新形勢下醫院文書檔案管理的探討

【摘 要】在辦公室的工作中，文書檔案管理是最基礎的工作，但醫院的文書檔案管理具有它的特殊性和復雜性，醫院的文書檔案管理除了具有普通單位文書檔案應該具有的人事、設備、基建、文書等檔案的管理，還要負責醫院重要活動資料的收集，各級公文的歸檔、分類、轉遞都屬于醫院文書管理工作的工作內容，檔案管理部門能否準確把握醫院在新形勢下的發展特點，對文書檔案管理工作做出適時的優化和調整，對醫院的發展和建設起著重大作用，因此在醫院的各部門工作中，文書檔案管理工作很重要。

【關鍵詞】醫院；文書檔案；管理；探討

醫院文書檔案管理是醫院管理的重要環節，它關系到醫院各個部門每一個員工的工作，這個工作做的好壞與否，將對醫院的運行管理產生重大影響。本文將著重分析新形勢下醫院的文書檔案工作有哪些主要的特點，醫院文書檔案管理工作在管理方式、人才培養上存在哪些弊端，并在提高文書檔案利用率、加快信息化管理步伐、提升文書檔案管理質量和人才培養等方面做出分析探討。

1、文書檔案管理工作應該引起醫院領導的高度重視

要想在醫院文書檔案管理工作中取得顯著成果，首先醫院領導要認識到文書檔案管理工作的重要性，意識到文書檔案管理工作在醫院的建設、發展中起到的重要作用。檔案管理的標準要嚴格遵守，所有的文書檔案都必須要詳細的、系統的整理。文書檔案應該集中立卷歸檔保存，應該建立安全的全宗指南、理念檔案的整理收集情況的內容。同時，存放檔案時，要注重檔案保存的安全性，儲存檔案的檔案室達到防蟲、防塵、防潮、防鼠、防火、防盜的標準，對于需要長期保存，信息價值高的檔案，更是要做到定期檢查，出現問題要及時修補，保證檔案儲存過程中的完整性，其次，檔案的保密安全性也很重要，應把檔案保存在安全地帶，確保信息的保密性。在做檔案的收集整理工作時，一定要持嚴謹的工作態度，大小數據都要以事實為理論依據，不能出現錯填漏填的情況，更不能為了完成任務瞎編數據。在檔案室工作人員發生變動時，一定要等工作完全詳細的、準確無誤的交接清楚之后方可離職。只有改變醫院領導傳統的認為文書檔案管理不重要的陳就觀念，對文書檔案管理工作不夠重視，應該把文書檔案管理工作的業務水平作為工作成果的考核標準，對員工嚴格要求，嚴格管理審查制度，只有大家對文書檔案管理的重視程度提高了，文書檔案管理工作才能做的更成功。

2、為文書檔案管理工作提供更好的硬件設施

文書檔案管理工作真正得到提高，并不能僅靠增強重視度就能提高，任何一個工作，工作效率大幅度提高都伴隨著硬件設施的提高。因此，要想大幅提高醫院文書檔案管理工作的效率，就應該加大在硬件設備上的投入，在經濟上給予更大的支持。同時，對于文書檔案管理工作人員也應該提高自身的業務技能，如果醫院配置了新的設備，醫院應該及時組織人員進行設備使用的培訓。檔案管理工作人員理應積極配合，積極參與技能培訓，用最快的速度適應新的辦公方式。比如醫院用計算機數據庫系統代替了傳統的手工紙質存儲方式，檔案管理人員就應該積極配合，學會計算機的錄入、修改、存儲檔案過程。檔案管理工作人員的政治思想建設，職業道德素養的提升也很重要。只有檔案管理工作人員的素質達到大幅度提升，檔案管理工作才能大大提高工作效率，各方面工作都能得以順利完成，醫院工作才能更好的開展。

3、讓文書檔案管理制度更加健全和完善

醫院的員工經常會需要借閱本院檔案室所存儲的檔案，對于檔案的借閱，醫院應該有嚴格的要求。為了安全起見，醫院要有明確的并且嚴格實施的檔案借閱制度。一般借閱檔案時，查閱檔案的地點要在檔案室，如果有特殊原因必須要外借，必須要有完整的相關手續。外單位的人員需要借閱檔案室的資料更是要嚴格，必須持介紹信并且獲得主管部門領導的許可。不管是什么人借閱檔案都要遵守保密制度，更是要注意檔案的完整性與安全性，不能刻意損毀、毀壞，更不能亂涂亂畫，對于電子檔案，更是不能不顧檔案的安全性，隨意拷貝。有關部門要制定詳細的懲罰制度避免此類情況的發生。

4、讓文書檔案管理工作更加高效的進行

醫療衛生制度在不停的發展改革，科學技術也在不斷進步，現代化的設備與技術的引用已經成為新形勢下醫院文書檔案管理的必然發展方向，新的設備與技術的引用，可以大大提高工作效率，節省人力物力。過去的文書檔案的整理歸類完全靠手工來完成，存儲媒介大多為紙質，人工在整理、存儲、查找過程中，不可避免的出現一些大的失誤，尤其實在進行檢索時，是相當的費時費力。用紙質媒介進行存儲，存儲過程中出現損耗、損毀是不可避免的。而如果改為用計算機進行錄入、存儲、檢索，工作效率將得到大大提高，不用采用巨大的檔案室來存儲堆積如山的紙質檔案，也節省了物力。計算機在錄入和檢索過程中既大大節省了時間，又大大提高了工作效率。

因此，綜合考慮各種因素，醫院應該加快信息化檔案管理步伐，建立完整的檔案管理網絡。配置相應的軟硬件設施，為了讓文書檔案存儲過程中損毀、消耗降低到最低水平，醫院還應該配置相應的防磁、防塵設備，對于文書檔案的保密性工作還需要配置高性能的防火墻和殺毒軟件，以免造成不必要的損失，努力做到醫院文書檔案管理工作的合理化、集中化、及時化、網絡化。

結束語

醫院各類文書的管理、分類、傳遞、歸檔工作都離不開文書檔案的管理，只有合理的進行文書檔案管理工作，文書檔案才能被合理充分的使用。要想醫院的文書檔案管理工作做的更好，醫院文書檔案的管理人員一定要變被動為主動，養成主動服務意識，多渠道、多角度的開發醫院文書檔案的資源，創建信息化的文書檔案管理網絡。加強醫院文書檔案的管理工作，這樣醫院才能更好的進步與發展。

【參考文獻】

[1]張莉.創新醫院文書檔案管理的有效途徑[J].科技創新導報，2012（17）.

[2]張星黔.醫院文扣檔案管理工作的體會[J].貴陽中醫學院學報，2011（35）.

[3]張媛.淺析如何做好醫院文書檔案管理工作[J].經濟研究導刊，2012（10）.

[4]伍志新.醫院文書檔案的現代化管理[J].中國煤炭工業醫學雜志，2011（28）.

[5]秦紅梅.加強科研檔案管理促進科研事業健康發展[J].四川檔案，2007（24）.