Doit：利用GTD思維提供工作效率

你是否覺得腦袋中充滿了無數的想法，但卻無從下手；你是否覺得每天有很多瑣碎雜亂的工作，卻不知道從何做起？也許正在做一件事情，卻常常被其他事情干擾，以至于得斷斷續續花費好幾天的時間才完成一件事情……這時候，你需要在大腦中引入GTD理論，幫你理清工作中的時間線。

什么叫GTD

GTD是“Getting Things Done”（完成每一件事） 的縮寫，這是一個被廣泛采用的賦予實際行動的時間管理系統。基本理論是把一個人所要要完成的任務和事件全部從大腦中移出來，記錄到紙上。這樣，大腦便會不被多余的事情打攪，集中于現在所需完成的事情上面。

實現GTD的好工具：Doit.im

根據GTD的方法，我們需要把所有盤旋在腦海中的未盡事宜整理收集，變成我們可供隨時查閱并可按時完成的任務，你也許會驚喜地發現Doit.im拯救了你的生活（本文以Web版為例進行介紹，它還提供了iOS和Android的移動客戶端）。

今日待辦是你登錄Doit.im后首先看到的任務列表，它代表著開始時間為今天的或者今日到期的未完成的任務，都會集中在今日待辦列表中（如圖1）。

Step1：收集

盡力整理你的大腦能夠想到的所有未盡事宜，然后錄入Doit.im中的收集箱（為了幫助整理和思考，可以試著把它們在紙上羅列出來）。收集的關鍵在于把一切雜事趕出你的大腦，記錄在你眼睛可以看到的地方 。

Doit.im左上角第一個箱子就是收集箱，其對應的就是GTD方法中用于收集“材料”的“工作籃”。所有未指定具體執行日期和時間的任務，添加后會在收集箱中找到它們。切換到收集箱，在文本框中輸入任務名稱，再按下回車鍵，就可以繼續添加其他任務。只設置標題而不設置時間選項，則任務默認直接進入收集箱（如圖2）。

Step2：處理

當你將大腦中所有未盡事宜通通扔進收集箱后，就需要對它們進行整理，即清空收集箱。所謂清空，并不意味著要完成所收集的全部任務，而是通過分析收集到的每一條任務，安排接下來采取什么樣的行動來完成它們。

搞定簡單任務

如果是單次的且幾分鐘就可以完成的任務，那就立刻動手完成它，然后再勾選完成（比如“吃鈣片”和“更新客戶端”等），完成的任務將保存在已完成的箱子中。

如果是簡單的但是需要重復完成的任務，那就需要對任務進行時間上的編輯。

比如房東要求每個月第三個周六交房租，那就雙擊收集箱中的“交房租”任務，打開任務編輯窗口。在這里你可以設置它的情景（“外出”）、優先級（“高”）以及重復等。根據要求，我們選擇按月重復，并將重復日設置為“第三個周六”。同樣你還可以設置為“第一個周五”、“第二個周三”之類的。設置好以后保存即可（如圖4）。一旦設置好了時間，你就會發現收集箱里面的任務自動跳轉到其他對應箱子中去了。設置了重復的任務可以在日程中找到。

搞定復雜任務

有的任務也許不是一步就可以完成的，或者不是由你一個人就能完成的。對于這些復雜的任務，就需要將其更細地劃分，將任務轉化為項目，或者將任務發送給其他能夠完成或者協助你完成的人。

比如在收集箱中的“完成本月工作流程”，該任務不是一個簡單的任務，換句話說，不是一個步驟就能完成的任務，所以要將它轉化為“項目”。操作方法很簡單，只需選中它右鍵，再選擇“轉換成項目”即可（如圖6）。然后會自動切換到該項目下，按照在收集箱中的操作方法，先將完成該項目的任務一一添加進去（如圖7），再按照前面的方法對每項任務進行更為細致的編輯。設置完成后整個項目的安排就一目了然了（如圖8）。

目標和子任務：Doit.im中的目標是你責任范圍內的所執行項目和任務所想達到的成果。任務和項目都可以指定它所屬的目標，設定了目標后任務默認進“下一步行動”。你可以在目標下看到它所包含的所有任務/項目，還可以通過完成目標來完成目標下的所有任務/項目。那什么又是子任務呢？Doit.im中子任務是添加在任務下的簡單的清單項，可以用來描述執行任務的具體操作步驟，比如做糖醋排骨的方法，也可以用來記錄材料清單，比如購物清單。

轉發任務：當自己不是完成這個任務的最佳人選時，可以選擇將任務轉發給其他人。那么如何轉發任務呢？我們可以雙擊該任務，在任務的編輯界面的最下方找到“轉發給”，在轉發頁面中選擇一位或者多位聯系人后，可以將任務轉發出去。轉發后，任務會進入等待頁面。若是之前在轉發頁面中選擇自動完成，那么當聯系人完成后，該任務將會被自動完成。

Step3：執行

前面兩步只是幫你把腦子里面雜亂無章的事情和任務進行梳理，最關鍵的還是執行這步，否則前面的工作只能為零。為了讓你更有條理地地執行任務，還可以在前面任務編輯一步設置提醒。

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關于重復任務的設定

在Doit中提供了相當靈活的方式來幫你搞定重復任務的設定（如圖3）。

首先梳理一下工作和生活中的場景，哪些是需要重復的任務呢？

如果你是一個健身狂，每周三、周六都有健身課要上，那按周重復是為你量身打造的。按周重復可設置重復日期為周一至周日的任何一天或幾天，非常方便設置固定循環的工作、上課或者其它事務。

如果你每周的工作日為周一到周五，每天都得向領導匯報工作，那一定要使用按工作日（周一到周五）重復來提醒自己。

如果你每月20號或每月第三周的周六要交電話費，每3個月（一季度）的15號或者第三周的周一要交房租，那按月重復剛好可以用來提醒你。按月重復的任務是每幾個月重復一次，可設置日期為每幾個月的固定某一天，或者第幾周的周幾。

如果不想忘記每年的結婚紀念日或好朋友的生日，車子每兩年的大保養，那千萬別小看了按年重復，這一選項可設置你每幾年需要固定日期處理的任務。

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添加和編輯任務設定

點擊快速添加欄，輸入標題，再根據你的需要添加屬性（“^”開始時間、“#”項目、“@”情境、“”標簽、“！”優先級），然后按回車保存該任務（如圖5）。點擊左上角“新增任務”按鈕，即實現完整添加任務。完整添加相較于快速添加，可以為任務添加更多的屬性，包括截止時間、全天或者非全天、重復、提醒以及是否將其轉發。任務保存之后也還可以編輯。選中任務，點擊頂部“編輯”按鈕或者右鍵任務，選擇“編輯”，都可對任務進行編輯。