規范科技查新程序，提高科技查新效率

姚艷偉

【摘要】本文以個人的工作實踐為基礎，借鑒了眾多查新人員的工作經驗，就規范查新程序，提高查新效率這一問題進行了探討。

【關鍵詞】規范；科技查新；提高；效率

【中圖分類號】G226 【文獻標識碼】A 【文章編號】1672—5158（2013）04—0072-01

科技查新工作是在我國科技體制改革進程中萌生、發展起來的，在不同歷史時期，人們從不同角度和基于不同的認識，給予了查新不同的定義。國家科技部于2000年12月發布的《科技查新規范》中對查新作出了規范的定義：“查新是科技查新的簡稱，是指查新機構根據查新委托人提供的需要查證其新穎性的科學技術內容，按照本規范操作并做出結論。”它是以科研文獻為基礎，以文獻檢索為手段，以檢索出的文獻結果為依據，運用綜合分析和對比方法，寫出科技查新報告，為科研立項、科研成果的新穎性和先進性提供客觀事實依據。實踐證明，規范化、高質量的查新工作，一方面可以避免許多低水平重復研究，另一方面，鑒于查新工作的重要作用，可為科研人員、科研管理部門進行決策提供客觀依據，保障科研管理部門對科研成果做出科學客觀的判斷。下面以個人的工作實踐為基礎，借鑒了眾多查新人員的工作經驗，就規范查新程序，提高查新效率這一問題進行了探討。

一、職責分工要明確

查新程序流程：委托人提出查新委托、查新受理、檢索準備、確定檢索方法和途徑進行檢索、草擬查新報告、審查查新報告、開成正式查新報告后提交給委托人。

從查新受理到將查新報告提交給委托用戶，中間經過多道程序，如果查新員既要負責接待委托用戶，還要回答用戶查新咨詢，指導用戶準備材料、填寫查新報告，有時候還要開發票收款，只有剩下來的時間才能用于檢索課題，查新時間保證不了，查新效率肯定不會高，因此每個查新員的分工要明確，負責接待、回答咨詢、收款、領取查新報告和負責查新一定要分開，混為一體只會降低查新效率。

二、嚴格審查委托人提交的查新材料，認真、細致地指導委托用戶填寫《科技查新報告》，對材料提供不充分或內容填寫不符合查新要求的課題，應待材料準備充分之后，再予以受理。

我們在受理課題時，經常會出現委托用戶提交的查新材料不全，要求填寫的《科技查新報告》不符合要求，用戶對查新工作不夠重視，主要的研究人員不來查新，而是由行政人員或對課題不甚了解的工作人員拿些簡單的材料或幾個【關鍵詞】來查新等情況，檢索材料未準備充分，會給查新員帶來諸多不便，直接影響了查新工作效率，因此委托用戶來查新時，應認真、細致地引導委托用戶填寫《科技查新報告》，尤其要注重查新課題的技術要點和創新點的填寫，要求委托人提交查新課題的背景材料、工作報告、科學技術資料、技術性能指標數據，并與委托人就查新課題進行溝通，充分了解課題的內容、技術要點、新穎性，如出現材料提供不充分、材料填寫不符合要求等情況時，首先應向委托用戶說明要求提交的材料對于進行查新工作的重要性，會影響查新效率和質量，然后指導委托人進行材料的補充和完善，待材料符合要求后再給予受理。實踐證明，查新人員和委托用戶之間的充分合作、有效溝通有利于更準確的選擇【關鍵詞】，避免走彎路，保證了查新工作質量，有效地提高了查新工作效率。

三、檢索前要做好準備工作

首先應細致地閱讀課題的全部材料，標記出課題的重要內容、技術要點、創新點、檢索詞等，在腦子里對課題的主要內容、創新點要有清晰認識，列出檢索詞。

然后根據每個課題的類別選取適合的文獻數據庫進行檢索。由于數據庫資源異常豐富，如果將它們盡數應用到每個課題中，瀏覽所有檢出的文獻，要花費很多時間，降低了查新效率，因此只選擇適合本課題的文獻數據庫來檢索，可以提高查新效率。課題一般可以根據農業、工業、醫學等進行簡單分類，有些課題還可以繼續細分。

最后根據需要決定是否使用預檢索。由于查新人員自身知識量的限制，可能對某些課題的了解不夠充分和準確，為了確保查新方向及重點不出現偏差，要先進行預檢索，預檢索的方法一般從科技信息網的文獻數據庫或百度、google等中檢出一些相關文獻來瀏覽，從側面對課題的內容進行深入了解。

四、檢索時充分利用網絡中免費的數據庫資源；專業、準確地選用檢索詞，合理制定檢索策略；適時選用補檢。

1、充分利用網絡中免費的權威性的數據庫資源如中國專利數據庫等可以彌補科技信息網中數據庫的不充分，同時適當地使用百度、google等搜索引擎進行輔助搜索，有利于保證查新質量，提高查新效率。

2、檢索詞的選擇、檢索策略的制定直接對文獻的查全率和查準率起決定性作用，它是確保查新質量的十分重要的環節，也是最能體現查新人員水平的工作。同一課題，不同的查新人員會有不同的檢索策略，不同的檢索策略在查新過程中所查文獻數目差異很大，從而影響了對課題的最終評價。因此，在制定策略時應處理好以下幾點問題。

（1）處理好查全率和查準率的關系。若只顧及查全率，擴大檢索范圍，會降低查新效率，只顧及查準率，有時會檢不到文獻或檢到的文獻很少，又保證不了查新質量，因此只有妥善處理好二者的關系，才能保證查新質量，提高查新效率。

（2）復合大塊型和單純小塊型課題分別采用不同分析和檢索策略。對復合大塊型查新要點既有獨立性，又有其內存聯系，我們可以把復雜的課題分解成較為單純的若干部分，將各部分檢索分別準確查出，從各部分人手去檢索相關文獻。

（3）處理好檢索策略重疊的問題。如果檢索策略出現重疊了，會檢出相同的文獻，瀏覽過的文獻可能會出現重復瀏覽的情況，降低了查新效率，因此檢索后不應立即預覽每個數據庫中檢到的文獻，而是在同一數據庫中使用組配式取文獻的并集去除掉同一數據庫中重復的文獻后再做預覽，可以提高查新效率。

3、補檢可以保證文獻檢索的全面性，補檢的主要手段為手檢或咨詢，查新人員根據對已有信息的積累和學科進展的判斷，決定需要補檢的內容及具體補檢途徑，國內文獻由于數據庫較少又分期，要尤為重視補檢。

五、檢索完成后首先要進行查新文獻的篩選及相關性分析。

使用檢索策略檢出的文獻數量一般較多，如果逐一瀏覽再做選取，工作量龐大，因此要根據查新點進行分類選取，每個查新點選取幾篇最相近、最合適的文獻，同時根據需要下載原文。

文獻檢索過后，應先對選出的文獻做相關l生分析，判斷哪些是密切相關文獻，哪些是一般相關文獻。密切相關文獻是查新分析對比的主要依據，應求獲得原文并認真閱讀比較，不能只滿足于題目及文摘。由于在研究深度、廣度、技術路線、方法、手段、研究結果、對結果的認識上等等的區別，常常題目相同的并不表示重復課題，只有在閱讀原文后才能明白，切切不可犯“望題知意”的錯誤。同樣，可能其關鍵技術、創新點或實質內容已有相關報道，只是題目不同，這也不等于有新穎性。相關文獻的制定往往受到人的知識、心理、經驗和專業能力的影響。無論是用戶還是查新員，最后必須在客觀、公正、科學、系統的原則下，從文獻相關性分析中得出最適合課題本意的事實及數據要點，作為出具查新報告的基本依據。

六、查新報告應用描述法撰寫，如實反應查新結果，確保其公正性。

查新報告是具有查新業務資質的查新受理機構按照《科技查新規范》的要求，根據查新委托人提供的需要查證其新穎性的科學技術內容，實施檢索操作和文獻對比分析，以書面形式向查新委托人所做的正式陳述。查新報告是體現查新工作整體質量和水平的一個重要標志。

查新報告應當采用描述性寫法，使用規范化術語、文字、符號、計量單位；不得使用含意不清、模棱兩可的詞句；應當包含足夠的信息，使得查新報告的使用者能夠正確理解；查新報告內容應如實地反映檢索情況和檢索結果，盡量避免在”檢索結果”中使用定性的詞語，尤其注意撰寫的完整性、邏輯性和客觀性，為專家評審和科研管理部門提供科學的真實的依據。