



給單元格加提示信息
由于每個人的習慣不同,在Excel中錄入數據時慣用的格式也就不一樣,這就會給最后收集和統計數據的朋友帶來麻煩。要想得到規范的數據,可以在別人錄入數據的時候設置提示(如圖1)。
操作步驟很簡單,以WPS表格2013為例。
Step1:在需要添加提示的E列中選中E2單元格,再切換到“數據”選項卡,選擇“有效性”,在跳出的“數據有效性”窗口中切換到“輸入信息”選項卡,勾選“選定單元格時顯示輸入信息”,再輸入提示信息并保存(如圖2)。這樣當鼠標選中該單元格時就會自動跳出提示。
Step2:要讓E列的所有單元格都有該提示,只需要點中E2單元格右下角,往下拉,將同樣的設置填充到該列其它單元格即可。
在不同的單元格中定義不同的輸入法
在一個工作表中,通常既有數字,又有字母和漢字。于是,我們在編輯不同類型的單元格時,需要不斷地切換中英文輸入法,這不但降低了編輯效率,而且讓人覺得麻煩。下面的方法能讓Excel針對不同類型的單元格,實現輸入法的自動切換(以Excel 2013為例進行說明。注意,在Excel 2013中,“數據有效性”已經更名為“數據驗證”)。
首先,選擇需要輸入漢字的單元格區域,單擊“數據/數據驗證/數據驗證”命令,在“數據驗證”對話框中切換到“輸入法模式”選項卡,在“模式”下拉列表中選擇“打開”,單擊“確定”按鈕(如圖4)。然后,選擇需要輸入字母或數字的單元格區域,單擊“數據/數據驗證/數據驗證”命令,選擇“輸入法模式”選項卡,在“模式”下拉列表中選擇“關閉(英文模式)”,單擊“確定”按鈕。以后,Excel就會根據上述設置,在不同的單元格中自動在中英文輸入法間進行切換,從而提高了輸入效率。
統計某個詞在文章中出現的頻率
如果想統計某個詞在文章中出現的頻率應該怎么辦呢?一個個數是最笨的方法,這時候我們可以利用Word中的“查找和替換”功能。按下“Ctrl+F”組合鍵,調出“查找和替換”窗口,在“查找內容”和“替換為”中都輸入該詞,然后點擊“全部替換”。這時會跳出一個提示框,告訴你完成XX處替換,其中XX就是該詞出現的頻率(如圖3)。
隱藏不放映部分
制作的幻燈片一般不止演示一次,面對不同的觀眾,需要展示的部分也可能不同。在某個場合如果希望其中的部分幻燈片在放映的時候不顯示出來,可以事先將它隱藏起來。
用PPT2007打開要處理的演示文檔,在窗口左側的幻燈片列表中按住Ctrl鍵,逐一單擊選中所有需要隱藏的幻燈片。切換到“幻燈片放映”選項卡,單擊“隱藏幻燈片”,即可隱藏選中的幻燈片(如圖5),以后在全屏放映此演示時就看不到這些被隱藏的幻燈片了。