如何加強重點項目工程檔案的管理

【摘 要】工程檔案資料是工程建設(shè)過程中形成的歷史記錄，是工程管理的重要組成部分。因此，如何加強重點項目工程檔案資料管理，是強化項目管理、提高建設(shè)水平的一項非常重要的工作。

【關(guān)鍵詞】工程檔案；管理

隨著我國社會主義經(jīng)濟建設(shè)不斷發(fā)展，城建重點項目建設(shè)也得到了持續(xù)性、規(guī)模化的發(fā)展。為加強各類工程管理，國家制定了相應(yīng)法規(guī)、政策和標準，工程檔案資料是工程建設(shè)過程中形成的歷史記錄，是工程管理的重要組成部分。因此，如何加強重點項目工程檔案資料管理，是強化項目管理、提高建設(shè)水平的一項非常重要的工作。

一、深入了解城建檔案的作用

（一）城建工程主要研究城市建設(shè)的工程技術(shù)，包括基建工程、園林工程、市政工程等。城建工程的特點是以工程技術(shù)為手段，塑造城市藝術(shù)形象。城建工程檔案是指從工程項目立項、施工到竣工使用整個過程中直接形成的、必須進行整理立卷的、具有保存價值的文字、圖紙、圖像、聲像等各種載體的文件材料，包括工程項目前期文件、勘察測繪文件、設(shè)計文件、施工技術(shù)文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件等內(nèi)容，城建工程檔案是單位檔案的組成部分之一，反映了建設(shè)項目管理工作的真實過程，城建工程檔案為單位事業(yè)發(fā)展提供了依據(jù)和條件。

城建工程建設(shè)是單位不斷發(fā)展的一項基礎(chǔ)工作，按照工程建設(shè)規(guī)律收集、整理、保存起來的齊全、完整、準確、成套系統(tǒng)的工程檔案資料，是工程管理人員、技術(shù)人員在工程項目建設(shè)活動中的成果體現(xiàn)，對提高工程質(zhì)量水平，增強單位整體檔案管理工作合理化、規(guī)范化，發(fā)揮著重要的作用。

（二）城建工程檔案記錄了各類工程建設(shè)的全過程，真實反映了工程項目管理過程和工程實體的現(xiàn)實面貌，工程檔案資料可永久保存。城建工程檔案是工程進行維修、管理、使用的憑證和依據(jù)，如有時單位部門需要工程管線的具體位置，就到檔案部門查找相關(guān)工程竣工圖，這時檔案資料就發(fā)揮了方便、準確的服務(wù)功能。城建工程檔案的規(guī)范化管理，要求工程質(zhì)量水平更高，隨著重點工程項目不斷增多，提高對城建工程檔案重要性的認識，是近年來城建工程檔案管理的重要任務(wù)。

（三）城建工程項目實行行政上統(tǒng)一核算、審計，這決定了城建檔案具有完整準確性、原始記錄性、真實性等特性，城建工程檔案為工程各階段建設(shè)活動的決策、文件編報、施工、竣工、使用等工作提供依據(jù)和憑證，為工程項目的實施提供檔案利用服務(wù)。如在籌建一項工程項目的前期工作中，需要進行項目可行性研究、選址、土地規(guī)劃等工作，必須查閱大量的過去和現(xiàn)在的檔案資料，作為申報和編報材料的科學依據(jù)。在工程竣工驗收階段，更是需要工程全部檔案資料作為驗收工程質(zhì)量的必備條件。所以，需加強城建重要工程檔案管理工作，為提高工程管理水平發(fā)揮檔案作用。

二、明確找出重點工程檔案管理存在的問題

（一）城建檔案法規(guī)落實不到位。目前，國家頒布了一系列工程項目管理和工程檔案管理法規(guī)、標準。《淄博市城市建設(shè)檔案管理辦法》已于2009年7月1日頌布實施。但是由于人們只重視工程本身，輕視工程檔案等原因，導(dǎo)致建設(shè)單位對城建檔案不夠重視，有些單位還沒有設(shè)立專門的城建檔案管理機構(gòu)，大部分與辦公室合署辦公，還存在檔案人員兼職現(xiàn)象。行政意識相對淡薄，建設(shè)工程竣工檔案的審查驗收雖然列為基本建設(shè)程序的一環(huán)，但是沒有被看做是一項重要的行政許可來實施。嚴重影響了工程檔案的收集、整理、歸檔與利用工作。

（二）城建工程檔案管理的模式缺乏定性。相關(guān)規(guī)章制度不健全，可參照的規(guī)范標準的管理方法和操作流程少。如歸檔的資料質(zhì)量不一，格式和內(nèi)容不相同，給檔案部門帶來一定的負擔。檔案管理工作程序不規(guī)范，履行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)等職能不定時，對當前檔案管理的新形式缺乏研究和思考。

（三）檔案管理意識不強。建設(shè)單位和檔案人員對檔案重要性的思想認識不夠，各類工程隊伍流動性大，使檔案資料管理工作嚴重脫節(jié)，檔案資料流向不清，工程各施工部門缺乏相互溝通交流，工程人員和檔案人員互相不了解專業(yè)和技術(shù)知識、工作程序，缺乏工程檔案管理的實踐能力，使檔案的收集、整理和歸檔不及時、規(guī)范。

（四）工程施工單位對重點工程資料的重視程序不夠。工程施工時，施工人員往往是臨時配備人員，檔案相關(guān)知識認識淡薄，業(yè)務(wù)素質(zhì)差，從而造成了施工資料的不完善或丟失等現(xiàn)象。施工方只注重工程的投資、工藝、質(zhì)量等方面的問題，對建設(shè)工程檔案在收集過程中是否齊全、完整、真實等重視不夠。

由于工程資料具有真實性、不可重疊性等特性，故對單位重點工程檔案管理人員的要求要比一般檔案人員的要求高，除了要懂文書檔案還要懂得科技檔案、懂與工程相關(guān)的類別檔案的分類整理。

三、加強重點項目工程檔案管理的措施

（一）加強對城建檔案的宣傳，增強全社會的城建檔案意識。通過相關(guān)媒體，進一步宣傳城建檔案的價值、作用，突顯其在維護工程建設(shè)各方主體合法權(quán)益，加強工程質(zhì)量控制和監(jiān)督，追究工程質(zhì)量責任及工程日后維修、改建、擴建等方面有著不可替代的作用。

（二）組織業(yè)務(wù)培訓，提高業(yè)務(wù)能力。一是通過“請進來”、“走出去”等多種形式，對檔案人員進行業(yè)務(wù)培訓；二是對項目建設(shè)單位的檔案管理人員進行培訓，重點學習城建檔案數(shù)字化管理知識，真正做到人人懂管理、人人會管理。

（三）創(chuàng)新工作機制，提高服務(wù)水平。一是推行“四到場”服務(wù)。重點對建設(shè)工程項目單位推行“四到場”服務(wù)，即在工程開工前、施工過程中、檔案預(yù)驗收前、竣工驗收前實行現(xiàn)場指導(dǎo)。二是完善工作機制，精簡辦事程序。在保證基本規(guī)范的前提下，對工業(yè)項目采取特事特辦、急事急辦方式，最大限度地給予方便，實現(xiàn)工程項目檔案歸檔的靈活性與規(guī)范性的有機統(tǒng)一。加強部門之間工作協(xié)調(diào)，保證城建檔案工作有抓手。

（四）開展檔案數(shù)字化管理，提高檔案信息化建設(shè)水平。檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢表明，未來的檔案信息需求將越來越多地從實體轉(zhuǎn)向內(nèi)容，從紙張型轉(zhuǎn)向數(shù)字化、多媒體，從到館查閱原件轉(zhuǎn)向搜索和點擊檔案網(wǎng)站。要認真貫徹建設(shè)部《全國城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與實施綱要》，根據(jù)工程和單位信息化管理實際情況，使用檔案管理軟件，實行檔案查閱、保管，逐步實現(xiàn)電子檔案的收集、保管、利用工作規(guī)范、有序，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高工程檔案管理效率。

（五）改善軟件硬件設(shè)施和條件，提高檔案保管利用服務(wù)水平。各建設(shè)單位要根據(jù)自身條件建設(shè)檔案室，配齊相關(guān)設(shè)備。按照要求檔案庫房要做到“九防”：防高溫、防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防污染；查檔接待室要衛(wèi)生、整潔、安靜、有序。否則，因管理不善造成城建檔案丟失或損壞，將會給社會造成無法彌補的巨大損失，我們這些管理人員也將成為歷史的罪人。

總之，城建工程檔案反映城市各類建設(shè)工程項目的真實面貌，其中重點項目工程檔案管理工作為重中之重，它反映歷史，為現(xiàn)實服務(wù)，替未來著想。檔案人員應(yīng)具有愛崗敬業(yè)、認真踏實的精神，做好重點工程檔案的甄別、管理工作，真正實現(xiàn)檔案工作自身價值，為發(fā)展和諧社會和經(jīng)濟建設(shè)提供檔案服務(wù)，進一步提升單位管理水平和工程建設(shè)水平。