高校辦公自動化建設的現狀與問題

摘 要：在計算機網絡技術、通信技術以及多媒體技術的迅速發展和廣泛應用的今天，辦公方式也逐步向網絡化和無紙化辦公發展，辦公自動化也應運而生。本文就目前高校辦公自動化建設的現狀進行分析，并指出其存在的問題，以期促進高校辦公自動化建設的健康發展。

關鍵詞：高校 辦公自動化 建設

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1673-9795（2013）08（a）-0128-01

辦公自動化（Office Automation，簡稱OA）所指的是辦公人員通過使用現代科學技術的新成果，來借助先進的辦公設備，從而實現辦公的自動化以及科學化，這樣做的目的就是在于可以縮短辦公時間，從而提高辦公效率，還可以減少各種各樣的差錯以及弊端。利用科學的管理方法，提高管理和決策的科學化水平。隨著社會的進步，辦公自動化也如同其他新興科技一樣需求應運而生的。早期的辦公自動化的主要是利用傳真機、打印機、復印機等辦公設備進行辦公，現代的辦公自動化實際上是信息共享、交換、分類、傳遞與處理及其活動的協調，從而達到一定目標的過程。高校具有人才、科技、設備等優勢，有實現辦公自動化的良好條件。通過辦公自動化的管理，就可以實現各部門信息資源的共享，大大提高了工作效率以及管理水平。

1 目前高校辦公自動化建設的狀態

1.1 目前高校辦公自動化建設的狀況

現如今計算機通信技術發展的越來越快，隨之也影響著高校校園網絡的建設。高校的廣大師生員工的計算機水平在不斷提高，而高校辦公自動化建設也隨之展開，在許多高校中都根據自己的需求配備了軟件、硬件形成了自己的辦公自動化系統。網絡的覆蓋面已經包括了：主要辦公樓、教學樓、實驗樓、圖書館以及教師學生的宿舍當中，高校校園網建設也已初具規模。

1.2 辦公人員的計算機水平在逐步提高

高校是計算機普及率最高的系統之一，技術力量雄厚，管理人員的知識結構和水平相對較高，這就使高校實現辦公自動化具備了必備條件。高校里的人才資源使實現適合高校本身的軟件開發成為可能，隨著計算機的廣泛使用，單從辦公人員的計算機應用水平來看，也在逐步提高。各高校辦公人員，尤其是行政人員基本上都使用電腦辦公，電腦已經成為高校辦公、教學的一種必備工具。

1.3 辦公軟件越來越多，功能越來越強進

目前，就單純的辦公自動化軟件已經層出不窮，其各自的功能也越來越強大。在各大高校中，使用Office辦公軟件已經成為了辦公人員收發郵件的主要途徑，這一進步良好的推動以及奠定了辦公自動化系統的發展。此外，各高校相繼使用了教務管理系統、學生管理系統、圖書管理系統、后勤管理系統等，以方便學校開展工作，提高管理水平。

2 高校辦公自動化存在的問題

2.1 辦公人員意識薄弱，專業技術人員不足

目前，辦公自動化建設中最突出的問題就是辦公人員意識薄弱，表現在對辦公自動化的本質作用理解不夠深，對使用辦公自動化系統的緊迫性和必要性認識不夠。辦公人員習慣了傳統的公文處理模式，對其有較強的依賴性，不愿意主動去改變。另外，有些領導習慣了親自聽取工作匯報，直接書面審批，沒有充分認識到辦公自動化的優越性。提高辦公人員的辦公自動化意識，尤其要強化各級領導的辦公自動化意識，只有領導和辦公人員都有現代化的意識和觀念，才有可能加快辦公自動化的建設步伐。因此，就需要一支高效的技術隊伍，這是辦公自動化系統成功實施的可靠技術保障。

2.2 設備和資源不足

由于現有辦公自動化軟件沒有完全達到人們的要求，從而在一定程度上讓部分辦公人員產生了畏懼心理。于是人們對辦公自動化軟件提出了較高的期望，希望它使用方便、操作簡單。同時辦公自動化系統建設還需要一定的硬件條件。首先，要有局域網，辦公的電腦要入網。一個安全、穩定的局域網是辦公自動化系統運行的網絡保障。計算機基礎設施建設不完善，就要結合本校的實際情況，更新設備儀器，同時自行開發適用性強的辦公管理軟件，提高軟件的效率。

2.3 學校自身管理不夠，不夠重視

任何一個系統軟件的建設都是“三分技術，七分管理”，這就需要高校管理層是既懂信息技術和業務，又懂管理的人才。但是現在高校大部分高層管理人員缺乏專業的辦公自動化技術能力，要解決這個問題，首先要開展培訓。可以先給各個部門的管理員培訓，通過管理員對自己部門人員培訓，起到“以點帶面”的作用。其次，要建立與辦公自動化相適應的信息管理制度，逐步規范公文在辦公自動化化系統中的運轉程序，逐步取消部門紙質文件。同時要及時做好備份工作，對于需要存紙質的文件要做好存檔工作。高職院校的辦公自動化建設是一項復雜龐大、綜合性強的系統工程，沒有學校主要領導的重視推廣起來就會非常困難。辦公自動化的建設需要建設隊伍、經費和設備支撐。有了領導的重視，建設系統所需經費、技術隊伍、設備等問題才會迎刃而解。

2.4 網絡安全狀況堪憂

由于網絡的開放性，辦公自動化過程中還存在著數據安全、信息安全、電子簽名安全等方面的不確定性和危險性，一定程度上影響了高職院校辦公自動化的推進和發展。因此，在辦公自動化的推進過程中，一方面，要增強高職院校全體人員的保密和安全認識；另一方面，要通過各種技術，保證合法用戶的正常運用，從而在確保信息系統安全的前提下推動辦公自動化有效運轉。

辦公自動化系統建設是一項長期的工程，在發展過程中不可避免地會遇到一些阻力和問題。要實現從傳統的辦公方式向辦公自動化的成功轉變，我們必須要有足夠的思想準備，敢于發現問題，正視問題，解決問題，從而帶動學校的信息化建設工作。

參考文獻

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