關于會計檔案鑒定銷毀的思考

【摘 要】優化單位會計檔案是實施檔案庫藏資源配置合理，提升高效利用和提供更好服務的新時代需求。本人以醫院會計檔案為樣本，結合實踐經驗，闡述了醫院會計檔案銷毀工作的主要流程，對如何做好會計檔案的鑒定與銷毀工作做了簡要的探討。

【關鍵詞】會計檔案；醫院；鑒定銷毀

我們醫院成立于1950年，于1998年合并當地一所口腔醫院，現在是公立三級醫院，經過三年的建設周期，新址的新醫院建設完工，今年底我院正式實施整體搬遷。我院綜合檔案室現存有1966年至今的醫院本部和原口腔醫院會計憑證和會計帳薄，部分會計檔案已超過規定的保管期限，這些檔案占用了綜合檔案室的大量空間，不利于新檔案的保管和查閱，也不利于醫院檔案室的搬遷工作。為此，醫院成立了以一把手院長為組長的檔案鑒定工作領導小組，組成以財務科長、會計和檔案員的會計檔案清理專班，根據國家財政部、檔案局頒布的《會計檔案管理辦法》有關規定，對到期的會計檔案進行了全面清理并逐冊進行了價值鑒定，審驗留存了未了結債權債務的相關會計憑證和帳薄，編制了會計檔案銷毀清冊，分別報請當地市衛生局批準，市財政局會計局審核，市檔案局同意后最后予以銷毀。整個過程歷經三個月，引發筆者對檔案鑒定銷毀工作的一些思考。

一、會計檔案鑒定銷毀難的原因

1.鑒定銷毀工作目前尚無一個詳盡統一的操作辦法

在國家檔案行政管理部門制定的各類檔案管理辦法中，對已滿保管期限的會計檔案的銷毀規定并非強制的，涉及“檔案的鑒定銷毀工作”這一內容時，往往只是籠統地規定“根據檔案的保管期限”，“按規定的程序報批”等等，而事實上具體到每一份檔案的銷毀是很難根據保管期限判定的，需根據各個單位、各項工作的實際情況來決定，這就使有權決定銷毀的部門難以審批。沒有相應的制度作為保障，致使鑒定銷毀工作無法進行。

2.鑒定銷毀工作耗時費力，責任重大，使人產生畏難情緒

醫院會計檔案是醫院在各種會計業務活動中形成的會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計資料，其中會計憑證是經濟業務發生時的最原始資料，是編制會計帳簿和報表的依據，是會計檔案最重要、最基礎的組成部分，同時也是會計檔案中數量最多的部分，也是鑒定銷毀會計檔案時的難點。會計檔案管理辦法中明確規定：會計檔案保管期滿需銷毀時，對其中未了結的債權債務的原始憑證、明細帳應獨立抽出，另行立卷，列入“其他會計檔案”，由檔案部門保管到結清債權債務為止?，F行的會計憑證一般是分單位和個人當日裝訂的，每本憑證包含當日發生業務往來的多個單位或個人，故逐冊逐頁鑒定這些數量巨大的會計憑證時需投入大量的人力，耗時費力，這都在一定程度上阻礙了鑒定銷毀工作的及時開展。

3.鑒定人員有顧慮，對檔案的鑒定銷毀不敢輕易下結論

根據《會計檔案管理辦法》的規定，會計憑證類和總帳、明細帳的保管期限為15年，現金日記帳和銀行日記帳的保管期限為25年。并入我院的原口腔醫院的會計憑證全部保管期滿，經鑒定可以銷毀，而現金日記帳和銀行日記帳則未達到保管期限，按規定需繼續保存。這樣產生分岐意見，一種是最原始的會計憑證已銷毀，帳簿保存的價值和意義不大也可以銷毀；一種是帳簿的保管期限未滿，與帳簿相對應的會計憑證也不應銷毀，應保管至帳簿的保管期限滿后方可一同鑒定銷毀。最后決定原口腔醫院的所有會計檔案不予銷毀繼續保管。

鑒定銷毀工作關系檔案的存毀，一旦出錯，可能造成無法挽回的損失，這樣導到鑒定人員和審批部門有顧慮，不敢簽字審批，造成大量到期的會計檔案變成了無限期保管。

二、會計檔案鑒定銷毀工作的現狀及后果

目前，我院綜合檔案室存有會計檔案，保管期限最長的達47年，過期檔案近三千冊，因庫容有限，最近三年的會計檔案無法整理上架，再加上醫院需整體搬遷，領導才同意組織開展檔案鑒定銷毀工作。據調查，很多單位領導因會計檔案鑒定銷毀工作難度大，不敢拍板組織實施這項工作。這些檔案作為有價值的信息載體繼續被保存，對檔案室現有的人力、物力、空間資源是一種浪費，對現有庫房容量構成了極大的壓力。

首先，隨著檔案的不斷增長，各單位要持續不斷地投入人力、物力、財力，建設檔案庫房、購買檔案設備、加強檔案管理，這無疑是一個較重的負擔。其次，已過期的和未過期的會計檔案混同保管，難以區分保管價值，無法對重要會計檔案實行重點保管，從而影響檔案整體管理工作的質量和效果?！拌b定銷毀”是檔案管理工作中十分重要的一環，缺少它，將對檔案工作的收集、整理、歸檔、保管等其他環節產生一連貫的不良影響，從而最終影響檔案工作整體的順利有效開展。對已到和已超保管期限檔案的鑒定銷毀工作已是一個迫在眉睫的問題。

三、開展會計檔案鑒定銷毀措施及建議

1.完善檔案鑒定銷毀相關制定和規定

做任何一項工作都要按規定來執行，制度是做好工作的基礎，對檔案的鑒定銷毀也是一樣。在國家相關的法律法規中，要明確檔案鑒定銷毀的主管審批單位的權限和職責，規定檔案鑒定銷毀的審批流程，完善檔案鑒定銷毀的各項規定，讓鑒定銷毀的檔案人員在實際操作中有規章制度可依。

2.檔案的鑒定銷毀列入日常工作

鑒定檔案是一項長期、細致地工作，必須有計劃，有步驟地列入我院重要的議事日程中。以檔案目前保存的檔案數量來看，不可能經過一次、二次或突擊式地鑒定達到目的，每年又會產生新的保管期限已到的檔案。為保證鑒定工作有序進行，可以采取每年或每兩年對檔案進行鑒定，這樣做的目的：①不影響醫院正常工作②把檔案的鑒定銷毀落到實處③可以保證鑒定工作的質量。

3.落實相關專業技術人員

醫院檔案是由不同專業協作來完成的，如財務檔案、醫療檔案、護理檔案等，各類檔案的鑒定銷毀工作必須有相關的技術權威鑒定把關。其次，檔案工作人員要端正思想，克服困難，要努力克服那種“得過且過”、“多一事不如少一事”等消極思想和畏難情緒，做到面對現實，知難而進。

4.依法確立會計憑證復制件的有效性和憑據作用

隨著現代科技的飛帶發展，運用光盤、縮微技術復制和保管檔案的方法已被越來越多地采用，這種方法可大大節省檔案保管空間，提高調閱檔案速度，優點顯而易見。只有通過立法的形式，確認縮微復制件具與原件同等的法律效力，才能使檔案人員大膽地對已進行縮微復制的檔案及時鑒定并對已過期的進行銷毀，為會計檔案的鑒定銷毀工作解除“后顧之憂”。

綜上所述， 檔案的鑒定銷毀工作是一項十分嚴肅和認真的工作，尤其是會計檔案。檔案人員應增強法制觀念，責任意識，做好本職工作，充分發揮檔案人員在檔案鑒定銷毀中的作用。

【參考文獻】

[1]李萍.會計檔案鑒定銷毀滯后原因分析與對策[J].機電兵船檔案，2006（05）.