地方電大教學檔案的建設和管理

摘要：電大的中心工作是教學工作，教學檔案建設工作是實施教學的重要基礎性工作。該文探討了電大教學檔案建設的作用范圍以及開展教學檔案建設的措施。

關鍵詞：電大；教學檔案；建設；管理

電大的中心工作是教學工作，教學檔案建設工作是實施教學的重要基礎性工作。在教學活動中形成的教學檔案，是記述和反映學校教學管理及其活動的具有保存價值的載體材料，是衡量教學管理水平和教學質量的重要標志，是學校檔案工作的重要組成部分。近年來，陽江電大結合總結性評估，開展了教學檔案建設工作，取得了初步成績，基本建成了規(guī)范的教學檔案體系，對教學工作起到了規(guī)范和促進作用。

一、明確教學檔案建設的作用和范圍

（一）電大教學檔案建設的作用

1.教學檔案是規(guī)范教學管理的必要形式。教學檔案在教學管理中起著最基礎、最直接的作用，它能夠完整、準確、客觀地反映教學管理的全過程。教學檔案既是學校前一階段教學過程的終點，也是后一階段教學工作的起點。學校的核心工作是教學，以往的教學工作只能是以教學檔案的形式展現(xiàn)出來，如果一個學校沒有規(guī)范的教學檔案，這個學校就沒有了自己的歷史，就無法體現(xiàn)出這個學校的發(fā)展軌跡。所以，教學檔案管理工作也就成為學校積累教學管理經驗，實行正確有效的教學管理的重要手段。

2.教學檔案是實施教學的重要依據。電大依托社會資源辦學，尤其是師資力量的不足決定著電大必須聘任大量的兼職教師，對兼職教師教學工作的指導，最權威的莫過于完整的課程教學檔案。通過課程教學檔案，教師（特別是新教師和兼職教師）可以了解該課程的教學要求及各種教學資源使用要求，從而有針對性的備課、授課。

3.教學檔案是對教師辛勤工作的真實記載。教師的教學成果應以教學檔案的形式予以記錄和保存，教師的教學檔案是教師成長的軌跡，是教師辛勤工作的記錄，同時也是教師在職稱晉升、提拔等方面的原始材料。

4.教學檔案為教學評估提供了真實的憑據。在電大系統(tǒng)的中期評估、總結性評估中，學校要向評估專家組提供相關的背景材料。實際上，相關的背景材料主要來源于教學檔案。教學檔案是在教學工作過程中產生的，是學校教學工作自然、真實的反映。專家組通過對教學檔案的查閱，迅速地對學校的教學計劃及完成情況、課程設置、科研成果以及學生成績等內容進行定量分析和準確判斷，依據教學評估體系對學校的各項工作給予客觀評價。因此，教學檔案的完整性、系統(tǒng)性和準確性對于教學評估結果的作用往往是直接而重要的，是教學評估工作的重要依據。

（二）電大教學檔案的范圍

教學檔案是指學校在教學管理和教學實踐中直接形成的具有保存價值的文字材料、圖表、聲像、計算機和軟件等不同載體的文件材料的總和。作為由中央到地方的系統(tǒng)辦學單位，電大的教學檔案種類多而分散。地方電大所界定的教學檔案材料包括：（1）綜合性教學文件材料；（2）專業(yè)和課程教學文件材料；（3）實踐環(huán)節(jié)教學方面的材料；（4）課堂教學材料；（5）課程考試材料；（6）教研活動和教學檢查材料。

二、多措并舉開展教學檔案建設

（一）加強宣傳教育，提高認識

學校的教學檔案建設是一項重要的教學管理的基礎性工作，教學檔案管理水平也直接反映出學校教學質量及教學過程管理的水平。所以，學校的教學檔案建設必須常抓不懈，不斷學習、不斷加強、不斷完善。學校領導不僅要對此有高度的認識，學校的教學管理人員和全體教師也要對此有充分的認識，只有這樣，才能上下一心，才能把教學檔案建設工作變成自己自覺和日常的行為，才能從思想上保證教學檔案建設工作的落實。

（二）建章立制，規(guī)范過程

陽江電大相繼出臺了多個文件，指導教學檔案建設工作的開展。如：以《陽江市廣播電視大學教學檔案建檔規(guī)定（試行）》，指導本校開展教學檔案建設工作；以《陽江市教學檔案管理細則》，對教學檔案的管理提出了具體的要求。同時，實行多措并舉：（1）明確相關部門工作職責；（2）加強建檔工作的領導和管理；（3）落實各種教學材料的歸檔工作；（4）統(tǒng)一立卷歸檔，實行統(tǒng)一管理；（5）強化系統(tǒng)管理功能。

（三）分類管理、充實內涵

電大教學檔案的范圍大、涉及面廣，實施分類管理方能起到綱舉目張的作用。陽江點大在教學檔案材料的分類管理上進行了探索，目前已經實施分類建立、分類管理的教學檔案主要有以下幾類：（1）綜合性教學文件類；（2）教學計劃及課程資源類；（3）實踐環(huán)節(jié)教學類；（4）教學過程運行及監(jiān)控類；（5）教學管理工作類；（6）教研活動和培訓進修類。

三、開展教學檔案建設的作用

（一）強化過程管理意識，開創(chuàng)地方電大教學檔案工作新局面

作為提高教學管理質量的重要一環(huán)，陽江電大在全校范圍內提出規(guī)范教學檔案建設的要求，受到重視。全校各科室通過互相學習、交流，提出意見，積極開展工作。由分管校長帶隊，組織有各科室人員和專業(yè)責任教師參加的學習考察小組，專門到省電大和兄弟院校學習交流教學檔案的建設工作。返校后，對本校的教學檔案建設做出了具體安排，有計劃、有步驟地開展建檔工作。

（二）促進了教學檔案管理體系的建設

結合課程教學檔案建設工作，學校對現(xiàn)有課程教學資源檔案進行查漏補缺，陽江電大為全部試點課程建立了較為規(guī)范的教學檔案。通過規(guī)范建檔，明確了教學檔案體系的內容，有針對性、條理性地整理和編排了學校和相關部門的教學檔案，使檔案得到合理利用，并從中提煉出優(yōu)秀的教學經驗、管理辦法，指導教學工作，提高檔案的管理質量和檔案的利用率。例如：在綜合文件類、教學計劃及課程資源類、教學過程運行及監(jiān)控類等材料的建檔工作上，結合電大的教學特點，在建檔內容的確定、增補材料的要求等方面進行了有效的實踐。

（三）提高了教學過程管理的質量

開展教學檔案的建設，可以隨時補充、查閱相關的文件、材料，發(fā)現(xiàn)和監(jiān)控教學過程工作中的情況和問題，及時研究、制定和實施解決對策。如對全部專業(yè)集中實踐環(huán)節(jié)材料的建檔，及時對比、分析各專業(yè)的集中實踐環(huán)節(jié)開展情況，介紹好的做法和經驗，對存在問題提出整改意見。

四、存在的問題及思考

（一）實現(xiàn)對教學檔案工作的制度化、規(guī)范化管理，是做好教學檔案管理的保證

目前教學檔案材料收集難、不齊全的主要原因是相關人員的檔案意識不強，對教學檔案重要性的認識不足，在教學活動中注意形成和積累檔案材料的自覺性還有待加強。對此，除加強對相關人員的檔案宣傳、檔案法制教育外，應進一步建立健全學校檔案工作的各項規(guī)章制度，用制度管人，以制度理事，來避免和減少許多復雜因素的干擾，提高教學檔案材料收集、立卷歸檔的質量和效率。

（二）加強教學檔案的檢查、總結、驗收、評比工作

檔案建設是一項長期工作，需要持之以恒。電大的教學管理信息復雜多樣，教學檔案建設需要教師、教學教務管理人員的積極參與和支持，提供素材。其業(yè)務素質水平和工作責任心的強弱，直接體現(xiàn)在教學檔案建設的完整性和科學性上。因此，如何規(guī)范和評價工作的質量，是廣東電大正在思考并謀求解決的一個問題。學校計劃制定相關制度，如開展課程教學資源配置建檔工作的檢查和評比、優(yōu)秀教案的評比等，進一步加強教學檔案的檢查、總結、驗收、評比工作。

（三）建立一個可操作、有可比性的教學檔案分類體系

陽江電大開展的教學檔案建設，對建檔材料的內容范圍作了界定，但如何進行分類管理還沒有一致的標準，在一定程度上影響了這項工作的橫向和縱向的對比。電大的教學工作又有別于普通高校，因此，如何在地方電大系統(tǒng)建立一個可操作、有可比性的教學檔案分類體系，是我們今后工作要繼續(xù)探索和解決的一個問題。

（四）加強教學檔案的動態(tài)管理，提高教學檔案管理信息化水平

教學檔案的最終目的是為更好地利用。學校今后要利用計算機和網絡，構建網上教學檔案服務平臺，探索教學檔案的數字化管理、動態(tài)管理以及共享機制，提高教學檔案的利用價值，更好地為教學服務。

（作者單位：陽江市廣播電視大學）

責任編輯朱守鋰