高校檔案收集工作存在的問題及對策

摘 要：本文針對我國當前高校檔案收集工作存在的問題進行分析，最后提出了完善高校檔案收集工作的對策，以期改善我國高校檔案工作中材料收集難的問題。

關鍵詞：高校；檔案；收集工作

作者簡介：周帆（1982-），女（漢），重慶云陽人，四川外國語大學檔案館助理館員，文學碩士，研究方向：檔案服務創新管理、檔案服務信息化。

[中圖分類號]：G275.9 [文獻標識碼]：A

[文章編號]：1002-213（2013）-19--01

高校在教學、行政、科研以及后勤等各項工作中，不斷產生和形成大量的檔案材料，而高校檔案機構的職責，就是將這些具有保存價值的檔案材料收集起來，進行科學的整理。保存好檔案資料，是對學校的歷史負責，為現實服務、替未來著想。而在日常工作中，要將檔案材料收集完整并非易事，檔案收集工作涉及面廣，受制約因素多， 不是單憑檔案部門主觀努力所能奏效的。這就需要抓好思想建設、提高人員素質以及利用現代信息技術等，只有這樣，才能徹底解決高校檔案工作中材料收集難的問題。

1.高校檔案收集工作存在的問題

1.1檔案意識淡薄，對檔案重要性缺乏足夠的認識

高校檔案管理工作是高校行政管理的重要一環，其工作質量的優劣直接反映著學校的精神風貌和文化建設。如果沒有收集好檔案材料，就不能體現檔案的真正意義，這是檔案管理工作的起點，也是最基礎的環節，也是檔案管理工作中起關鍵作用的部分，然而在人們的傳統觀念里，認為檔案工作可有可無，突出表現在檔案資料的收集困難等方面，檔案意識的淡薄不僅影響了檔案材料的收集工作，還在在一定程度上影響整個高校的行政管理工作。

1.2高校檔案收集工作困難

高校的檔案收集工作主要靠專兼職檔案人員互相配合來完成。然后在實際工作當中，各職能部門的檔案管理人員一般都是兼職，加之工作變動頻繁，導致檔案工作前后銜接不上，業務不熟悉。在日常工作中，一些工作人員為圖工作方便，把一些重要文件長期滯留在手頭；還有的工作人員甚至認為檔案工作可有可無，認為檔案收集工作只是檔案部門的事情。

由此可見，高校的檔案收集工作難度很大，如任其發展下去，而不及時地采取有力措施改變這種狀況，那么檔案材料將會大量流失，給國家、給學校帶來無法預計的損失，檔案館的館藏不豐富，將嚴重影響檔案信息服務工作的開展。只有加強高校檔案收集工作，這樣才能為更好的開展檔案服務工作提供基礎性的保障。

2.完善我國高校檔案收集工作的對策

2.1提高檔案意識，加強檔案管理

高校檔案館首先要加強《檔案法》的宣傳力度，提高全員對檔案工作重要性的認識，不斷增強檔案意識。高校各級領導要以“對歷史負責、為現實服務、替未來著想”的態度，重視檔案工作，加強高校檔案管理的責任感，將檔案管理工作納入到議事日程、納入到高校總體規劃，在人力、物力、財力各方面確保高校檔案管理工作得到保障。高校檔案館還應增加設備投入，加快檔案信息化、數字化管理，為利用者提供更加方便快捷的信息服務，以滿足各類用戶的需求。

2.2強化高校檔案收集工作

高校檔案收集困難，主要原因在于思想觀念滯后、對檔案重要性缺乏足夠的認識。因此，要首先加強檔案工作的宣傳教育，有效利用學校的宣傳欄、報刊、網絡等媒介，宣傳教育各系部和職能部門，使其充分認識到收集歸檔是相關部門和人員的工作義務和職責，及時上交檔案材料。

高校檔案的收集工作依賴于檔案工作隊伍的建設，要做好檔案工作，就要不斷提高檔案管理人員素質。高校檔案管理人員是檔案收集工作的直接承擔者，他們的政治素質和業務水平直接關系到檔案收集工作的質量。因此，提高檔案管理人員素質、加強檔案管理人員培訓是高校檔案收集工作的重要保障。

強化高校檔案的收集工作，還需采取定期與不定期相結合的收集方法，徹底改變過去傳統的定期收集檔案的方法。高校檔案的收集工作應隨時關注學校的各項活動動態，抓住有利時機，及時、主動地收集檔案材料。對那些易遺漏的檔案材料，不能拖延，做到隨時發現隨時收集。尤其是一些經常使用不斷修改的文件材料，檔案管理人員更應注意材料的積累保管，待材料完型后再歸檔。改變過去傳統的收集方法，重視現代信息技術的運用，以此提高工作效率。

2.3充分利用現代信息技術

在網絡時代，高校檔案館要要擺脫檔案收集難的現狀，必須充分利用現代計算機技術和通信手段。高校的院系和服務管理部門較多，每個部門都有其形成的檔案資料。因此，在檔案工作人員人手不夠的情況下， 必須建立收集檔案材料的網絡體系，指定兼職人員， 相互交流學習、做好定期收集。實行檔案的二級管理， 及時得到檔案資料收集的信息， 這樣有利于充分發揮檔案網絡體系的作用，有利于克服檔案工作人員少所帶來的問題， 有利于及時了解和收集容易遺漏的材料。

3.結語

高校檔案的收集工作是一切檔案工作的基礎和前提，所以我們要充分認識檔案收集工作的重要性。影響高校檔案收集環節的綜合因素很多，檔案工作人員應予以高度重視、認真研究，改善收集困難的現狀，才能更好地為學校的改革發展服務，為廣大的檔案利用者服務。

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