基于Web 的科技查新管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)

姜 靜 張卓群 趙 霞 李漢清

青島市科學(xué)技術(shù)信息研究所

引言

科技查新是指具有查新資質(zhì)的各級(jí)機(jī)構(gòu)，根據(jù)用戶的查新委托，對(duì)需要進(jìn)行科研立項(xiàng)、鑒定、報(bào)獎(jiǎng)的相關(guān)課題，利用文獻(xiàn)檢索、對(duì)比、分析等方法，提供項(xiàng)目新穎性和先進(jìn)性查證的一項(xiàng)工作。通過(guò)科技查新可有效避免課題重復(fù)研究，為政府優(yōu)化配置科技資源提供有力依據(jù)，提高研發(fā)效率，促進(jìn)創(chuàng)新發(fā)展。

面對(duì)與日俱增的課題量，查新機(jī)構(gòu)當(dāng)需引入現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，構(gòu)建科技查新管理系統(tǒng)，一方面將查新員從大量重復(fù)性勞動(dòng)中解放出來(lái)，另一方面便于查新管理人員電子化管理，在提高查新效率的同時(shí)，進(jìn)一步提高查新質(zhì)量和服務(wù)水平。

查新問(wèn)題簡(jiǎn)析

預(yù)約委托難

由于查新委托單涉及填寫(xiě)的內(nèi)容多且細(xì)，如科學(xué)技術(shù)要點(diǎn)、查新點(diǎn)、關(guān)鍵詞等項(xiàng)，有的填寫(xiě)篇幅較長(zhǎng)，有的專業(yè)稱謂、特殊符號(hào)等需準(zhǔn)確，因此查新機(jī)構(gòu)一般只接受電子版委托，不接受手寫(xiě)和電話委托，不提供現(xiàn)場(chǎng)填寫(xiě)服務(wù)。

以前，用戶通常需要到網(wǎng)站下載電子版查新委托單，填好后發(fā)往指定郵箱，然后打電話確認(rèn)委托是否收到。使用公共郵箱傳遞委托申請(qǐng)經(jīng)常會(huì)遇到郵件錯(cuò)發(fā)、退回、當(dāng)作垃圾郵件被屏蔽等問(wèn)題，導(dǎo)致用戶與查新機(jī)構(gòu)之間反復(fù)電話溝通確認(rèn)，高峰時(shí)期平均一天要接待幾百個(gè)查詢電話，電話經(jīng)常占線，使得委托不暢。另外，用戶填寫(xiě)的郵件標(biāo)題五花八門，使查新接待員在郵箱中查找相關(guān)委托時(shí)效率低下，增加了雙方溝通的時(shí)間成本。查新機(jī)構(gòu)一般不接受用戶上門索取委托單、上門提交申請(qǐng)的方式，因?yàn)橥鈳盤(pán)等移動(dòng)設(shè)備容易感染病毒，影響內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)辦公安全。

人工編號(hào)方式落后

一項(xiàng)課題確認(rèn)委托后，查新接待員要給予其一個(gè)唯一編號(hào)，以往采取人工方式編號(hào)，不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，還不可避免的會(huì)有錯(cuò)編、重編、漏編等情況發(fā)生，有時(shí)會(huì)造成有的項(xiàng)目在申報(bào)時(shí)，因?yàn)椴樾聶C(jī)構(gòu)給予的項(xiàng)目編號(hào)不匹配而被退回的嚴(yán)重后果。另外，各類立項(xiàng)和鑒定的報(bào)告編號(hào)格式不同，也加劇了人工編號(hào)的難度，制約了工作效率和準(zhǔn)確度。

報(bào)告格式不規(guī)范

由于沒(méi)有統(tǒng)一的報(bào)告格式，查新員在撰寫(xiě)報(bào)告時(shí)通常自己排版，字體、字號(hào)、行間距等自由確定，使得有些報(bào)告版面不佳，用戶不滿意。這種參差不齊的報(bào)告在某些評(píng)審會(huì)議上使用時(shí)，也嚴(yán)重影響了查新機(jī)構(gòu)的形象。

工作流程隨意性大

查新接待員將課題分配給查新員、查新員將查新報(bào)告提交審核員審核、審核員返回報(bào)告給查新員以及查新員將最終查新報(bào)告提交查新管理員備份等工作流程中，通常使用MSN、QQ 等軟件傳輸相關(guān)Word 文檔，隨意性大，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)接待員將同一課題發(fā)給多個(gè)查新員、審核員返回他人報(bào)告給查新員、查新員提交管理員備份的電子文檔不是最終版本等情況，給工作造成諸多不便。

工作進(jìn)度不易掌握

管理員一般手工將查新課題平均分配給查新員，每個(gè)查新員的工作完成進(jìn)度只能靠管理員口頭詢問(wèn)，而不能實(shí)時(shí)掌握，因查新員個(gè)人原因造成的課題積壓不能被及時(shí)發(fā)現(xiàn)，使管理員不能合理調(diào)度，影響整個(gè)查新工作進(jìn)度，也易引起分配不公。

檔案管理、查詢困難

備份文檔一般是以課題編號(hào)命名的Word 文檔，除了按編號(hào)查詢外，按課題名稱、申請(qǐng)人、項(xiàng)目類別等查詢非常困難，不能滿足查新用戶和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的多元化查詢需要，比如有的用戶因遺失等原因前來(lái)補(bǔ)開(kāi)報(bào)告時(shí)，由于記不住課題編號(hào)或查新員姓名，往往需要每個(gè)查新員挨個(gè)打開(kāi)自己曾經(jīng)出具的查新報(bào)告Word 文檔，找出符合的項(xiàng)目，重新出具報(bào)告，使得整個(gè)查詢過(guò)程異常繁瑣。另外，管理員在進(jìn)行工作總結(jié)時(shí)，只能常規(guī)統(tǒng)計(jì)出查新報(bào)告總數(shù)，而缺乏個(gè)性化統(tǒng)計(jì)手段，如某一課題申請(qǐng)單位或個(gè)人當(dāng)年的查新報(bào)告統(tǒng)計(jì)、某一研究領(lǐng)域的課題統(tǒng)計(jì)等。

系統(tǒng)開(kāi)發(fā)與設(shè)計(jì)

系統(tǒng)分析

開(kāi)發(fā)原則

科技查新管理系統(tǒng)意在搭建一個(gè)基于Web 的，集在線委托、自動(dòng)編號(hào)、課題分配、生成報(bào)告、審核監(jiān)管、歸檔查詢、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等多項(xiàng)功能于一體的綜合性查新業(yè)務(wù)平臺(tái)，其開(kāi)發(fā)建設(shè)應(yīng)遵循實(shí)用性、安全性、交互性、智能性、高效性的原則。

（1）實(shí)用性。系統(tǒng)采用B/S 結(jié)構(gòu)（Browser/Server即瀏覽器/服務(wù)器結(jié)構(gòu)），通過(guò)Web 瀏覽器呈現(xiàn)用戶界面，服務(wù)器端（Server）實(shí)現(xiàn)邏輯運(yùn)算，能實(shí)現(xiàn)不同人員，從不同地點(diǎn)，以不同的接方式（比如LAN、WAN、Internet/Intranet 等）訪問(wèn)和操作共同的數(shù)據(jù)庫(kù)，不但操作簡(jiǎn)便、快捷，系統(tǒng)維護(hù)與升級(jí)的成本也較低。

（2）安全性。系統(tǒng)對(duì)訪問(wèn)者實(shí)行權(quán)限分級(jí)管理，訪問(wèn)角色分為管理員、查新員、審核員和查新用戶，每個(gè)角色在登錄時(shí)都需通過(guò)各自的用戶名和密碼驗(yàn)證，且登錄后擁有的查詢和管理權(quán)限也不同，管理員擁有最高管理權(quán)限。另外，鑒于查新機(jī)構(gòu)對(duì)查新負(fù)有保密義務(wù)，系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的項(xiàng)目信息做了安全加密設(shè)置。

（3）交互性。用戶在填寫(xiě)和修改相關(guān)表單時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)進(jìn)行有效性驗(yàn)證，對(duì)不符合要求的填寫(xiě)項(xiàng)會(huì)彈出提示信息。

（4）智能性。系統(tǒng)可對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行自動(dòng)編號(hào)，可分別自動(dòng)生成查新合同和查新報(bào)告，還可自動(dòng)判定課題處理狀態(tài)，引導(dǎo)管理員和查新員對(duì)課題做出進(jìn)一步操作。

（5）高效性。系統(tǒng)使得用戶提交查新委托更加方便快捷，也使得查新機(jī)構(gòu)對(duì)課題的分配、查詢和統(tǒng)計(jì)更加快速靈活。

功能需求

根據(jù)建設(shè)原則和實(shí)際需求，該系統(tǒng)主要應(yīng)實(shí)現(xiàn)以下功能：

（1）用戶通過(guò)Web 界面在線填寫(xiě)、提交、修改、查看、申請(qǐng)撤銷查新委托。

（2）查新課題自動(dòng)編號(hào)。

（3）管理員在線管理、分配、查詢查新課題。包括修改、刪除查新委托，安排查新員，約定查新日期及費(fèi)用，查看查新進(jìn)程和查新統(tǒng)計(jì)等。另外，管理員還可在線增刪查新員、檢索數(shù)據(jù)庫(kù)、查新目的等信息。

（4）查新員在線查看工作任務(wù)、修改名下查新委托、制作查新報(bào)告、提交審核員。

（5）審核員在線修改、確認(rèn)待審報(bào)告。

（6）在線自動(dòng)生成統(tǒng)一Word 格式的查新報(bào)告，以待打印。

（7）查新電子檔案多元化查詢、統(tǒng)計(jì)。

系統(tǒng)設(shè)計(jì)

用戶模塊設(shè)計(jì)

1.查新在線委托頁(yè)面

①填寫(xiě)委托。在線委托包括項(xiàng)目中文名稱、項(xiàng)目英文名稱、委托單位名稱、委托單位地址、郵編、負(fù)責(zé)人、負(fù)責(zé)人電話、負(fù)責(zé)人傳真、委托人、委托人電話、委托人手機(jī)、查新目的、檢索范圍、分類、Email、中文關(guān)鍵詞、英文關(guān)鍵詞、項(xiàng)目簡(jiǎn)介及科學(xué)技術(shù)要點(diǎn)、查新點(diǎn)或創(chuàng)新點(diǎn)、參考文獻(xiàn)、專有名詞及術(shù)語(yǔ)解釋、投資額、效益額、以往課題編號(hào)、完成期限等25 項(xiàng)填寫(xiě)內(nèi)容（圖1）。其中12 項(xiàng)為必填項(xiàng)，若未填寫(xiě)完整，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)給出提示，引導(dǎo)用戶填完所有必填內(nèi)容。重點(diǎn)填寫(xiě)項(xiàng)目，當(dāng)鼠標(biāo)移至填寫(xiě)框，會(huì)彈出詳細(xì)填寫(xiě)提示。以上設(shè)計(jì)可大大提高查新委托的合格率。

②查詢合同。用戶提交委托成功后會(huì)出現(xiàn)提示頁(yè)面，告知用戶名和驗(yàn)證碼，用戶名為該項(xiàng)課題的委托人姓名，驗(yàn)證碼由系統(tǒng)自動(dòng)生成且唯一。以此用戶名和驗(yàn)證碼在提示頁(yè)面右側(cè)或首頁(yè)右上方登錄，可修改課題內(nèi)容、查詢課題安排進(jìn)度等。若忘記驗(yàn)證碼，可致電查新機(jī)構(gòu)，通過(guò)合同細(xì)節(jié)找回驗(yàn)證碼。

③用戶須知。介紹科技查新基本工作流程、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、注意事項(xiàng)等。

④最新公告。通告查新計(jì)劃，以及各級(jí)立項(xiàng)、鑒定、報(bào)獎(jiǎng)的起止時(shí)間等事項(xiàng)。

⑤聯(lián)系我們。公開(kāi)查新機(jī)構(gòu)聯(lián)系方式，包括電話、傳真、郵箱、地址等。

2.查新委托在線查詢頁(yè)面

查新用戶以用戶名和驗(yàn)證碼登錄后，進(jìn)入查新委托在線查詢頁(yè)面，系統(tǒng)會(huì)顯示課題是否已被受理。用戶可進(jìn)入修改刪除頁(yè)面，對(duì)委托內(nèi)容做適當(dāng)修改并保存，省去了以往通過(guò)電話或郵件修改委托內(nèi)容的繁瑣，使得填寫(xiě)中的一些小錯(cuò)誤可以快速修正。已受理課題，用戶需點(diǎn)擊“確認(rèn)”按鈕，若未在約定時(shí)間前往查新機(jī)構(gòu)辦理查新業(yè)務(wù)，造成的后果由該用戶承擔(dān)；若用戶一直未進(jìn)行點(diǎn)擊確認(rèn)，且查新機(jī)構(gòu)在預(yù)約時(shí)間到期前一天未能與該用戶取得電話聯(lián)系，將取消該課題的預(yù)約安排。用戶若點(diǎn)擊“取消合同”并確認(rèn)，將不能以原用戶名和驗(yàn)證碼登錄，若有其他課題，用戶需重新填寫(xiě)在線委托。

管理員模塊設(shè)計(jì)

查新機(jī)構(gòu)的管理員在后臺(tái)登錄頁(yè)面登錄后，進(jìn)入管理員操作界面，包括課題安排、查詢與統(tǒng)計(jì)、信息管理等功能。

1、課題安排

新到課題按提交先后順序排列，使管理員一目了然。新到課題列表欄中有驗(yàn)證碼一項(xiàng)，以便用戶電話詢問(wèn)遺忘驗(yàn)證碼時(shí)，管理員能快速提供。點(diǎn)擊項(xiàng)目名稱，進(jìn)入課題安排頁(yè)面，可對(duì)課題委托內(nèi)容進(jìn)行修改，對(duì)課題做出安排，包括預(yù)約時(shí)間、費(fèi)用、接洽查新員等，項(xiàng)目編號(hào)為系統(tǒng)自動(dòng)生成。

2、查詢與統(tǒng)計(jì)

管理員可按照年份、月份、項(xiàng)目編號(hào)、項(xiàng)目名稱、委托單位、委托人、查新員、查新目的、檢索范圍、行業(yè)分類等選項(xiàng)自由組合查詢，其中，項(xiàng)目編號(hào)、項(xiàng)目名稱、委托單位、委托人選項(xiàng)支持模糊查詢。由指定查詢條件檢索出的課題列表，可分別進(jìn)行課題數(shù)、收費(fèi)額、投資額、效益額的統(tǒng)計(jì)。點(diǎn)擊列表中的課題名稱，可查看該課題的具體信息，包括合同信息和報(bào)告信息。

圖1 查新在線委托頁(yè)面

3、信息管理

包括查新員管理、查新目的管理、中文數(shù)據(jù)庫(kù)管理、西文數(shù)據(jù)庫(kù)管理、密碼管理等，可實(shí)現(xiàn)以上內(nèi)容的逐條修改和增刪。

查新員模塊設(shè)計(jì)

查新員在系統(tǒng)后臺(tái)登錄頁(yè)面登錄后，進(jìn)入其個(gè)人的科技查新工作平臺(tái)，平臺(tái)首頁(yè)以列表形式顯示管理員當(dāng)前安排給本查新員的課題。點(diǎn)擊課題名稱進(jìn)入課題詳細(xì)頁(yè)面，包括合同信息和檢索信息兩部分。其中，合同信息頁(yè)可對(duì)課題相關(guān)內(nèi)容做修改；檢索信息頁(yè)在填入中英文檢索式、相關(guān)文獻(xiàn)、查新結(jié)論等內(nèi)容后可進(jìn)行保存、修改等操作。當(dāng)選擇好審核員并保存后，該報(bào)告將自動(dòng)送往該審核員任務(wù)欄等待審核。通過(guò)審核后，點(diǎn)擊“生成報(bào)告”按鈕，將自動(dòng)生成格式統(tǒng)一的查新報(bào)告。

審核員模塊設(shè)計(jì)

審核員在系統(tǒng)后臺(tái)登錄頁(yè)面登錄后，進(jìn)入其個(gè)人的科技查新工作平臺(tái)，首頁(yè)以列表形式顯示當(dāng)前等待審核的課題。點(diǎn)擊課題名稱進(jìn)入課題詳細(xì)頁(yè)面，審核員在閱讀用戶填寫(xiě)的課題信息和查新員填寫(xiě)的檢索信息后，審核員對(duì)該課題做出判斷。點(diǎn)擊“審核通過(guò)”按鈕，該報(bào)告通過(guò)審核，查新員可在其工作平臺(tái)上點(diǎn)擊“生成報(bào)告”按鈕并打印；點(diǎn)擊“審核未通過(guò)”按鈕，查新員需對(duì)報(bào)告做出修改后，再次提交給審核員，直到審核通過(guò)。

圖2 課題檢索信息頁(yè)面

系統(tǒng)應(yīng)用與效果

本科技查新管理系統(tǒng)主程序裝配在一臺(tái)Web 服務(wù)器上，查新用戶、查新員、審核員、管理員均可通過(guò)個(gè)人計(jì)算機(jī)上網(wǎng)訪問(wèn)Web 頁(yè)面，實(shí)現(xiàn)可視化操作。管理員可以管理查新用戶、查新員及審核員模塊，審核員可以管理查新員工作模塊，查新員可以管理查新用戶項(xiàng)目模塊。系統(tǒng)性能穩(wěn)定、安全，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化、信息化手段，規(guī)范了查新流程，統(tǒng)籌了電子檔案，方便了查新用戶，提高了工作效率。

解決了項(xiàng)目自動(dòng)編號(hào)的問(wèn)題

由于不同查新項(xiàng)目的查新目的有不同的編號(hào)規(guī)則，有的以單一數(shù)字組成，有的以字母加數(shù)字的方式組成，例如青島市鑒定的編號(hào)格式為201005320001，山東省自然科學(xué)基金立項(xiàng)的編號(hào)格式為ZR1005320001。面對(duì)十幾個(gè)不同的編號(hào)規(guī)則，以往使用人工編號(hào)不僅繁瑣且錯(cuò)誤率高，而本系統(tǒng)能根據(jù)課題不同的查新目的，通過(guò)一定的運(yùn)算規(guī)則，自動(dòng)給出該課題的項(xiàng)目編號(hào)，且此編號(hào)在其編號(hào)體系內(nèi)按由小到大的順序排列，中間若有課題取消，下一未編號(hào)的同類新課題可自動(dòng)補(bǔ)上這一編號(hào)。計(jì)算機(jī)手段的應(yīng)用，避免了項(xiàng)目編號(hào)漏排、重排、錯(cuò)拍等現(xiàn)象的發(fā)生，從而提高了工作效率和準(zhǔn)確性。

查詢與統(tǒng)計(jì)功能實(shí)用

若干選項(xiàng)的組合查詢，既可快速?gòu)牟樾聶n案中找到符合的課題，又可方便的統(tǒng)計(jì)某類課題的數(shù)據(jù)。例如，某一項(xiàng)目的前期研究已在查新機(jī)構(gòu)申請(qǐng)過(guò)查新，且用戶可提供該查新項(xiàng)目準(zhǔn)確的課題編號(hào)，查新員即可在查詢界面填入此編號(hào)，快速查找到這一課題做參考；若用戶遺忘項(xiàng)目編號(hào)，查新員還可通過(guò)項(xiàng)目名稱、委托人、委托單位等進(jìn)行模糊查詢，也可方便的找到所需課題；當(dāng)選擇行業(yè)分類、查新目的等選項(xiàng)，在當(dāng)前查新檔案庫(kù)中可統(tǒng)計(jì)出某一時(shí)間段的相關(guān)課題的申請(qǐng)情況，找出創(chuàng)新研究的熱點(diǎn)領(lǐng)域，這些功能在今后查新課題的趨勢(shì)分析與數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)中將有廣泛應(yīng)用。

規(guī)范工作流程與考核

系統(tǒng)管理員可方便的在線對(duì)新到課題做出分配，同時(shí)還可在線監(jiān)管查新員和審核員的工作情況，如每日課題是否按時(shí)完成，每月完成的課題量是多少等，這些指標(biāo)均可用于年底的工作業(yè)績(jī)考核。系統(tǒng)確保了這種分級(jí)管理模式的安全性，管理員、查新員、審核員有不同的權(quán)限和操作模塊，憑各自的用戶名和密碼登錄系統(tǒng)。

自動(dòng)生成報(bào)告

系統(tǒng)可自動(dòng)生成格式統(tǒng)一的查新報(bào)告，而不再由查新員自行編輯排版，使得中外文數(shù)據(jù)庫(kù)、文獻(xiàn)條目等的編排更規(guī)范。自動(dòng)生成報(bào)告不僅版面美觀，且效率極高，避免了很多重復(fù)性勞動(dòng)。

用戶滿意度提高

2013年，青島市查新課題量近2000 項(xiàng)。在查新高峰期，通過(guò)配合使用該系統(tǒng)，各項(xiàng)工作井然有序，查新質(zhì)量和查新效率明顯提高，用戶滿意率調(diào)查由系統(tǒng)應(yīng)用前的92%提高到97%。

數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)可作擴(kuò)展應(yīng)用

系統(tǒng)具有的多種統(tǒng)計(jì)和查詢功能不但可以快速查詢歷年已完成的課題資料，還可按照研究領(lǐng)域、研究單位、申報(bào)人等單項(xiàng)分別對(duì)某一時(shí)間段的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，從不同側(cè)面反映我市科技自主創(chuàng)新的發(fā)展情況和趨勢(shì)。

從表1 可以看出，2013年青島市在醫(yī)學(xué)、農(nóng)業(yè)與水產(chǎn)養(yǎng)殖、材料科學(xué)、化學(xué)化工、自動(dòng)化與計(jì)算機(jī)、生物學(xué)等領(lǐng)域的創(chuàng)新型活動(dòng)比較活躍，這也與青島市高校和科研院所的優(yōu)勢(shì)研究領(lǐng)域分布相符合。該系統(tǒng)通過(guò)對(duì)內(nèi)部已有數(shù)據(jù)的挖掘，增加了科技統(tǒng)計(jì)的分析手段，可為今后政府科技決策提供一手資料。

表1 2013年青島市查新課題行業(yè)分布統(tǒng)計(jì)

結(jié)束語(yǔ)

本科技查新管理系統(tǒng)穩(wěn)定、安全、方便、高效，使得科技查新工作邁上了信息化、規(guī)范化、自動(dòng)化的新臺(tái)階，查新效率顯著提高，查新服務(wù)明顯改善，查新流程規(guī)范有序，真正實(shí)現(xiàn)了科技查新的網(wǎng)絡(luò)化管理和應(yīng)用。

今后，系統(tǒng)還需從以下方面進(jìn)一步完善：

一是在用戶委托界面增加文本編輯功能，使用戶可以在線編輯數(shù)學(xué)公式、符號(hào)或數(shù)字上下標(biāo)等特殊字符；

二是允許用戶在線查詢項(xiàng)目報(bào)告，登錄用戶除了可以查看查新委托外，還可實(shí)時(shí)查看查新員完成的該課題的報(bào)告情況，針對(duì)文獻(xiàn)和結(jié)論等內(nèi)容與查新員展開(kāi)遠(yuǎn)程交流；

三是建立網(wǎng)絡(luò)評(píng)價(jià)體系，讓用戶對(duì)查新員和查新機(jī)構(gòu)的服務(wù)情況在線打分，使考核更為亮化和細(xì)化。