供電企業(yè)培訓(xùn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、流程管理

摘要：在當(dāng)前形勢下，供電企業(yè)如何科學(xué)有效地做好培訓(xùn)檔案的管理，為拓寬培訓(xùn)成果的應(yīng)用以及為企業(yè)的發(fā)展提供決策支持，成為當(dāng)前供電企業(yè)亟需解決的問題。因此科學(xué)合理地劃分培訓(xùn)檔案的類別、建立標(biāo)準(zhǔn)一致培訓(xùn)檔案、規(guī)范培訓(xùn)檔案管理流程是做好培訓(xùn)檔案管理的關(guān)鍵。在做好傳統(tǒng)培訓(xùn)紙質(zhì)檔案的同時(shí)，引入現(xiàn)代信息管理系統(tǒng)、促進(jìn)培訓(xùn)檔案信息的查詢、統(tǒng)計(jì)甚至可以為企業(yè)的發(fā)展提供決策支持。

關(guān)鍵詞：培訓(xùn)檔案；標(biāo)準(zhǔn)；流程；管理

作者簡介：楊穎琦（1980-），女，福建廈門人，國網(wǎng)福建省電力有限公司廈門供電公司，培訓(xùn)管理專責(zé)，工程師。（福建 廈門 361000）

中圖分類號：G726 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1007-0079（2013）33-0161-02

一、背景

隨著電力企業(yè)改革，對人才培養(yǎng)、人才培訓(xùn)的重視程度與日俱增，供電企業(yè)下大力氣加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部員工培訓(xùn)，伴隨培訓(xùn)種類、培訓(xùn)班次的增多，如何科學(xué)有效地做好培訓(xùn)檔案的管理，為拓寬培訓(xùn)成果的應(yīng)用以及為企業(yè)的發(fā)展提供決策支持，成為了當(dāng)前供電企業(yè)亟需解決的問題。

二、新形勢下供電業(yè)企業(yè)培訓(xùn)檔案管理

1.供電企業(yè)培訓(xùn)檔案管理概述

新形勢下供電企業(yè)不斷開拓員工培訓(xùn)，努力提升員工的知識、技能、業(yè)績、素質(zhì)。如何歸集種類繁多的培訓(xùn)檔案，提升培訓(xùn)成果應(yīng)用，這對培訓(xùn)檔案的管理提出了新的要求。因此科學(xué)合理地劃分培訓(xùn)檔案的類別，建立標(biāo)準(zhǔn)一致的培訓(xùn)檔案模板以及規(guī)范培訓(xùn)檔案管理流程是做好培訓(xùn)檔案管理的關(guān)鍵。

2.供電企業(yè)培訓(xùn)檔案管理應(yīng)用范圍

供電企業(yè)培訓(xùn)檔案管理主要適用于企業(yè)內(nèi)部員工參加各類崗位培訓(xùn)、合作培訓(xùn)、在職學(xué)歷教育以及各種以推進(jìn)人才隊(duì)伍建設(shè)的各類競賽、調(diào)考、技能比武。培訓(xùn)檔案主要對各類培訓(xùn)項(xiàng)目的實(shí)施過程、培訓(xùn)成果、存在問題及改進(jìn)意見進(jìn)行記錄，使培訓(xùn)的各環(huán)節(jié)信息記錄在案，培訓(xùn)項(xiàng)目的質(zhì)量及效果有據(jù)可查，以達(dá)到培訓(xùn)質(zhì)量管理、持續(xù)改進(jìn)、擴(kuò)大培訓(xùn)成果應(yīng)用的目的。

3.培訓(xùn)檔案管理實(shí)施

培訓(xùn)檔案的管理工作是企業(yè)員工隊(duì)伍素質(zhì)建設(shè)的重要組成部分，培訓(xùn)檔案對于員工上崗、任用、評先、晉級、晉升是重要的憑證和依據(jù)。科學(xué)規(guī)范地做好培訓(xùn)檔案管理工作具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，而隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展，員工培訓(xùn)檔案的信息化管理也被賦予了新的歷史使命。做好培訓(xùn)檔案的管理工作應(yīng)該從檔案類別的劃分、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的檔案管理、規(guī)范化管理流程三個(gè)方面加強(qiáng)管理。

（1）科學(xué)合理地劃分培訓(xùn)檔案的類別。培訓(xùn)檔案的管理應(yīng)按照“分門別類”進(jìn)行存儲及管理，便于保存、統(tǒng)計(jì)及查詢。基于這一目標(biāo)并結(jié)合供電企業(yè)當(dāng)前開展的培訓(xùn)，將其劃分培訓(xùn)類、競賽類、合作培訓(xùn)、學(xué)歷教育四大類別的檔案分別進(jìn)行登記、編目、分類整理、保管，便于查找、統(tǒng)計(jì)和分析。

1）培訓(xùn)類檔案：根據(jù)職工教育培訓(xùn)項(xiàng)目的類別，建立培訓(xùn)項(xiàng)目類檔案。主要指種類培訓(xùn)班，包括持證上崗（復(fù)審）培訓(xùn)班、轉(zhuǎn)崗培訓(xùn)班、非持證培訓(xùn)班。其具體細(xì)分為經(jīng)營管理培訓(xùn)、專業(yè)管理培訓(xùn)、技術(shù)管理培訓(xùn)、生產(chǎn)技能培訓(xùn)、服務(wù)人員培訓(xùn)以及新員工培訓(xùn)等六類培訓(xùn)檔案。

2）競賽類檔案：將職工崗位業(yè)務(wù)競賽、專業(yè)調(diào)考、技能比武三種類型檔案劃分為競賽類檔案。

3）合作培訓(xùn)類檔案：是指職工參加國家電網(wǎng)管理學(xué)院合作培訓(xùn)、國家電網(wǎng)技術(shù)學(xué)院合作培訓(xùn)、國內(nèi)相關(guān)院校合作培訓(xùn)、參加國家電網(wǎng)公司系統(tǒng)內(nèi)上級單位培訓(xùn)、參加國家電網(wǎng)公司系統(tǒng)外單位培訓(xùn)等五類培訓(xùn)的檔案。

4）在職學(xué)歷教育培訓(xùn)檔案：在職學(xué)歷教育培訓(xùn)檔案主要指員工經(jīng)審批參加學(xué)歷教育以及組織推薦參加的學(xué)歷教育的培訓(xùn)檔案。

（2）建立標(biāo)準(zhǔn)一致培訓(xùn)檔案。培訓(xùn)檔案的規(guī)范統(tǒng)一對于培訓(xùn)檔案歸檔、后繼查詢及成果應(yīng)用有著極為重要的作用。建立標(biāo)準(zhǔn)一致的系統(tǒng)化培訓(xùn)檔案模板以及培訓(xùn)檔案裝訂順序?qū)τ诹私馀嘤?xùn)進(jìn)度、培訓(xùn)師資、培訓(xùn)課時(shí)、參加人員、培訓(xùn)效果及培訓(xùn)評估、改進(jìn)意見都具有直觀性及針對性。培訓(xùn)檔案根據(jù)培訓(xùn)類別分別制訂各類標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化的檔案。

1）培訓(xùn)班標(biāo)準(zhǔn)檔案包括：培訓(xùn)辦班通知、培訓(xùn)課程表、培訓(xùn)班學(xué)員簽到表、學(xué)員成績表、培訓(xùn)班教師授課測評表、培訓(xùn)效果評估表及改進(jìn)意見書、其他資料（培訓(xùn)照片、課件、報(bào)道等等）、兼職教師授課臺賬、津貼申請表等等。

2）競賽和調(diào)考比武類標(biāo)準(zhǔn)檔案包括：正式通知文件、具體實(shí)施方案、評分標(biāo)準(zhǔn)、參賽人員名單、簽到表、試卷、座位安排表、考場記錄表、競賽結(jié)果通報(bào)等。

3）合作培訓(xùn)類標(biāo)準(zhǔn)檔案包括：培訓(xùn)班正式通知文件、培訓(xùn)參加人員、學(xué)習(xí)情況反饋表（合作單位反饋）、成績及持證情況明細(xì)表。

4）在職學(xué)歷教育類標(biāo)準(zhǔn)檔案包括：學(xué)歷教育報(bào)名通知、組織推薦人員公示、參加在職學(xué)歷教育人員名單的報(bào)告、培養(yǎng)服務(wù)協(xié)議書（組織推薦）、學(xué)歷證書復(fù)印件留存。

（3）規(guī)范培訓(xùn)檔案管理流程。由于傳統(tǒng)的培訓(xùn)檔案隨意不規(guī)范歸檔的模式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前現(xiàn)代企業(yè)的培訓(xùn)管理機(jī)制，也不能適應(yīng)信息化形式下電子檔案查詢的要求，因此供電企業(yè)要根據(jù)企業(yè)文化及企業(yè)特點(diǎn)在傳統(tǒng)的培訓(xùn)檔案歸檔的基礎(chǔ)上引入現(xiàn)代檔案管理理念和標(biāo)準(zhǔn)化管理方式，使培訓(xùn)檔案管理更加貼合供電企業(yè)，為供電企業(yè)各類經(jīng)營、管理、技能、技術(shù)人才的培養(yǎng)提供堅(jiān)強(qiáng)的信息基礎(chǔ)。

在供電企業(yè)內(nèi)部，建立標(biāo)準(zhǔn)化的流程及歸檔時(shí)限來實(shí)現(xiàn)整個(gè)培訓(xùn)資料歸檔的規(guī)范化管理，通過創(chuàng)建紙質(zhì)及電子檔案兩種方式真實(shí)有效地記載員工在企業(yè)內(nèi)培訓(xùn)的歷史，通過信息手段推動培訓(xùn)成果的擴(kuò)大應(yīng)用，為企業(yè)經(jīng)營管理決策提供有效信息。以下從五個(gè)步驟來介紹培訓(xùn)檔案管理流程。

培訓(xùn)檔案流程是在培訓(xùn)流程結(jié)束時(shí)啟動。培訓(xùn)流程從培訓(xùn)計(jì)劃—開班—培訓(xùn)實(shí)施—結(jié)班后，轉(zhuǎn)入培訓(xùn)檔案的管理流程。具體見培訓(xùn)及培訓(xùn)檔案流程圖（圖1）。以下按培訓(xùn)班類檔案流程進(jìn)行講解。

1）紙質(zhì)檔案制作。由培訓(xùn)項(xiàng)目部歸集培訓(xùn)辦班通知、培訓(xùn)課程表、培訓(xùn)班學(xué)員簽到表、學(xué)員成績表；組織學(xué)員進(jìn)行培訓(xùn)班教師授課測評形成任課教師測評表，由培訓(xùn)項(xiàng)目人填寫兼職教師授課臺帳、津貼申請表、培訓(xùn)效果評估表及改進(jìn)意見書，并收集與本次培訓(xùn)相關(guān)的培訓(xùn)資料，包括培訓(xùn)照片、課件、報(bào)道等等。收集完成后按培訓(xùn)統(tǒng)一模板進(jìn)行培訓(xùn)檔案目錄的制作。制作結(jié)束后按目錄順序裝訂成冊。

2）紙質(zhì)檔案審核。培訓(xùn)項(xiàng)目部門在培訓(xùn)結(jié)束四天內(nèi)向培訓(xùn)中心提交完整紙質(zhì)檔案，培訓(xùn)中心對紙質(zhì)培訓(xùn)檔案的完整性、規(guī)范性及真實(shí)性進(jìn)行審核，如有錯(cuò)漏或不符合規(guī)范則將檔案退回項(xiàng)目部門重新補(bǔ)充完善。

3）電子檔案制作。在紙質(zhì)檔案完整規(guī)范的基礎(chǔ)上，由培訓(xùn)中心在紙質(zhì)檔案提交后三天內(nèi)統(tǒng)一進(jìn)行電子檔案制作。培訓(xùn)電子檔案的制作主要基于供電企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)部的職工教育培訓(xùn)管理信息系統(tǒng)，將培訓(xùn)班的名稱、培訓(xùn)班項(xiàng)目編號、培訓(xùn)班類型、培訓(xùn)時(shí)間、授課教師名單、課程、各課程學(xué)時(shí)、參加學(xué)員、學(xué)員出勤情況、學(xué)員考試考核結(jié)果進(jìn)行錄入。通過電子檔案的制作可以便捷統(tǒng)計(jì)各類型培訓(xùn)班開班情況、學(xué)員年度總學(xué)時(shí)、各學(xué)員參加培訓(xùn)情況、各兼職教師年度授課課時(shí)數(shù)等等，極大方便了數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)與查詢。

4）培訓(xùn)檔案歸檔。電子檔案制作完成后，將紙質(zhì)檔案按年度培訓(xùn)計(jì)劃的項(xiàng)目編號進(jìn)行排序，按照培訓(xùn)類別分別裝入檔案盒，并對檔案盒進(jìn)行編號后放入檔案室進(jìn)行存檔。

5）培訓(xùn)檔案查閱。培訓(xùn)項(xiàng)目部門在需要時(shí)可通過辦理培訓(xùn)檔案查閱手續(xù)向培訓(xùn)中心查閱培訓(xùn)檔案。

培訓(xùn)檔案在培訓(xùn)班結(jié)束后的七日內(nèi)完成所有培訓(xùn)檔案紙質(zhì)資料及電子檔案的歸檔，確保培訓(xùn)檔案的及時(shí)真實(shí)有效，確保培訓(xùn)檔案的信息化建設(shè)與其他工作同步發(fā)展。

4.培訓(xùn)檔案管理的激勵與約束機(jī)制

在企業(yè)內(nèi)部通過職工培訓(xùn)檔案的管理辦法實(shí)現(xiàn)了“鼓勵先進(jìn)，鞭策落后”，進(jìn)而促進(jìn)培訓(xùn)檔案的管理。開展培訓(xùn)檔案的評先評優(yōu)，通過“五個(gè)方面”進(jìn)行評比，如培訓(xùn)檔案的送達(dá)培訓(xùn)中心的時(shí)限、培訓(xùn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)性、完整性、分類的準(zhǔn)確性、信息的豐富性，進(jìn)行年度綜合評選。對于優(yōu)秀培訓(xùn)進(jìn)行表彰，同時(shí)作為培訓(xùn)檔案范例進(jìn)行公開展覽，并組織學(xué)習(xí)，促使各培訓(xùn)負(fù)責(zé)部門按照培訓(xùn)檔案管理規(guī)范的要求按時(shí)保量完成培訓(xùn)檔案工作。同時(shí)對于未按標(biāo)準(zhǔn)、未按要求時(shí)限辦結(jié)培訓(xùn)檔案的將列入全局績效考核指標(biāo)，對培訓(xùn)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行考核。

三、培訓(xùn)檔案管理對供電企業(yè)的意義

培訓(xùn)檔案的精細(xì)化管理是供電企業(yè)不斷加強(qiáng)培訓(xùn)過程精益化管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，通過培訓(xùn)檔案及時(shí)歸檔、合理分類、規(guī)范整理、安全保管、方便利用，促進(jìn)各培訓(xùn)項(xiàng)目的實(shí)施嚴(yán)謹(jǐn)有序，注重實(shí)效，具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。

檔案是企業(yè)的無形資產(chǎn)，是企業(yè)在各項(xiàng)培訓(xùn)工作中真實(shí)的歷史記錄，培訓(xùn)檔案本身就是一種重要的教育資源。過往的一個(gè)個(gè)培訓(xùn)案例及一份份培訓(xùn)評估表及改進(jìn)意見書則可以為今后的培訓(xùn)提供借鑒，從而提升培訓(xùn)的效率和效果。

培訓(xùn)檔案記載著供電企業(yè)發(fā)展過程中各類人員的培訓(xùn)情況，對管理人員研究、了解企業(yè)整體員工隊(duì)伍素質(zhì)及培訓(xùn)情況，為經(jīng)營決策提供支持性證據(jù)數(shù)據(jù)，同時(shí)有利于確認(rèn)企業(yè)取得的經(jīng)營成果。

培訓(xùn)檔案是員工個(gè)人成長和發(fā)展的真實(shí)記錄與見證。通過培訓(xùn)檔案可以了解到員工學(xué)習(xí)成長的歷程，能夠加強(qiáng)員工對企業(yè)文化的認(rèn)同感。

實(shí)行集中管理，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范管理，有力保證案卷質(zhì)量，對培訓(xùn)檔案的借閱、復(fù)印及以后工作的順利開展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

通過培訓(xùn)檔案信息的記錄，特別是職工教育培訓(xùn)管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用，對于統(tǒng)計(jì)全員培訓(xùn)率、參培率、生產(chǎn)一線人員持證率等信息具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。通過培訓(xùn)信息系統(tǒng)的運(yùn)用能夠拓寬培訓(xùn)成果的應(yīng)用，將員工參加培訓(xùn)的考試情況作為員工上崗、任用、評先、晉級、晉升的考核依據(jù)。