檔案資源體系建設是檔案事業持續發展的基礎

【摘 要】本文主要就檔案資源建設的現實情況，寫如何加強檔案事業管理的發展，合理安排館庫布局，統籌規劃備份體系建設，充分利用檔案復制、縮微、數字化等方法，形成不同載體形式的多套備份。通過建設備用庫和館際之間相互備份等多種方法，切實落實檔案異質異地備份工作。

【關鍵詞】檔案資源建設；優化；發展

如何實現檔案事業管理高效化，檔案資源體系建設是重要一環。因為檔案資源是一個單位全部活動的真實記錄，是重要的信息資源和實現各種管理工作的依據。所以，檔案資源建設科學化是促進單位提高績效、管理實現高效化的重要保證。加強檔案資源體系建設，是實現檔案事業可持續發展的一項重要工作。我們要站在歷史發展的高度，把檔案資源體系建設擺在突出的位置，下大力氣去抓。

一、檔案資源建設要實現結構科學化

各級檔案館（室）藏普遍存在著門類與載體形式單一，表現為文書檔案多，科技檔案和專門檔案少；紙質檔案多，影像等不同載體形式檔案少。造成上述問題的主要原因是思想觀念陳舊。門類齊全、結構合理的館（室）藏是檔案資源體系建設的目標。要達到此目的，一是要加強對檔案室的業務指導，從收集歸檔源頭上抓起；二是進一步明確接收范圍，扎實做好接收工作，把能夠反映立檔單位主要職能活動的不同門類和載體的檔案接收進館（室）。

檔案資源是單位文化建設的源泉。檔案資源是文化事業的象征，是文化發展的真實記錄，是文化存儲的主要形式。事業單位文化建設應立足于本單位的歷史和現實，并有行業特色，讓人們翻開檔案，就可以深刻理解本單位特點及歷史發展規律。

二、雙管齊下做好接收與征集工作

接收和征集是檔案資源體系建設兩個主要環節，是加強國家檔案資源體系建設的重要手段。接收是依據法律法規的規定，按照接收范圍正常接收；征集主要是對接收范圍以外的，散存在社會或個人手中有價值的檔案資料進行收集。目前，我們只滿足于一般性的接收檔案，而不重視開展征集工作，這是當前檔案資源體系建設中存在的一個突出問題。我們一定要堅持接收、征集二者并重，雙管齊下，把一切有價值的社會檔案資源匯聚起來。

三、檔案資源建設要實現全面優化整合

整合就是打破條塊、部門、系統的限制，由各級檔案主管部門合理規劃檔案資源的歸屬和流向，并通過多種途徑和方式，使檔案資源更利于集中保管和利用。要堅持重點發展綜合檔案館的原則，積極整合本行政區域內經濟、科技、文化、社會等領域的檔案資源、加快實現不同層面、不同范圍檔案信息資源的共享，實現檔案資源的優化整合。

檔案資源建設作為檔案事業發展的基礎工程，要在提高規模改善質量上下功夫。“巧婦難為無米之炊”，檔案資源是檔案工作賴以存在和發展的重要基礎。我們應以對歷史、對事業高度負責的精神，下大力加強檔案資源建設，逐步建立內容豐富、結構合理、覆蓋人民群眾的檔案資源體系。一是強化收集歸檔。在收集對象上，改變以往重物輕人、重事輕人的傳統做法，把涉及到人特別與普通百姓、與改善民生有關的各種檔案列入收集歸檔范圍，納入館室藏體系。在收集渠道上，既要關注機關部門，又要伸向社會大眾、新興經濟組織和發展領域；既要重視現行文件歸檔，又要加強歷史檔案征集；既要保存原始記錄，又要采集口述史料；既要立足國內加強收集工作，又要面向國外開展復制交換。在收集載體上，改變以往重紙質載體輕新型載體、重文書檔案輕專業檔案的習慣做法，進一步加強照片、錄音、錄像、電子文件等新型載體檔案的收集歸檔，加強涉及民生的各類專業檔案集中管理，努力做到應收盡收、力求完整。二是搞好檔案鑒定。檔案價值鑒定，既制約檔案資源的數量和配置，又影響檔案利用的質量和效益，還牽動檔案安全管理的成本和效率，必須高度重視，落到實處。應著眼優化館藏結構，運用全面、歷史、發展的眼光，科學實施檔案價值鑒定，合理確定檔案去留，避免有文必檔、魚龍混雜。同時，將檔案開放鑒定納入各級檔案部門職責范疇，從健全法規制度、明確程序和責任入手，積極穩妥推進擬開放檔案密級鑒定工作，形成制度化、常態化工作機制，真正把涉密檔案管住、利民檔案放開，逐步解決影響和制約檔案服務利用的瓶頸問題。三是加強資源整合。圍繞方便服務利用和檔案安全管理，抓好檔案資源有效整合，進一步優化資源配置。一方面搞好館內整合。積極運用信息技術手段，加強檔案信息專題數據庫建設，使分散、零碎的檔案信息系統化、有序化。另一方面加強館際整合。積極探索在條件相近、資源互需的檔案館之間開展檔案合作，取長補短、共建共享。還要搞好館室整合。將機關檔案室納入資源調控體系，在加強檔案資源前置管理、促進資源有效利用的同時，調動上下兩方面積極性，盤活整個資源。

四、檔案資源安全建設是檔案事業發展的保底工程

安全工作貫穿于檔案全壽命、業務全過程、事業全領域。沒有安全保障，檔案資源體系和利用體系建設就無從談起。當前，構筑檔案安全體系，關鍵是要克服短板、搞好配套，重點解決四個方面的問題。一是解決觀念落后問題，牢固樹立新的檔案安全觀。以多維和發展的眼光審視檔案安全，由主要關注館藏檔案安全向關注館外檔案安全延伸，將機關檔案室、文件形成者和散留于個人手中的珍貴檔案納入管理視野；由主要關注檔案實體安全向關注檔案信息安全延伸，將數字化檔案信息、機關電子文件置于同等重要位置；由主要關注檔案庫房安全向館區內外安全延伸，構建覆蓋館區周界和館內各系統的安全體系；由主要關注檔案靜態安全向檔案動態使用過程延伸，不僅做到柜子里的檔案安然無恙，還要確保檔案在加工整理和利用等環節中的絕對安全；由主要關注破損檔案保護向未損檔案防護延伸，前移關口，主動防范。二是解決機制缺失問題，切實提升檔案安全管理效能。應建立預先防范機制，提前做好防范和應對自然災害、人為破壞、技術因素毀壞的各種準備；建立應急反應機制，明確情況處置和檔案搶救順序，著眼應對最復雜、最困難局面，做好多種情況處置準備；建立善后恢復機制，明確對受損檔案的搶救修復辦法；建立訓練檢驗機制，定期組織各種防災應急演練，切實提高臨險處置能力。三是解決設施老化問題，進一步筑牢檔案安全管理平臺。應把檔案館室安全防護置于優先位置，加強設施設備的隱患排查和加固改造，著力提高防火、防水、防盜和抗震能力；更新、改善安全設備，注重做好設施設備的系統配套和綜合集成，著力提高系統聯動、整體防護能力；立足實用便捷，改進檔案裝具，提高突發情況下檔案應急轉移能力。四是解決容災措施滯后問題，抓緊實施異地異質備份工作。合理安排館庫布局，統籌規劃備份體系建設，充分利用檔案復制、縮微、數字化等方法，形成不同載體形式的多套備份。通過建設備用庫和館際之間相互備份等多種方法，切實落實檔案異質異地備份工作。