落后地區醫療人事檔案管理問題及改革模式研究

【摘 要】本文分析了落后地區醫療部門檔案管理存在的問題，提出了改革建議和解決方法，以期檔案管理工作最大限度地發揮檔案的價值和作用。

【關鍵詞】檔案管理；問題；網絡

1 落后地區醫療部門人事檔案現狀及存在的問題

1.1 對檔案管理的重視程度不夠

一直以來人們對檔案工作的認識都存在一些錯誤看法，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作。

1.2 人事檔案交接手續不嚴密

檔案管理人員大多不是專業的，對于移交檔案、手續不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，導致檔案數量、材料等問題責任不明、界限不清。

1.3 缺乏專門管理人才，管理水平不高，管理手段落后

大部分工作人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄。

1.4 檔案管理人員對檔案的重要性宣傳力度差

檔案管理人員對人事檔案的重要性未進行廣泛宣傳，使得本人和檔案管理人員對檔案中缺少的材料不能及時補充、完善、更新；人事檔案管理人員基本上是兼職人員，屬于非專業人員管理。由于受專業和時間限制，檔案管理人員也不能及時地掌握檔案管理工作的新知識、新技術。

1.5 檔案管理人員對人事檔案重要性認識不足

對個人檔案采取忽視的態度，有些應該歸檔的材料不能及時交檔案管理人員存檔。

1.6 人事檔案管理手段落后

在檔案管理手段上，沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，查閱人事檔案信息仍采用手工查找。檔案的存儲依舊使用古老的鐵皮柜，占地面積大，使用空間也不能完全合理應用。

1.7 人事檔案保護設施落后

部分醫衛單位，主抓醫療科研技術，在人事檔案保護方面設施陳舊落后。大多數人事檔案室采取“因陋就簡”，融辦公、倉庫、閱檔為一間，更無嚴格標準防盜失基本設施，防火、防潮、防盜手段只停留在較低水平，調閱方式原始。有的檔案由于反復調用原件經多次照射，造成紙張損壞現象嚴重；有的檔案長期被子束之高閣，保護措施落后，變成一文不值的廢紙，直接影響到檔案的完整與安全。更有甚者，把屬于保密范疇的人事信息也公開化，更談不上什么機密可言，根本上失去了其本身的意義。

2 改革落后地區醫療部門人事檔案管理的建議

2.1 各級領導要重視支持檔案工作

檔案工作是各項管理工作的基礎，各級領導一定要重視支持檔案工作，要以對歷史高度負責、對職工高度負責的態度，切實加強對檔案工作的領導，做到對檔案工作重視到位、投入到位，對檔案工作人員關心到位。要定期聽取檔案工作匯報，及時研究解決檔案工作中的重大問題，為檔案工作的順利開展創造良好環境；加大對檔案工作的經費支持力度，為檔案工作的開展提供必需的物質條件。

2.2 強化檔案管理意識

人事檔案中具有大量的有保存價值的各種數據，包括文字、圖表、聲像等。要增強這方面檔案意識、重視相關資料的收集、實現網絡化管理，從而實現對人事檔案信息資源的挖掘。

2.3 收集收齊歸檔文件材料

做好歸檔文件材料的收集工作，是確保檔案齊全、完整、準確、系統的基礎。要做好收集工作，檔案人員必須熟悉和掌握收集工作的各種渠道和方法，處理好檔案形成過程中各個環節、各個部門的關系，對檔案形成的全過程進行動態監督與檢查，同時要不斷提高全員檔案意識，實現全方位的有效管理，采取各項有力措施，做好企業檔案材料的收集工作，檔案的歸檔率、完整率、準確率、查全率、查準率才有可能達到高標準，最大限度地發揮業務檔案的作用。

2.4 強化檔案管理人員的技術工作培訓

檔案工作是一項政策性、保密性、專業性和技術性都很強的工作，包括收集、整理、鑒定、保管、利用、統計等基本環節，且每個環節都有一套相應的理論和工作方法。所以要有素質高、能吃苦刻苦、具有奉獻精神和較高政治素質的人員管理。要認真研究制定人才培訓計劃，增加投資，加大對應用型、復合型、創新型人才培養的力度，堅持內訓與外引相結合，培養專業人才。

2.5 采用多種渠道提高管理技能

人事檔案業務培訓必須緊跟發展需要，加以創新并著重學習檔案的收集、鑒定、分類等技能，鼓勵檔案人員積極參加學術交流活動，不斷了解和把握人事檔案工作新態勢。通過業務培訓，提高綜合業務素質，使人事檔案工作步入規范化軌道。在培訓方面采用參加培訓班、進修班及繼續教育等方式，加強外語、計算機等相關學科的知識學習和檔案知識培訓，以適應當前形勢需要。

2.6 建立檔案管理網，搞好檔案工作標準化、信息化建設

檔案工作信息化，是促進企業信息資源全面收集、整合、開發的重要基礎，通過檔案信息化建設，能夠實現對企業信息資源的集中管理，成千上萬倍地提高利用效率，全方位地支持各級信息服務。而檔案信息化的基礎是檔案工作的標準化，沒有經過標準化整理的檔案不可能實現信息化。

建立健全檔案工作網絡，即在中心設立由主管領導牽頭，各科長參加的全中心人事檔案管理網絡體系，中心檔案室負責全中心檔案工作的總體規劃，負責起草制定人事檔案工作的各項管理制度，并要經常到各科室檢查、指導。

隨著信息技術在人事檔案管理工作中的運用，檔案工作的模式發生了巨大的變革。利用先進的管理手段，推動人事檔案事業的發展，使檔案管理工作向深度和廣度上發展，大大提高檔案工作的效率，保護人事管理檔案，延長其壽命，使人事檔案管理逐步實現由傳統的手工管理模式向現代化、網絡化管理模式轉變。

綜上所述，人事檔案的作用在于為人事工作服務，隨著醫療衛生事業發展速度的加快，醫院人事檔案工作的重要性顯得更加突出，做好這項工作，必將推動醫院人力資源管理和醫院的發展，醫院人才戰略的實現離不開人事檔案管理工作的有力支持。因此檔案管理者必須增強服務意識，主動參與，超前服務。醫院人事檔案管理工作必須與時俱進，注重服務性，才能提高檔案的利用價值，才能使人事檔案煥發新的生機和活力。

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[責任編輯：曹明明]