中小企業(yè)成功實(shí)施ERP系統(tǒng)兇素探索與研究

魯夢(mèng)竹

【摘要】信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，越來越多的企業(yè)，尤其是中小企業(yè)對(duì)于如何提升自身的核心競爭力，如何將信息技術(shù)緊密結(jié)合到企業(yè)日常管理的各項(xiàng)事務(wù)中來，實(shí)現(xiàn)在激烈的市場競爭中立于不敗之地的目的。ERP系統(tǒng)在企業(yè)信息化建設(shè)中又扮演著極其重要的角色，文章結(jié)合實(shí)際實(shí)施ERP系統(tǒng)項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)以及研究成果，探索研究中小企業(yè)成功實(shí)施ERP系統(tǒng)的關(guān)鍵因素，旨在為其他企業(yè)成功實(shí)施ERP系統(tǒng)提供有價(jià)值的參考。

【關(guān)鍵詞】中小企業(yè) 信息化 中小企業(yè) ERP 成功實(shí)施

【中圖分類號(hào)】F270.7 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1672-5158（2013）04-0187-01

1、引言

隨著我國對(duì)于中小企業(yè)發(fā)展方面等一系列措施的出臺(tái)，中小企業(yè)面臨著更加激烈的國際、國內(nèi)市場競爭，企業(yè)面臨的經(jīng)濟(jì)環(huán)境也相當(dāng)復(fù)雜。在這個(gè)復(fù)雜動(dòng)態(tài)的市場競爭中要想立于不敗之地，必然要提升自身的核心競爭力。企業(yè)的核心競爭力的提升方案有很多種，也和企業(yè)的規(guī)模有密不可分的聯(lián)系，當(dāng)公司人數(shù)較少時(shí)，管理者對(duì)于公司的各項(xiàng)信息和資料是清晰可控的，當(dāng)企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展成百人以上千人以下的中小企業(yè)時(shí)，企業(yè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和信息使得管理者無法合理掌控，此時(shí)，ERP（Enterprise Resource Planning）企業(yè)資源計(jì)劃能極大限度地幫助企業(yè)管理者在最短的時(shí)間內(nèi)掌握企業(yè)的各種狀態(tài)，從而實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化，系統(tǒng)運(yùn)行集成化、業(yè)務(wù)流程合理化、績效監(jiān)控動(dòng)態(tài)化、管理改善持續(xù)化。但是對(duì)于中小企業(yè)實(shí)施ERP又不是一件簡易的事情，期間有的誤區(qū)如果認(rèn)識(shí)不清，可能會(huì)得不償失，這將給企業(yè)帶來發(fā)展的瓶頸。結(jié)合實(shí)際ERP項(xiàng)目實(shí)施過程中的經(jīng)驗(yàn)以及研究其他實(shí)施ERP信息化項(xiàng)目企業(yè)的情況，先剖析了一些較為常見的誤區(qū)，再詳細(xì)分析了一些成功實(shí)施ERP的關(guān)鍵步驟。

2、中小企業(yè)ERP實(shí)施誤區(qū)

據(jù)統(tǒng)計(jì)，目前企業(yè)實(shí)施ERP成功率不足30%，這在行業(yè)內(nèi)已經(jīng)是不爭的事實(shí)，甚至有“企業(yè)不實(shí)施ERP是等死，實(shí)施ERP是找死”的無賴言論。這也從側(cè)面反映了企業(yè)面對(duì)ERP系統(tǒng)進(jìn)退兩難的處境。究其原因，主要有以下誤區(qū)中的一種或者幾種造成的。

2.1 企業(yè)ERP系統(tǒng)切入時(shí)機(jī)不準(zhǔn)

依據(jù)企業(yè)發(fā)展規(guī)模、發(fā)展機(jī)遇、以及其相應(yīng)的管理狀況，適時(shí)推進(jìn)企業(yè)信息化管理，否則就可能有增加工作量而非提升工作效率而帶來的企業(yè)成本增加或系統(tǒng)閑置的后果。

2.2 決策者對(duì)于ERP認(rèn)識(shí)理解不到位

決策層領(lǐng)導(dǎo)錯(cuò)誤的認(rèn)為上了信息化系統(tǒng)就可以解決一切問題，以為ERP實(shí)施是一項(xiàng)簡單的企業(yè)信息化建設(shè)工程，是實(shí)施IT人員的工作，和企業(yè)員工關(guān)系不大。其實(shí)，ERP是一種借助信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)規(guī)范、集成、控制、優(yōu)化企業(yè)內(nèi)外業(yè)務(wù)流程的解決方案。ERP的實(shí)施應(yīng)該是企業(yè)全員參與的行為，而不是單個(gè)部門的行為。ERP本身不能解決企業(yè)的管理問題，它是針對(duì)業(yè)務(wù)流程的解決方案，是一種經(jīng)營思想；企業(yè)的管理問題只能由管理者自己來解決，企業(yè)不能錯(cuò)誤地把ERP當(dāng)成管理本身過分的依賴ERP來解決問題，甚至錯(cuò)誤的把ERP當(dāng)成萬能工具。

2.3 決策者對(duì)ERP建設(shè)支持力度不夠

很多企業(yè)的高中層領(lǐng)導(dǎo)在剛剛提出信息化建設(shè)時(shí)都很支持，但隨著項(xiàng)目推進(jìn)的過程，涉及到理念、業(yè)務(wù)流程、做事方式甚至是原有部門的構(gòu)成及其職能在內(nèi)容上發(fā)生變化或變革時(shí)，如擔(dān)心HR系統(tǒng)中的薪酬信息泄露、人員信息的保密性無法得到等等，ERP系統(tǒng)的推進(jìn)可能會(huì)遇到一些阻力。此時(shí)如果決策層的支持力度不夠，也就為ERP系統(tǒng)項(xiàng)目埋下了的失敗的種子。

2.4 讓ERP信息系統(tǒng)適應(yīng)現(xiàn)有不規(guī)范流程

信息化系統(tǒng)本身就是一種借助信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)規(guī)范、集成、控制、優(yōu)化企業(yè)內(nèi)外業(yè)務(wù)流程的解決方案。成功運(yùn)用ERP系統(tǒng)的企業(yè)都將實(shí)施信息化項(xiàng)目作為一次管理流程規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，一次變革的機(jī)會(huì)。而往往失敗的案例是客戶要求信息化系統(tǒng)去適應(yīng)他們的需求和不規(guī)范的流程，從而使系統(tǒng)定制化繁多，不僅沒有提高工作效率，反而使工作量成倍增加，最終導(dǎo)致一線的工作人員不愿意再繼續(xù)使用系統(tǒng)。

3、中小企業(yè)成功實(shí)施ERP關(guān)鍵步驟

3.1 可行性調(diào)研分析

企業(yè)內(nèi)部首先要達(dá)成一致意見，在認(rèn)清企業(yè)當(dāng)前發(fā)展環(huán)境與形勢(shì)下，公司領(lǐng)導(dǎo)組織成立信息化項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，對(duì)企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行信息化管理的需求分析，結(jié)合外部條件以及其它企業(yè)信息化建設(shè)的效果，對(duì)本企業(yè)是否上ERP系統(tǒng)的進(jìn)行可行性研究。

3.2 售前咨詢引導(dǎo)

ERP項(xiàng)目咨詢團(tuán)隊(duì)在配合客戶進(jìn)行前期的售前咨詢過程中，恰當(dāng)?shù)氖矍耙龑?dǎo)對(duì)于企業(yè)高層實(shí)施ERP的意識(shí)、看法或者觀念可能會(huì)起到很大的影響，這又在另一方面反過來進(jìn)一步影響推動(dòng)項(xiàng)目的實(shí)施。比如，消除企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于實(shí)施ERP抱有的不切實(shí)際的期待心理；加深企業(yè)高層對(duì)ERP信息化的認(rèn)識(shí)；解釋好相關(guān)的工作分工和所謂的“利益”問題等等。

3.3 成立實(shí)施團(tuán)隊(duì)

相對(duì)于企業(yè)內(nèi)部的信息化項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，實(shí)施方毫無疑問必須成立專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化、高效率的實(shí)施團(tuán)隊(duì)，便于與用戶方業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)的無縫對(duì)接。實(shí)施團(tuán)隊(duì)在需求調(diào)研前需要熟悉相關(guān)文件并充分準(zhǔn)備好交流材料，如詳細(xì)研讀技術(shù)附件、需求分析、調(diào)研提綱、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備等等。宗旨是雙方團(tuán)隊(duì)接觸前，實(shí)施團(tuán)隊(duì)掌握的材料熟悉的信息材料越多越好，越細(xì)越好，這樣便于現(xiàn)場交流溝通，便于形成更進(jìn)一步的細(xì)化文檔。

3.4 需求分析交流設(shè)計(jì)

前期的工作準(zhǔn)備結(jié)束后，雙方信息化團(tuán)隊(duì)進(jìn)入需求分析交流設(shè)計(jì)階段。這個(gè)階段主要有以下幾點(diǎn)需要注意：（1）抓住關(guān)鍵用戶。注意把對(duì)口的關(guān)鍵用戶培養(yǎng)成主導(dǎo)推動(dòng)用戶群的主角；（2）建立信任機(jī)制，要展現(xiàn)出自信，樹立專業(yè)威信；（3）總體介紹+適當(dāng)引導(dǎo)+認(rèn)真聽取+補(bǔ)充挖掘+及時(shí)總結(jié)+范圍控制=待確認(rèn)的交流紀(jì)要（把每天的溝通結(jié)果及時(shí)形成會(huì)議紀(jì)要請(qǐng)用戶確認(rèn)，避免雙方理解有誤差，這步對(duì)于后期系統(tǒng)設(shè)計(jì)至關(guān)重要，不可或缺）；（4）對(duì)于用戶提出的當(dāng)前自己也還沒考慮到的領(lǐng)域知識(shí)問題，不要急于給出不確定的答復(fù)，可以思考明確了再回復(fù)。經(jīng)過上述詳細(xì)的調(diào)研以及后續(xù)的系統(tǒng)設(shè)計(jì)，ERP信息化系統(tǒng)已經(jīng)在整體雙方可控的范圍內(nèi)了。

3.5 培訓(xùn)實(shí)施上線

系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計(jì)完成距離實(shí)施上線無論在時(shí)間上還是用戶的意識(shí)上都是一個(gè)關(guān)鍵的轉(zhuǎn)折期，這個(gè)時(shí)期的把握好壞對(duì)于ERP項(xiàng)目的成功上線也很重要。該階段包括的工作較多（現(xiàn)場測(cè)試、培訓(xùn)、上線、考核以及運(yùn)維保駕等等），接觸的人員可能也較多（可能涉及到人員的變動(dòng)、甚至關(guān)鍵用戶請(qǐng)長假、離職等等），自己要考慮周全，做好變動(dòng)預(yù)案，以達(dá)到臨場隨即應(yīng)變。在這個(gè)階段里，培訓(xùn)可能會(huì)經(jīng)過好幾輪，可以在機(jī)會(huì)成熟的時(shí)候以用戶為主導(dǎo)，甚至可以考慮讓關(guān)鍵用戶來培訓(xùn)一般用戶，這樣來增加關(guān)鍵用戶對(duì)系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)等。

3.6 知識(shí)系統(tǒng)遷移

上述所有的工作做完后，并非代表整個(gè)項(xiàng)目的結(jié)束，值得注意的一點(diǎn)是ERP系統(tǒng)項(xiàng)目的實(shí)施會(huì)形成很多資料文檔，這些信息可能并沒有立馬被用戶消化吸收，那么我們就需要把這些信息歸檔整理成規(guī)范的資料，或移交或培訓(xùn)用戶查閱，通過他們的實(shí)際使用操作，進(jìn)一步將規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化的ERP信息化管理思想貫徹到實(shí)際工作中去。

4、小結(jié)

當(dāng)前，我國中小企業(yè)處于高速發(fā)展期，IT應(yīng)用技術(shù)的成熟為中小企業(yè)信息化建設(shè)提供了良好了外部環(huán)境。中小企業(yè)為了提升各自的市場核心競爭力，實(shí)施ERP信息化系統(tǒng)也是一個(gè)必然趨勢(shì)，文章通過分析實(shí)施ERP過程中可能會(huì)遇到的誤區(qū)以及成功實(shí)施ERP的關(guān)鍵步驟，拋磚引玉，力求給企業(yè)以及實(shí)施團(tuán)隊(duì)帶來一些有價(jià)值的參考。