機關事業單位工作流技術在OA系統中的應用研究

【摘要】辦公自動化室一種實用性較強的系統，本文通過研究OA系統中工作流的應用，描述了工作流的建模及運行控制兩個主要方面的內容，并從實際運用角度探究了OA系統中工作流的實現。

【關鍵詞】OA系統；工作流技術；運行控制

一、前言

信息化建設是國家發展戰略之一，社會也日益信息系統化。OA系統可提供內部網絡互連，承擔內部辦公系統及整個信息流的正常運轉。

在OA辦公可簡化各單位組織結構，協調各辦公部門的信息共享，有效解決傳統辦公的低效率問題。在機關事業單位當中，所需要處理的事務正變得越來越多，而為了高效處理各項事務，采用辦公自動化系統進行管理是一種大勢所趨。

二、工作流的概念

工作流（Workflow），就是“業務過程的部分或整體在計算機應用環境下的自動化”，它主要解決的是“使在多個參與者之間按照某種預定義的規則傳遞文檔、信息或任務的過程自動進行，從而實現某個預期的業務目標，或者促使此目標的實現”。

工作流引擎流程審批功能包括：數據表定義、表單定義、流程定義（B/S架構圖形化流程定義工具）及工作流審批引擎，天生創想OA系統采用WFMC的流程標淮實現各種復雜流程的電子化流轉，并且采用插件式的設計方法讓工作流模塊還可以被其它功能模塊調用，完成相關的業務流程，復雜的流轉還支持人員設定、順序流、分支流、并發流；支持會簽、撤銷、分發等。

三、機關OA

由于黨政機關單位的組織結構都有明顯的層級，在傳統的辦公模式中，辦公業務主要以紙介質為主，比如辦文程序，從文件起草、審閱、會簽、簽發、下發到歸檔等各個環節，存在流程復雜，流轉時間長，導致辦公效率低，決策緩慢、資源浪費等問題。因此解決之道就是采用先進的計算機和網絡技術實現整個辦公過程電子化，從根本上改變了傳統的工作模式。辦公者可隨時了解文件到達哪里，辦理的情況怎樣，對逾期沒有辦理的文件，可以自動催辦，文件辦理完畢，可以自動歸檔，歸檔后的文件可供借閱和調閱等，消除紙質文件在流轉過程中去向不明以及不便于跟蹤等問題。

機關OA系統就是這樣一個工作流的集成環境，從某一個部門節點的應用，到部門的全部，到部門的縱向集成，然后是幾個部門的集成，最后到全方面的集成，使所有的人員都在一個桌面上工作。因此，實現辦公自動化是控制管理信息流的直接手段，辦公自動化能夠幫助我們對辦公過程的信息流進行科學合理的控制，提高辦公效率。

四、工作流技術在OA中的應用

1.工作流建模

工作流建模的目的是將單位實際事務流程轉化成計算機能夠識別的數字內容，并保存起來，方便工作流運行控制過程中引用。工作流建模包含流程基本屬性、過程集和事務集。基本屬性主要包括工作名稱、流號、適用事務等，用于描述工作流程執行的基本情況。完整的工作流程是由很多個有序的活動內容組成。從一個事務能提交到下一個事務或是返回上一個事務，這種退回或提交操作稱為過程。建模過程中最主要的就是對事務和過程的定義。

（1）事務定義，本文中用一個起始事務代表工作流程的起點，用一個結束事務代表工作流程的終止，以OA系統中簡單的發文辦理流程作為例描述工作流建模。發文辦理包括草擬、審核、會簽以及簽發、編排、復審核、印制、分發、歸檔這幾個階段，在這些事務中有一些事務流程可以跳過。事務定義內容主要關注這幾個方面的信息：基礎屬性，比如：事務編號、名稱、完成時間、處理模塊、執行總人數、是否允許返回或刪除記錄等；事務執行者：能定義事務的執行者；事務范圍權限：用以保證數據安全，比如在當前事務執行狀態下，哪些數據不允許作修改操作，哪些重要數據內容需要隱藏等。

（2）過程定義。工作流定義表：表示流程信息，添加的主要字段有工作流ID、流程名、類型、流程說明。工作流事務描述：描述工作流步驟中每一步事務的內容；主要字段：工作流類號、事務名、類型、屬性定義。過程定義：描述各個工作步驟中事務間的順序關系，字段主要有：當前工作流類號以及事務號，后續工作流內容的類號、事務號、執行條件。

2.工作流運行控制

作為工作流核心的是運行控制，其利用建模構成的工作流模型，創建工作流應用實例，進行人機交互并推動工作流運轉，調用相應的應用程序進行處理實際事務，從而實現各個業務活動的順利進行，并在工作流運轉過程中實行監控管理。運行控制是對工作執行過程中工作流實例相關動態數據進行處理，這些動態數據可以通過對應的關系數據庫進行存儲。工作流控制比建模更復雜，比如如何創建業務數據及工作流實例兩者間的關聯問題。本文采取了一種簡單、容易的方法就是在需要運用工作流的相關業務數據圖標上添加工作流實例方面的信息字段：實例號以及類號。為了方便執行人員進行信息查詢和處理，還可以添加當前待處理者和正在處理當前事務的人員，其中后者主要是起到鎖定作用，防止出現多個待處理者同時執行同一事務，從而發生異常。

五、固定發文審批步驟設計

1.設計數據實體

以某單位行政發文為例，詳細到固定發文審批工作流程數據，總共有6張圖表：公文過程表、節點表、實例表、會簽人員表、簽發人員以及固定發文表。過程表中設有的過程編號能唯一確定其中某一個過程模型，公文節點表存儲所有過程內容的節點，也指同一個過程編號可以對應多個節點編號，而節點編號能位移確定一個過程節點。

2.設計工作流引擎

發文審批中工作流引擎能控制流程實例的創建、運行以及后期維護。工作流引擎可實現6部分業務方面的邏輯功能：

（1）過程建模；

（2）節點建模；

（3）創建工作流實例；

（4）工作項提取與活動節點操作；

（5）節點內容執行；

（6）節點推進。

行政發文流程如圖1所示：

圖1 行政發文流程圖

六、實現工作流管理

用戶可以通過“主菜單→系統管理→發文自定義→流程管理”實現公文審批功能，其包括公文的擬稿，設置工作流，跟蹤工作流，對工作流進行歸檔。通過設置不同節點的操作者達到節點的靈活設置，還可以通過對節點的修改，復制和刪除來實現對工作流進行自由設置以及通過流程對象的屬性指定執行者，執行者的人數以及執行方式。

七、結束語

工作流技術是一個復雜的，跨學科的研究領域，它不但涉及到計算機方面的理論研究和實現技術，也需要在工作流應用的具體的專業領域，業務流程方面擁有深厚的知識，只有業務知識與計算機知識的有效結合，才能使工作流技術的優勢發揮到最大。并且，隨著工作流技術方面的理論研究的不斷深化，成熟的實現技術的更加強大和自動化，并且不斷在具體應用領域的經驗積累，不斷地發現系統的新問題和新需求，這樣才能開發出真正適合機構業務需求的系統。

參考文獻

[l]羅妙.工作流技術在OA系統中的應用[J].中國電子商務，2013，1.

[2]曹瑞.基于JBPM的機關OA系統的研究與應用[D].南昌大學，2009，12.

[3]李志剛，王光旭，關昌惠.機關事業單位辦公自動化系統的設計與實現[J].2012，3.

作者簡介：

王玉琨，男，河南理工大學計算機科學與技術學院教授。

周波（1985—），女，河南理工大學計算機科學與技術學院在讀工程碩士研究生。