黃河水利工程維修養護檔案的管理

[摘要]在黃河水利工程的維護過程中從計劃、施工、檢驗等各個環節都會產生各種文字資料，我們要對圖紙、技術方案、施工方案等相關資料進行整理歸檔，為以后的維修施工管理提供參考。

[關鍵詞]黃河水利工程；維修養護；檔案管理

一、前言

每年黃河水利工程都要經過幾次或幾十次的維護，不同的地形維護的方案也不相同，我們要對黃河水利工程維護過程中形成的各種文字資料，圖紙、技術條件等資料進行收集和整理，形成詳細的檔案，在檔案的關聯過程中我們要根據地形和施工方案等條件進行分類匯總和整理。

二、建立水利工程維修養護檔案管理的重要性

水利工程維修養護檔案即產生于整個維修養護實施建設全過程，記錄從工程項目提出、決策、可行性研究、設計、施工、質檢、監理到竣工驗收、試運行（使用）等全過程，包括了以上過程中產生的文字、圖紙、圖表、聲像、計算資料等不同形式與載體的各種材料，對工程建成投產后的管理、運行、養護、維修、改建、擴建等技術工作的決策、設計起著重要的憑證和依據作用，對其他類似工程也起著借鑒與參考的作用。例如，通過已形成的檔案，可以看出可研、初設等設計文件是否齊全；是否進行了招投標；

工程實施過程中，施工、建立單位可有按照相關的合同、技術文件對工程進行質量、進度、投資等控制等等，所以必須加強這項管理工作。同時，檔案資料還是工程后期正常運行的基本保障。建立的檔案資料對于管理單位及其相關人員熟悉工程狀況、搞好養護維修和改造，不斷提高管理水平具有重要的作用。工程建成投產后，最熟悉工程的設計、施工人員必然會撤離，接手工程的運行管理人員只能從所建的檔案中了解知曉工程的詳細情況和運行期維修養護的重點，檔案資料的完備清晰程度將會影響工程的安全運行和效益的正常發揮。因此，必須強化檔案意識，消除長期以來的“重建設，輕檔案”現象，明確檔案整編的責任、內容和深度，確保工程維修養護檔案準確、完整、規范。

三、工程檔案資料的整理原則

整理出一套規范完整、高效適用的養護工程檔案資料，必須具備以下幾個原則。

1、檔案資料整理的及時性。

水利工程維修養護資料是對養護工程質量情況的真實反映，因此要求檔案資料必須按照工程施工的進度進行及時整理。技術檔案資料從收集、積累和整理，要始終貫穿于工程運行觀測和養護工作的全過程，應與工程運行觀測和維修養護工作進程保持同步。另外，監理機構與水管單位隨時檢查檔案資料的整理，對維修養護工作的質量控制、進度控制和投資控制，以及“自檢、復檢、抽檢”的質量管理，都要求工程維修養護工程檔案資料的整理必須及時，這不僅是施工時嚴格控制的質量環節，而且也是為控制質量提供可靠的依據，以備核查或核定其工程質量等級。因此，工程維修養護工程檔案資料的整理應杜絕拖拉滯后、閉門造車現象。

2、檔案資料整理要具真實性。

檔案資料整理的真實性是保證優良工程技術的靈魂。檔案資料整理應該實事求是、客觀準確，不要為了取得較高的工程質量等級而編造檔案資料，材料使用前必須出具合格證和必要的原材料試驗報告，技術檔案資料應是對維修養護工程質量的真實寫照，所有檔案資料的整理應與施工過程同步，單元工程質量評定表、施工大事記、施工日志等。

3、確保檔案資料數據的準確性。

檔案資料數據的準確性是維修養護工程檔案資料的核心。養護工程檔案資料的準確性主要從工程質量評定的填寫應規范化，項目內容填寫應詳細具體化，不能以符合要求、滿足規范要求來一概而論，要用數據來說話，檔案資料整理人員、審核人員及負責人簽字都要把好數據關，真正做到各負其責。

4、保證檔案資料的完整性。

完整性是做好維修養護工程檔案資料的基礎。不完整的檔案資料將會導致片面性，不能系統地、全面地了解單位工程的質量狀況。施工單位應設專人整理有關檔案資料，根據工程項目的劃分、工程量等收集有關數據，檔案資料的整理應按照合同的簽訂及工程的施工，按照有關要求全面記錄填寫，嚴格遵守維修養護的工作流程整理檔案資料。檔案資料按照運行、管理、維修三部分進行整理，保證檔案資料有始有終、便于查找、全面整理。

四、加強宏觀管理、做好規范化管理的幾點思考

1、領導重視、納入考核

水管體制改革后，黃河河務局將黃河水利維修養護工程項目檔案管理作為水利工程建設項目工作中的一項重要內容納入單位建設發展總體規劃，把每年黃河水利工程維修養護項目檔案整理納入年度工作目標任務，作為每年考核的重要項目與其它工作同步部署、同步組織、同步管理、同步考核。

2、健全制度、落實執行

應結合本單位實際，制定出具體規定和管理辦法。制度制定的內容應該包括從水管單位、施工單位、監理單位到各參建單位產生的維修養護文件資料的收集范圍、整理方式、案卷要求、保管期限等，要具體到對有關報告、報表、圖紙、音像等文件的格式、字體、填寫內容都做出明確規定，并制定標準樣本提供給日常資料整理人員參考使用。采取相應措施，督促檢查制度的落實和執行情況，對發現的問題及時改進，對不合理的條款及時修訂，對不按制度整理的單位和個人要強制執行，要采取多種方式確保黃河水利工程維修養護項目檔案整理真正達到制度化規范化管理。

3、前期參與，把檔案工作貫穿于維修養護工作各個階段

各水管單位在黃河水利工程維修養護項目起步階段，就要加強和參與對維修養護項目文件資料的管理，明確工程的每一階段和每個單位工程在實施完成過程中，要由一名專門資料整理人員負責協助工程技術人員完成對維修養護文件資料的收集和整理。在召開的單位工程驗收和階段驗收會要明確有檔案工作人員參加，嚴格按照要求進行工程階段驗收和單位工程驗收。驗收過程中，建設單位項目管理人員和檔案工作人員對維修養護工程項目中的立項、設計、施工、監理和竣工過程中形成的報告、批復、圖紙、合同、標書、帳冊、備忘錄、協調文件、施工和監理文件、變更記錄、事故處理以及領導視察活動等所有文件認真檢查，對出現問題要求參建單位及時糾正，同時要加大對有關磁性介質、膠卷、實物等多種載體的有價值的文件的收集力度，力爭使黃河水利工程維修養護檔案系統全面地反映水利工程維修養護工作的全過程。

4、確保資料及時性、真實性、準確性和成套性

黃河水利維修養護工程項目資料的收集必須要始終貫穿工程建設運行和維修養護的全過程，按照工程實施的各個階段和不同進度同步整理，不能滯后；收集的維修養護資料必須實事求是、客觀準確，是維修養護項目建設過程和建設質量的真實寫照；在文件整理過程中要重視正文和底稿是否齊全，裝訂是否規范、各項簽字、蓋章手續是否完備，竣工圖章是否填寫齊全準確。對不符合要求的提出整改意見，限期整改。同時在資料的成套性方面要做到每個階段每個參建單位的檔案都不能缺少，確保整個過程的資料完整。

五、結束語

在黃河水利工程維修養護檔案管理的過程中，我們要按照有關的管理制度對檔案進行整理和保存，為黃河水利工程的維修和養護提供詳盡的參考依據。

參考文獻

[1]魏正明 黃河水利工程維修養護檔案管理的重要性[J] 陜西水利 2011

[2]黃小娟 水利工程維修養護檔案管理的思考[J] 水利工程 2010