Excel 2013效率提高的小技巧

在使用Excel的過程中，經常碰到一些小問題，雖然解決方法不難，但如果找不到原因也挺麻煩的。下面就針對某些常見的問題提供一些解決的小技巧。

快速創建系列值

正確的步驟是首先切換到“數據”選項卡，依次單擊“數據工具”功能組的“數據驗證/數據驗證”，打開“數據驗證”對話框，切換到“設置”選項卡，在“允許”下拉列表框選擇“序列”，并在下面的“來源”文本框手工輸入相關的序列內容，操作起來相當的繁瑣。其實，如果工作簿已經有相關的內容，那么不需要在“來源”文本框再次輸入（如圖1），只要將光標定位到“來源”文本框，然后直接復制相關單元格區域的內容，確認之后立即就可以完成系列值的創建工作，比起逐一手工輸入，這顯然是方便多了。

按行排序

選中需要按行排序的單元格區域，切換到“數據”選項卡，點擊“排序和篩選”功能組的“排序”按鈕，單擊“排序”對話框右側的“選項”按鈕，此時會打開“排序選項”對話框，默認的排序方式是按列，請修改為“按行排序”，確認之后關閉對話框。現在，我們就可以在“主要關鍵字”下拉列表框按照行進行排序（如圖2）。以后如果需要按列排序，可以在“排序選項”對話框重新設置。

巧妙解決顯示錯誤

在操作過程中，經常會看到一些顯示錯誤，初級用戶可能會感到茫然無措，其實只要了解這些錯誤的來由，處理起來并不復雜。出現下述錯誤時，只要將鼠標指向黃色的感嘆號即可了解具體的錯誤信息，單擊右側的箭頭可以選擇操作選項：

①#####

這種錯誤主要是由于單元格的寬度不足導致無法顯示完整，或者單元格包含有錯誤的時間日期與值，前者雙擊單元格即可自動調整寬度，后者可能需要根據情況調整數值格式。

②#DIV/0！

這種錯誤主要是當一個數除以零（0）的時候或不包含任何值的單元格時出現，也就是說屬于簡單的數學問題。Excel 將顯示此錯誤。

③#N/A

當某個數值不可用于函數或者公式時出現，例如單元格A1：A4有數據，我們選中B1：B5單元格，引用函數“=row（$1：$4）”，再按組合鍵“Ctrl+Shift+Enter”，這個時候B5單元格就會出現錯誤值“#N/A”，原因當然是A5單元格沒有值，當B5引用時出錯。

④#NAME？

Excel無法識別公式中的文本時，將顯示此錯誤，例如公式中，字符串沒有添加雙引號，區域名稱或函數名稱可能拼寫錯誤。

⑤#NULL！

當指定兩個不相交的區域的交集時，交集運算符是分隔公式中的引用的空格字符，可能會導致出現這一錯誤，是一種值的返回結果。

⑥ #NUM！

當公式或函數包含無效數值時，Excel將顯示此錯誤。例如“=SQRT（A2）”是返回一個數字的平方，而A2的值為負數，顯然不能對負數開平方根，因此這是一個無效的參數。修改的方法很簡單，只要將數值修改為正數即可。單擊黃色的感嘆號，會提示“公式中所用的某數字有問題”的錯誤信息，單擊右側的倒三角箭頭，可以看到圖3所示的操作選項。

⑦#REF！

當單元格引用無效時，Excel將顯示此錯誤。例如可能刪除了其他公式所引用的單元格，或者可能將已移動的單元格粘貼到其他公式所引用的單元格上，此時引用的就是無效的單元格。

⑧#VALUE！

如果公式所包含的單元格有不同的數據類型，則Excel將顯示此錯誤。如果啟用了公式的錯誤檢查，則屏幕提示會顯示“公式中所用的某個值是錯誤的數據類型”，通過對公式進行少量更改即可修復此問題。