物業檔案管理工作中存在的問題及解決對策

物業管理在我國只有二十多年的發展歷史，各項工作尚處于完善階段。而物業檔案管理則是物業管理的重點內容，它對提高物業管理水平，提高物業公司經營效益起到重要作用。物業檔案管理工作是物業管理工作的一個重要組成部分，它對物業管理工作效果起到重要作用。隨著城市進程的加快，房地產業越來越繁榮，物業檔案越來越多，人們對物業檔案管理工作質量要求也越來越高。而當前我國物業檔案管理工作中還存在一些突出問題，影響了物業管理水平的提高。

1、物業檔案管理概述

物業檔案是指物業管理活動中所產生的所有文件材料，是原始性證明。由于物業檔案的形成者非常之復雜，既有物業管理公司、物業管理人員、物業使用人員，也有工程圖紙的設計人員、房地產開發商、規劃局等，物業檔案種類多，載體形式也多，如：圖片、聲像資料、表、文字材料、計算機軟件等。

物業檔案是物業管理活動的依據，從物業管理活動開始，建筑物的養護、維修等都離不開檔案。隨著房地產業的快速發展，物業管理內容越來越多，而物業檔案的種類也逐漸增多。目前，物業檔案的種類主要有兩種：一是物業管理公司在其日常管理活動中產生的檔案資料，比如說：黨群工作檔案、經營檔案、設備檔案、人員檔案等。二是基層檔案人員在日常管理活動中形成的專門檔案，如：物業維修檔案、業主資料檔案、物業管理服務檔案等。

今天的物業檔案具有形式多樣化、隱秘性、動態性、完整性等特點，它要求工作人員不斷提高自身素質，提高物業管理水平，及時收集、整理、歸檔各類物業檔案，提高物業檔案的利用率，從而有效提高物業管理服務水平，促進物業公司的可持續發展。

2、物業檔案管理工作中存在的問題

雖然說許多物業公司都認識到物業檔案管理的重要性，但是，物業檔案管理工作仍然還存在很多問題，不利于物業管理水平的提高。

2.1資料收集不全

物業檔案具有很強的動態性，它伴隨著物業管理活動的運轉而不斷增加，這也就要求物業檔案管理人員及時收集、整理相關的資料，并形成物業檔案資料。但是，當前我國許多物業公司的檔案管理人員檔案資料收集意識低，不了解資料收集的流程和方法，導致收集回來的材料質量不高。檔案材料在流轉中手續不健全，導致材料的收集、補充工作異常艱難。另外，由于物業公司沒有明確規定檔案的整理、歸檔方面的工作制度，進而就導致檔案人員填寫資料時出現不完整、不清晰現象。

2.2管理人員素質有待提高

檔案管理是一項非常專業的工作，對工作人員的專業性、職業道德修養要求較高。但是，許多物業公司的檔案管理人員是由客服人員兼任的，他們對檔案的收集、整理、歸檔、保管等方面的業務了解不透徹，檔案管理意識薄弱。由于他們還有其他的工作任務，因而很多時候都只是將檔案存放到檔案盒中就了事，檔案管理水平低。而且，在檔案的流轉過程中，由于手續不健全，一旦出現檔案的丟失、破損現象，經常出現大家相互推卸責任的現象，這也不利于物業管理效率的提高。所以說，在當前形勢下，要提高物業管理工作效果，就必須盡快提高物業檔案管理人員的素質，加強物業檔案的收集、整理、歸檔和保存，提高物業檔案管理工作效率，促進物業公司的可持續發展。

2.3檔案管理制度不健全

物業公司管理者對檔案管理工作重視度不高，沒有制定出健全的檔案管理制度，比如說：檔案管理人員的工作職責和義務、檔案的分類和歸檔規定、檔案人員的業績考核、檔案管理的目標等。于是，在基層物業檔案管理上，存在“只存不管”的現象，物業檔案管理規范性、保密性差，物業檔案管理工作效率低下。多數物業檔案管理人員不知道保密性是什么，這也就加大了泄密風險，不利于物業公司的可持續發展，甚至會引起多方糾紛現象。

2.4檔案利用率低

由于物業檔案是在物業管理活動中產生的，它與人們的日常生活息息相關，比如說：房屋維修檔案、房屋租賃檔案、管理繳費檔案等就經常被反復調閱，這也說明物業檔案的利用率比較高。但在實際工作中，由于物業公司的檔案資料非常之多，而且物業檔案的載體也在逐漸增多，但是物業檔案管理水平低，要查閱某些檔案資料時往往需要花大量的時間，進而影響到物業管理活動的順利進行，也間接導致檔案利用率低，給物業公司的經營管理活動帶來了一定程度的困擾。

3、做好物業檔案管理工作對策

隨著市場經濟的快速發展，物業公司也面臨著激烈的市場競爭壓力，管理者必須深刻認識到檔案管理工作對企業發展的重要影響，努力提高檔案管理水平，提高物業管理服務水平，增強企業市場競爭力，降低經營風險。

3.1增強檔案管理意識

企業領導是企業所有經營管理活動的核心，提高領導的檔案管理意識才能逐步自上而下的提高所有人員的檔案管理意識。增強領導的檔案管理意識才能逐步完善檔案管理制度，建立完善的責任制，并加強檔案管理，將檔案管理工作作為物業管理工作的重點，將檔案管理工作作為物業管理水平的重要考核標準，進而在企業內部形成人人關心檔案管理的工作作風，穩步提高檔案管理水平。

增強企業所有員工的檔案管理意識，將檔案管理納入到每年的工作計劃中，并將其分解落實到各個部門的工作目標中，所有人員在日常工作中都能時時想到“檔案”，加強檔案的收集、整理、歸檔和保存。增強檔案管理意識一定程度上提高了檔案管理人員的保密意識，降低了物業檔案的泄密風險。增強檔案管理意識有利于物業檔案收集質量和效率的提高。提高全體員工的物業檔案管理意識，使所有員工在實際工作中想到檔案，并積極主動去收集物業檔案，及時收集檔案，提高檔案管理水平。

3.2完善檔案管理制度

檔案管理制度是物業檔案管理工作的標準和依據，而物業公司卻并未建立起嚴密的檔案管理制度，需要企業領導認真考核企業的檔案管理現狀，借鑒其他物業公司檔案管理的成功經驗以及國外的成功經驗，逐步完善檔案管理制度，建構嚴密的檔案管理制度體系，提高檔案管理水平。

比如說：根據企業物業檔案的特點下發《物業檔案歸檔制度》、《物業檔案鑒定規范》、《物業檔案管理工作人員的職責》、《物業檔案流轉手續》、《物業檔案整理規范》等文件，并通過培訓教育的形式使所有檔案管理人員熟悉檔案管理制度，并嚴格按照管理制度的要求開展檔案管理工作，從而逐步提高物業檔案管理的規范性和科學性。

建立科學的物業檔案管理體系，并結合具體的措施落實物業檔案管理體系，抓好物業管理每一環節的工作，逐步提高物業檔案管理的規范性。使所有檔案人員都能嚴格執行管理制度，收集、整理、歸檔、保存物業檔案，逐步提高物業檔案管理水平，為物業管理帶來更多便利，促進企業的可持續發展。

3.3加強培訓，提高檔案管理人員的業務素質和職業道德修養

檔案管理工作是一項任務重、責任大、要求高的工作，只有不斷提高檔案人員的專業素質和職業道德修養才能逐步提高檔案管理水平。

第一，招聘一批專業的檔案管理人員從事檔案管理工作，豐富檔案管理隊伍，推動檔案管理隊伍建設。

第二，通過形式多樣的業務培訓和進修，做到持證上崗，提高檔案管理人員的業務素質和專業知識水平，轉變檔案管理人員的管理理念。學習先進的科學技術，創新檔案管理方法，促進檔案管理的信息化、現代化、自動化，提高檔案管理效率和質量。

第三，通過法律教育、職業道德教育等提高檔案管理人員的責任意識、保密意識、法制意識等，使檔案管理人員細心、耐心的完成每一天的檔案管理工作，在檔案管理上默默奉獻，逐步提高企業的物業管理水平。

3.4引進先進的管理方法，提高檔案管理的信息化

隨著科學技術的發展，物業檔案管理方法越來越多。就檢索方式上來說，分為計算機檢索和手工檢索，計算機檢索是一種利用計算機軟件實現的高效檢索方式，而手工檢索卻需要耗費大量的人力、時間，給檔案管理工作帶來不便。所以說，物業公司要積極引進先進的管理方法，引進先進的物業管理軟件系統，提高檔案管理的信息化水平，提高檔案管理工作效率。

而規模較小的物業公司檔案少，檔案管理則可以采用普通的EXCEL表格來完成，根據檔案工作的需要，重新設置EXCEL表格的某些選項，然后再將相關內容錄入進去，利用EXCEL表格提高檔案管理效率。

引進先進的管理方法可以提高檔案管理效率，減少管理人員的工作量，提高檔案的利用率，使物業檔案在物業管理工作中充分發揮作用和價值，提高物業管理效率。

3.5建設專門的物業檔案室

建設專門的物業檔案室，檔案室則應符合《檔案法》的相關標準，具有堅固耐用的特點。同時，由于檔案資料很多都是紙質文書，這也就要求檔案室必須有相應的防火、防潮、防蟲、防塵、隔熱等措施，采用專業的溫濕度調節裝置、防火防光窗簾、消防器材等。同時也有許多檔案是電子文檔、視頻資料等，這也就要求有相應的防火墻的安全措施。檔案是企業的一級機密，所以說，檔案室還要有相應的防盜措施。

3.6強化檔案收集

物業檔案種類多，載體多，而收集是檔案管理的第一步，企業必須派遣專業的檔案管理人員從事檔案的收集整理工作，加強收集力度，及時將物業管理活動中產生的檔案收集起來，并伴隨著物業管理活動的發展而不斷豐富和完善檔案。將原始的材料收集回來之后嚴格按照相關規定將材料制成標準的圖、文、卡、冊、表等檔案。圖一般是指各類圖紙，如：房屋的施工設計圖。文則是各類文字資料，比如說：房屋租賃合同、房屋裝修合同等。而卡則是物業管理活動中產生的各種卡片，如：設備維修卡。冊是為了提高物業管理水平而形成的專題化手冊，如：綠化管理手冊。表則是指各類房屋裝修申請表、業主情況登記表等。

提高物業檔案管理人員的素質，提高檔案收集質量，建立完整、真實的物業檔案，提高物業管理水平，保證物業管理工作的順利進行，減少糾紛現象的出現，促進物業公司的健康發展。

物業管理說白點就是一種服務活動，其服務水平至關重要，而物業檔案管理作為物業管理的重要內容，是物業管理活動的重要依據，對提高物業管理水平有突出作用。而我國大多數物業公司沒有認識到檔案管理的重要性，檔案管理水平低，影響了物業管理水平的提高。公司領導者要看到檔案管理的重要性，并建立健全的檔案管理制度，加強技術培訓，強化檔案收集整理，改進檔案管理方法和理念，建立專門的物業檔案室，加強檔案管理隊伍建設，逐步提高物業檔案管理水平。