事業單位檔案管理中存在的問題與對策探析

【摘 要】事業單位檔案是記錄和反映事業單位發展、工作業務的重要依據，在事業單位管理工作中具有重要的實用價值。事業單位的檔案資料是否真實、完整，會直接影響到事業單位管理的質量，必須充分重視和加強事業單位檔案資料的收集、整理和管理工作，充分發揮檔案在整個事業發展中的重要作用。但是，在事業單位的檔案管理實際工作中，還存在著一些問題。本文將對事業單位在檔案管理過程中存在的問題探析研究，并提出相應的對策。

【關鍵詞】事業單位檔案；管理；問題；對策

事業單位檔案是記錄事業單位原始的歷史資料，是記錄和反映事業單位發展、業務開展的重要依據，能夠再現事業單位的工作原貌，也是使以后的工作能夠在繼承之中得到發展與創新，在事業單位管理工作中具有重要的實用價值。對于高度重視事業單位的檔案管理工作，規范事業單位管理、提高事業單位工作效率，都具有十分重要的意義。在信息量日益膨脹的今天，做好檔案管理工作對于事業單位日后的工作開展尤為重要。做好事業單位檔案管理工作是事業單位健康發展的需要，也是事業單位管理工作的一部分，是提高事業單位工作質量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。

事業單位的檔案資料是否真實、完整，會直接影響到事業單位管理的質量，因此，必須充分重視和加強事業單位檔案基礎資料的收集、整理、管理、保管和利用工作，提高事業單位的管理水平，充分發揮事業單位的檔案在整個事業發展中的重要作用。然而，要想做好事業單位檔案管理，也不是一件輕而易舉的工作。有些事業單位對檔案管理工作的認識上存在一個誤區，認為檔案管理工作可有可無，對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識。在事業單位的檔案管理實際工作中，還存在著一些問題。本文將對事業單位在檔案管理過程中存在的問題探析研究，并提出相應的對策。

一、事業單位檔案管理中存在的問題

1.檔案管理工作還不夠重視。事業單位的工作有它自己的重點業務工作，而事業單位的檔案管理工作，雖然能給事業單位的工作效率和業務發展起到一定的作用。但是，事業單位檔案管理的工作性質，注定了這不是一個受人關注的工作，它無法直接為事業單位創造明顯的利益。一部分事業單位領導和檔案管理人員對檔案管理管理工作的重要性認識不足，對檔案管理的重視程度不夠，檔案管理意識不強，監督力度不大，沒有對檔案管理所必需的人、財、物加以保障。主要原因是事業單位的領導干部忽視了檔案管理的這項工作，這是其一；其二是事業單位的檔案管理工作人員對自身這份工作的輕視，沒有真正按照檔案管理的規定做好本單位的檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等工作。因此，事業單位的檔案管理工作受到了一定的限止。

2.檔案管理的制度還不夠健全。由于事業單位的檔案管理不能為事業單位帶來明顯的利益，而檔案管理工作的開展，有特別的繁瑣，耗時耗力，事業單位又不愿意加大對檔案管理的投資力度，疏于了對檔案的管理，沒有建立檔案管理的收集、整理、立卷、歸檔、保管、借閱、統計、利用和銷毀等規章制度。導致檔案管理工作不夠規范，執行力度不夠，影響了檔案管理工作的質量和效果，無法跟上事業單位前進的腳步。

3.檔案管理人員的素質不高。由于事業單位執行的業務性較強，各事業單位主要配備業務人員，而疏忽配備專業的檔案管理人員，很多事業單位沒有設置專職的檔案管理人員，檔案管理人員兼職較多，有的身兼數職，而且沒有經過檔案業務知識的專門培訓，檔案管理的工作缺乏專業的知識，缺乏檔案管理工作的實踐經驗，對檔案管理的歸檔范圍和要求不清楚，不懂得檔案管理的基本操作規程，造成歸檔文件整理、分類與保管期限劃分等具體業務不規范，有的甚至檔案沒有及時歸檔、立卷，即使整理出來的檔案也不夠規范，嚴重制約了事業單位檔案管理的工作效率。

4.電子檔案的管理工作和開發利用不夠。電子信息化工作已推進多年，很多單位嘗試到了電子信息化的甜頭，從而大力地推進電子信息化手段的應用，然而電子檔案管理工作并沒有得到同步發展，有的事業單位甚至沒有開展。有的事業單位沒有配備電子檔案管理的專門人員，有的沒有配備專門的計算機，有的沒有配備電子檔案管理的必要硬件、軟件。有的事業單位在電子檔案的管理中，沒有進行異地備份，沒有進行電子檔案的收集、整理、歸檔、保管工作。在實際的工作中，許多事業單位還沒有按電子檔案的規范來進行管理。還有些事業單位對于檔案管理的工作，只偏重于手工操作和紙質檔案的整理，使得科學化管理檔案淪為一句口號，一紙空文，得不到落實。有的事業單位電子檔案的管理都沒有開展，更談不上開發利用，有的事業單位雖然進行了電子檔案的管理，但也沒有對電子檔案進行合理的開發利用。

5.檔案管理的條件較差。事業單位檔案管理和保管的條件太差，影響了檔案的安全。有的事業單位沒有配備專門的檔案庫房，有的事業單位沒有配備專門的檔案管理設施，檔案管理的軟硬件建設配備較差，有的事業單位檔案室達不到安全保管的要求。檔案管理人員也是得過且過，責任意識不強，檔案管理形成了惡性循環，出現了檔案越管越差，越管越少的現象。

二、加強事業單位檔案管理的對策

1.加強對檔案管理工作的重視。事業單位檔案是記載著這個事業單位發展史上的優秀成果，對研究本單位開展業務的業績和科學發展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定事業單位發展方向的好教材。檔案管理工作做好了，一方面為事業單位領導及管理人員及時了解事業單位的整體業務狀況，適時調整業務管理策略提供準確依據，為事業單位業務決策提供支持性證據；另一方面有利于社會各方準確認定事業單位的業務成果，為事業單位與各有關方面進行有益合作和更好地為民服務，奠定了堅實的基礎。事業單位領導要認真學習我國《檔案法》，重視本單位的檔案管理工作，身體力行地到檔案管理的第一線，對檔案管理工作及時提出意見，為做好本單位的檔案管理工作起到帶頭作用。

2.建立健全檔案管理的各項規章制度。根據國家檔案管理法律法規的要求，各事業單位必須加強對本單位檔案管理工作的領導，建立檔案管理的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等檔案管理制度，保證事業單位檔案的妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。使事業單位檔案規范化，必須將檔案管理工作作為事業單位工作的重要內容，制定相應的檔案工作管理目標，明確責任，并建立健全檔案管理制度，根據我國《檔案法》等法律法規和有關檔案管理規定，結合實際，從檔案的收集、歸檔、保管、保密、利用、鑒定等方面入手，制定一套完整的檔案管理制度。如《事業單位檔案管理工作人員職責》、《事業單位檔案查閱制度》等，制定事業單位檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用和銷毀各項檔案管理的工作程序。使檔案管理工作有章可循，促進檔案管理工作規范化。

3.加強檔案管理人員的業務培訓。對事業單位檔案管理人員的業務培訓，首先要明確確定專門的檔案管理人員兼職管理檔案的專門人員。檔案管理人員既要有豐富的檔案管理知識，又要有檔案管理的事業心和責任心。在檔案管理人員的培訓中，一方面要加強他們責任心和事業心的培訓教育，使他們認識到：管理檔案的使命感和榮譽感，以及檔案管理的價值，增加他們的工作熱情。鼓勵大家樹立終身學習的意識，逐步提高對檔案管理工作重要性的認識，使檔案管理人員有很強的責任感與事業心，做到愛崗敬業，堅持原則。另一方面，要對檔案管理人員進行科學化、專業化的培訓，提高檔案管理人員的進入門檻和檔案管理人員的檔案管理業務知識，只有任用專業的檔案管理人員開展事業單位的檔案管理工作，才能適應事業單位的發展，跟上時代的步伐。有計劃地開展檔案管理人員的業務培養，全面提高檔案管理人員素質。通過專業培訓、繼續教育、進修學習等提高業務和知識水平，不斷總結探索檔案管理工作及業務發展，推動檔案管理水平的提高。

4.強化對電子檔案的管理工作。事業單位在管理電子檔案中，首先要依照“電子檔案管理辦法”、“電子文件管理辦法”、“電子公文歸檔管理辦法”、“檔案與電子文件登記備份工作規范”等電子檔案管理的有關規定，做好電子檔案的收集、整理、歸檔和備份工作；其次要提高單位領導對電子檔案管理和開發利用工作重要性的認識，單位領導的重視是基礎和關鍵，只有單位領導重視了，才能在人力、財力和物力上得到領導的支持，才能去管好、做好此項工作和保證此項工作的落實。積極組織檔案管理人員認真學習檔案管理的法規，提高檔案管理人員對電子檔案的管理和開發利用工作重要性的認識，通過提高業務素質，保證電子檔案管理工作具有較高的工作效率和工作質量。配備電子檔案管理必需的硬件、軟件設備，提高電子檔案管理工作的效率。制定電子檔案的管理、分類標準，實現電子檔案和紙質檔案一體化管理，實行電子文件與電子檔案一體化管理，明確分類標準，同時還要借助先進的檔案管理技術，逐步建立和完善檔案管理機制，在做好檔案管理工作的同時，積極做好開展檔案的開發利用工作，實現檔案管理工作的自身價值，為經濟發展和社會進步做出應有的貢獻。

5.加大投入，改善檔案管理的設施建設。良好的檔案管理設施，是順利開展檔案管理工作的前提條件和物質保障。在單位領導的重視下和有關部門的支持下，配備好本單位專門的檔案管理庫房，專門管理檔案的計算機等硬件、軟件設備。為保證檔案管理和開發利用工作，打下良好的物質基礎，推動事業單位檔案管理工作的順利進行，促進本單位檔案事業的發展。

結束語

綜上所述，本文筆者對事業單位檔案管理中存在的問題進行了粗淺的探析，并提出相應的解決對策，使我們更加清楚的認識到，隨著事業單位改革的不斷推進，給事業單位檔案管理帶來了新的挑戰。因此，要想更好的發揮事業單位檔案管理工作的最大作用，在實際工作中，事業單位的檔案管理需要變革，需要完善，需要配合事業單位的發展，需要跟上時代迅速邁進的腳步。不僅要從事業單位檔案管理制度上不斷進行更新，更應該根據事業單位的發展趨勢，在檔案管理的觀念上進行不斷的更新，積極探索事業單位現代化檔案管理模式，從而為事業單位的發展和資源的合理利用與管理作出有益貢獻。科學規范的事業單位檔案管理，只有堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創事業單位檔案管理工作的新局面。

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