科學的實施方法—ERP項目成功的關鍵

現在越來越多的印刷企業上線ERP，很多企業主認為只要買了一套軟件，就能解決管理問題。其實不然，企業的管理千差萬別，一套管理軟件如何在企業中生根發芽，跟實施方式息息相關。ERP項目是“三分軟件，七分實施”，實施的重要性可見一斑。筆者作為ERP項目的全程參與實施者，與北大方正電子有限公司的ERP實施人員一起推進項目，對實施的重要性有非常深刻的理解。

常州日報社印刷廠的印刷ERP管理系統自2008年6月開始實施，已經運行5年時間，ERP系統的思想、流程已經深深根植于日常管理工作中，系統不僅承載著整個企業的經營生產業務，還是企業高層進行各種管理決策和數據分析的依據。ERP系統已經成為管理中不可缺少的工具，并幫助企業取得了初步收益。而一套軟件如何在企業中生根發芽，并顯現效果，與當初科學的實施方法息息相關。筆者作為當時實施的全程參與者，在實施的整個過程中受益匪淺。

規劃流程的好處

傳統國有印刷企業的管理手段基本局限于職能管理，即不斷完善組織結構、崗位職責，定制度、定考核。通過人員崗位調整安排、獎罰來落實各項工作指標。而報紙印刷企業對客戶最有價值的是其核心業務流程，是承接、生產、交付訂單的流程，這個流程的運行效果體現在報紙時效、快速反應、質量和客戶滿意度等方面。

在前期流程規則過程中，我們企業以目標為導向，規劃出為了達到這個目標我們需要走什么樣的流程。流程設計完成后，我們再反觀整個流程，哪些是角色缺失的，哪些是流程的關鍵點。有缺失的補上，流程中冗余的精簡，重要的關鍵點重點關注。這樣我們就有了以管理目標為導向的流程，流程中配齊了角色和崗位，各個角色和崗位的職責也就相應跟上了，最后制定了保證流程獎罰措施。

通過流程的規劃，筆者作為參與者對企業有了更深的認識。這樣的方式對筆者往后的工作也起到了很好的啟發作用。

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系統流程與業務流程環環相扣

系統流程與業務流程若不能很好地結合，對于企業的應用只能有一個結果——各自是各自的流程，最終會導致系統形同虛設。

因此在企業規劃流程并實施的過程中，將系統流程和業務流程進行了結合，即在流程中為每個角色定義了要做的事，哪些工作為系統內操作，哪些工作為系統外操作。例如庫房管理人員的入庫操作，就規定了先查看采購單和送貨單是否一致，再進行實物的核對和現場的擺放，并進行記錄，最后在系統中進行入庫確認操作。

通過這樣的方式就把每個角色的工作又進行了一次固化，結合系統和業務流程，把系統操作當成了工作的一部分。最終配合系統流程和相關獎罰制度，把之前既定的流程在整個企業中固化下來。

下圖即為規劃的曬版流程（部分截圖），在這個流程圖中不難看出，我們規劃了與這個流程相關的所有角色的動作，黃色代表了系統操作，白色的為系統外操作，每個節點A1、B2等，都有相應的操作規程和制度。通過這種方式，把系統融入到了工作中。

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分模塊上線

ERP項目涉及到我們企業幾乎全部部門和流程，而一個管理項目的上線是一個循序漸進的過程，為了保證項目穩步推進，我們采取了分模塊上線的實施方式。先規劃上線模塊的流程，再制定每個角色的崗位責任制度，然后進行培訓和考核，最后上線，在上線的過程中，依據情況進行調整和改進，由此對模塊進行固化。在固化的過程中，可以進行下一個模塊的流程規劃。通過這樣的方式，步步為營、步步推進，循序漸進，企業在上線的過程中，能夠把握實施節奏，也省去了集中投入大量時間和精力。

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快速形成閉環

ERP的上線是破壞和替換的過程，需要將原有的業務流程和工作習慣打破，再用新的業務流程進行替換。從字面上看很容易理解，但是在實際的操作中難度就會變得很大。因為在替換的過程中，一定會涉及到新流程和老流程并行，新的工作模式替換舊的工作模式的情況。對于操作人員和部門主管來說，在替換過程中都是非常辛苦和不適應的。

因此我們設計了快速形成閉環的實施模式，即先將小的流程實現閉環，再將大的流程實現閉環。結合分模塊上線的方式，我們將新老流程的并行時間減到了最小，為系統的順利上線起到了至關重要的作用。

當然，實施過程中還有很多的科學實施方法，例如項目管理方法，時間管理方法等，在這里也就不再一一贅述了。

筆者認為，ERP項目在常州日報社印刷廠生根發芽、枝繁葉茂并在企業中產生效果，與項目的實施小組制定的實施方法和辛苦工作是密不可分的。當然，也只有擁有豐富實施經驗的北大方正電子有限公司ERP部門才能給我們提供如此多的實施理念和實施方法。在往后的系統維護過程中，我們還將把實施的工作經驗進行延伸和挖掘，讓ERP在企業的應用發揚光大。