電子檔案管理方案探討[J].中國檔案,2011(12):51-52.SHI Yue-qi,WU Dong-ting,ZHANG Rui-xiang.Discussion survey and design enterprise electronic records management program[J].China Archives,2011(12):51-52.

[6]CHEN Yan.Survey and design enterprise key management problems and Countermeasures[C]//electronic archives,2012.

[7]趙瑞國，馬杰，何志勇，等.液體火箭發動機高速采集數據工程數據庫設計及應用[J].火箭推進，2011（3）：60-64，72.ZHAO Rui-guo,MA Jie,HE Zhi-yong,et al.Design and application of high-speed acquisition database for liquid rocket engine[J].Journal of Rocket Propulsion,2011（3）：60-64,72.