Word 2013中的“自動(dòng)化”

使用Word編輯文檔時(shí)，實(shí)際上有不少的工作可以交由Word自動(dòng)完成，從而提高編輯效率。這不，以下就是讓W(xué)ord2013自動(dòng)為我們完成工作的幾個(gè)實(shí)例。

段首自動(dòng)空兩格

國(guó)人書寫時(shí)有空兩格的習(xí)慣，所謂空兩格，即在段首空兩個(gè)漢字的位置。雖然Word是大家普遍使用的字處理軟件，但默認(rèn)情況下，要空兩格仍需要大家進(jìn)行設(shè)置，或者在段首直接鍵入空格鍵。其實(shí)，在Word2013中，我們可將其設(shè)置為為每個(gè)新建文檔自動(dòng)在段首空兩格，具體設(shè)置方法如下。

Step1：在“開始”選項(xiàng)卡單擊“段落”組的對(duì)話框啟動(dòng)器。

Step2：?jiǎn)螕簟翱s進(jìn)和間距”選項(xiàng)卡，然后在“縮進(jìn)”標(biāo)題下單擊“特殊格式”下的列表框中的“首行縮進(jìn)”，在“縮進(jìn)”下的框中將首行的縮進(jìn)間距量調(diào)整為“2字符”，最后單擊“設(shè)為默認(rèn)值”按鈕。

Step3：在彈出的對(duì)話框中，單擊以選中“所有基于Normal.dotm模板的文檔”復(fù)選鈕（如圖1），單擊“確定”按鈕。

之后，當(dāng)使用Word創(chuàng)建新文檔時(shí)，該文檔就具有自動(dòng)空兩格書寫的功能了。

關(guān)閉時(shí)自動(dòng)保存

編輯Word文檔時(shí)，不知你是否遇到過(guò)這樣的尷尬情況：在尚未保存編輯工作的情況下，你關(guān)閉了Word，此時(shí)Word會(huì)彈出一個(gè)對(duì)話框，詢問(wèn)是否保存更改。本應(yīng)單擊“是”按鈕，然而你卻鬼使神差地單擊了“否”按鈕，結(jié)果你辛辛苦苦幾個(gè)小時(shí)的工作成果頃刻間化為烏有。痛心疾首了吧？其實(shí)，你可以創(chuàng)建一個(gè)能夠在關(guān)閉Word時(shí)對(duì)文檔進(jìn)行保存操作的自動(dòng)宏，即可防止這種意外事故。

Word的自動(dòng)宏

在Word中，宏是一系列命令和指令的組合，可以作為單個(gè)命令執(zhí)行來(lái)自動(dòng)完成某項(xiàng)任務(wù)。在創(chuàng)建宏時(shí)，通過(guò)為一個(gè)宏賦予某個(gè)特殊的名稱，就可在執(zhí)行某項(xiàng)操作（例如啟動(dòng)Word或打開文檔）時(shí)自動(dòng)運(yùn)行宏。Word將下表所示名稱識(shí)別為自動(dòng)宏。

為使宏自動(dòng)運(yùn)行，它必須位于活動(dòng)文檔的Normal模板中或活動(dòng)文檔選用的模板中。唯一例外的是AutoExec宏，它只有存儲(chǔ)于以下位置時(shí)才可自動(dòng)運(yùn)行：Normal模板、通過(guò)“模板和加載項(xiàng)”對(duì)話框全局加載的模板，或由“Startup”文件夾指定的文件夾中的全局模板。在命名沖突的情況下（多個(gè)自動(dòng)宏名相同），Word將運(yùn)行最近的上下文中的自動(dòng)宏。例如，如果同時(shí)在文檔及其附加的模板中創(chuàng)建了AutoClose宏，則僅執(zhí)行文檔中的自動(dòng)宏。如果在Normal模板中創(chuàng)建了AutoNew宏，只有當(dāng)文檔或其附加的模板中沒(méi)有名為AutoNew的宏時(shí)，該自動(dòng)宏才能運(yùn)行。

錄制自動(dòng)保存宏

根據(jù)上表所示的自動(dòng)宏名稱可知，AutoClose宏會(huì)在關(guān)閉文檔時(shí)自動(dòng)運(yùn)行，以下我們錄一個(gè)AutoClose宏，并賦予該宏保存文檔的功能。

Step1：打開一篇已存在的Word文檔。

Step2：在“視圖”選項(xiàng)卡單擊“宏”組中“宏”下的三角箭頭，然后單擊“錄制宏”。

Step3：在“宏名”框中鍵入宏名稱“AutoClose”；在“將宏保存在”框中單擊“所有文檔（Normal.dotm）”；在“說(shuō)明”框中鍵入對(duì)該宏的描述，比如“關(guān)閉時(shí)對(duì)文檔進(jìn)行保存”（如圖2）；單擊“確定”按鈕，開始錄制宏。

Step4：?jiǎn)螕艨焖僭L問(wèn)工具欄中的“保存”按鈕。

Step5：在“視圖”選項(xiàng)卡單擊“宏”組中“宏”下的三角箭頭，然后單擊“停止錄制”。

之后，當(dāng)使用Word編輯文檔，每次關(guān)閉文檔或退出Word時(shí)，AutoClose宏會(huì)自動(dòng)運(yùn)行，對(duì)文檔進(jìn)行保存操作。如果是尚未命名的新文檔，將彈出“另存為”對(duì)話框，以便你為文檔命名。

編輯AutoClose宏

以上錄制宏的操作是假設(shè)Word的Normal.dotm模板中尚不存在AutoClose宏，如果該宏已經(jīng)存在，那么你可以對(duì)該宏進(jìn)行編輯，在其中加上保存文檔的代碼即可，具體操作如下。

Step1：在“視圖”選項(xiàng)卡，單擊“宏”組中“宏”下的三角箭頭，然后單擊“查看宏”。

Step2：在“宏的位置”列表中選擇“所有的活動(dòng)模板和文檔”，在“宏名”列表中單擊“AutoClose”，然后單擊“編輯”按鈕。

Step3：代碼窗口加上以下代碼：

ActiveDocument.Save（如圖3）

Step4：?jiǎn)螕艄ぞ邫谥械摹氨４妗卑粹o，然后單擊“文件”菜單中的“關(guān)閉并返回到Microsoft Word”按鈕。

刪除AutoClose宏

或許一段時(shí)間之后，你又不再需要這個(gè)AutoClose宏了，以下的操作可將該宏刪除：在“視圖”選項(xiàng)卡單擊“宏”組中“宏”下的三角箭頭，單擊“查看宏”，然后在“宏名”列表中選擇要?jiǎng)h除的“AutoClose”宏，單擊“刪除”按鈕（如圖4），再單擊“是”按鈕即可。

啟用文檔中的宏

或許，你雖然已經(jīng)按上述進(jìn)行了操作，但在關(guān)閉Word時(shí)AutoClose宏卻并沒(méi)有運(yùn)行，這是因?yàn)槟愕腤ord設(shè)置為禁用宏的緣故，以下的操作可以啟用宏。

Step1：擊“文件”選項(xiàng)卡，單擊“選項(xiàng)”。

Step2：依次單擊“信任中心”、“信任中心設(shè)置”和“宏設(shè)置”。

Step3：選中“啟用所有宏（不推薦，可能會(huì)運(yùn)行有潛在危險(xiǎn)的代碼）”復(fù)選鈕（如圖5）。

Step4：依次單擊“確定”按鈕，關(guān)閉各對(duì)話框。

表格內(nèi)自動(dòng)求和

大凡Excel用戶對(duì)其提供的“自動(dòng)求和”按鈕可謂是喜愛(ài)有加，要是Word表格也有這個(gè)“自動(dòng)求和”功能該多好啊！你別說(shuō)，你的這個(gè)愿望還真能變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)。以下就是為Word2013快速訪問(wèn)工具欄添加“求和”按鈕的操作過(guò)程。

Step1：在“文件”選項(xiàng)卡單擊“選項(xiàng)”。

Step2：?jiǎn)螕簟白远x”功能區(qū)，在“從下列位置選擇命令”框中單擊“不在功能區(qū)中的命令”，再在下面的命令列表中，找到并單擊“求和”，單擊“添加”按鈕（如圖6）。

Step3：擊“確定”按鈕。

至此，“求和”按鈕就出現(xiàn)在快速訪問(wèn)工具欄中了。現(xiàn)在，把插入點(diǎn)置于需要存放合計(jì)數(shù)的Word表格的單元格之中，單擊快速訪問(wèn)工具欄中的“求和”按鈕，Word將計(jì)算并顯示插入點(diǎn)所在的單元格上方或左方單元格中數(shù)值的總和。當(dāng)上方和左方都有數(shù)據(jù)時(shí)，上方求和優(yōu)先。如果以后不需要這個(gè)“求和”按鈕了，可以右鍵單擊該按鈕，然后從彈出的快捷菜單中單擊“從快速訪問(wèn)工具欄刪除”，將其刪除。

打印前自動(dòng)重算

在編輯Word表格時(shí)，有時(shí)或許需要進(jìn)行一些簡(jiǎn)單的計(jì)算。這項(xiàng)工作你可以使用“表格工具”的“布局”選項(xiàng)卡“數(shù)據(jù)”組中的“公式”來(lái)完成。與Excel能夠在更改了單元格數(shù)據(jù)后自動(dòng)重新計(jì)算結(jié)果不同，在更改了Word表格中的數(shù)據(jù)后，引用這些數(shù)據(jù)的單元格中的數(shù)值并不會(huì)自動(dòng)計(jì)算并更新。這是因?yàn)閃ord中的“公式”是以域的形式存在于文檔之中的，而Word并不會(huì)自動(dòng)更新域，但我們可以設(shè)置讓W(xué)ord在打印前自動(dòng)更新域，方法如下。

Step1：在“文件”選項(xiàng)卡單擊“選項(xiàng)”。

Step2：?jiǎn)螕簟帮@示”，在“打印選項(xiàng)”標(biāo)題下選中“打印前更新域”復(fù)選框（如圖7）。

Step3：擊“確定”按鈕。

經(jīng)過(guò)以上設(shè)置，在打印文檔前，Word將會(huì)自動(dòng)更新文檔中所有的域，從而保證打印出最新的正確計(jì)算結(jié)果。