職場小技巧

給單元格加提示信息

由于每個人的習慣不同，在Excel中錄入數據時慣用的格式也就不一樣，這就會給最后收集和統計數據的朋友帶來麻煩。要想得到規范的數據，可以在別人錄入數據的時候設置提示（如圖1）。

操作步驟很簡單，以WPS表格2013為例。

Step1：在需要添加提示的E列中選中E2單元格，再切換到“數據”選項卡，選擇“有效性”，在跳出的“數據有效性”窗口中切換到“輸入信息”選項卡，勾選“選定單元格時顯示輸入信息”，再輸入提示信息并保存（如圖2）。這樣當鼠標選中該單元格時就會自動跳出提示。

Step2：要讓E列的所有單元格都有該提示，只需要點中E2單元格右下角，往下拉，將同樣的設置填充到該列其它單元格即可。

在不同的單元格中定義不同的輸入法

在一個工作表中，通常既有數字，又有字母和漢字。于是，我們在編輯不同類型的單元格時，需要不斷地切換中英文輸入法，這不但降低了編輯效率，而且讓人覺得麻煩。下面的方法能讓Excel針對不同類型的單元格，實現輸入法的自動切換（以Excel 2013為例進行說明。注意，在Excel 2013中，“數據有效性”已經更名為“數據驗證”）。

首先，選擇需要輸入漢字的單元格區域，單擊“數據/數據驗證/數據驗證”命令，在“數據驗證”對話框中切換到“輸入法模式”選項卡，在“模式”下拉列表中選擇“打開”，單擊“確定”按鈕（如圖4）。然后，選擇需要輸入字母或數字的單元格區域，單擊“數據/數據驗證/數據驗證”命令，選擇“輸入法模式”選項卡，在“模式”下拉列表中選擇“關閉（英文模式）”，單擊“確定”按鈕。以后，Excel就會根據上述設置，在不同的單元格中自動在中英文輸入法間進行切換，從而提高了輸入效率。

統計某個詞在文章中出現的頻率

如果想統計某個詞在文章中出現的頻率應該怎么辦呢？一個個數是最笨的方法，這時候我們可以利用Word中的“查找和替換”功能。按下“Ctrl+F”組合鍵，調出“查找和替換”窗口，在“查找內容”和“替換為”中都輸入該詞，然后點擊“全部替換”。這時會跳出一個提示框，告訴你完成XX處替換，其中XX就是該詞出現的頻率（如圖3）。

隱藏不放映部分

制作的幻燈片一般不止演示一次，面對不同的觀眾，需要展示的部分也可能不同。在某個場合如果希望其中的部分幻燈片在放映的時候不顯示出來，可以事先將它隱藏起來。

用PPT2007打開要處理的演示文檔，在窗口左側的幻燈片列表中按住Ctrl鍵，逐一單擊選中所有需要隱藏的幻燈片。切換到“幻燈片放映”選項卡，單擊“隱藏幻燈片”，即可隱藏選中的幻燈片（如圖5），以后在全屏放映此演示時就看不到這些被隱藏的幻燈片了。