關于檔案管理有效性的研究

摘 要：加強對檔案的有效管理對促進黨務管理工作的正常進行具有積極意義。文章簡要地闡述了檔案管理的重要性，重點對檔案管理中存在的問題與發(fā)展策略進行分析，以期為提高檔案管理的工作效率提供一定的參考意見。

關鍵詞：檔案管理；有效性；觀念

引言

檔案是黨在社會實踐活動中直接形成的、清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息，它對黨務的建設和各項管理工作都具有重要的意義，而且還是推進黨進步和發(fā)展的重要文獻資料。目前，在國內傳統(tǒng)的檔案管理工作中，只注重管理而忽視利用的問題普遍存在，從而導致了檔案管理有效性受到了不同的影響，故要加快檔案管理工作的理論研究和實踐，是為了提高檔案的管理，增大各類資源檔案的實際利用率。

1 檔案管理的重要性

檔案資源的收集和整理是現代檔案處理當中問題的關鍵所在，也是提高檔案的價值效率和含金量的主要手段。有效性是指完成策劃的活動和達到策劃結果的程度，而檔案管理的有效性是檔案管理的效用與效率的交集。對檔案管理來說，提高管理的有效性，必須同時提高效用與效率。檔案作為一種信息資源，作為黨務活動的真實記錄和一項基礎性工作，同時作為與黨同步發(fā)展的無形資產，在黨管理等各方面正積極地發(fā)揮應有的作用。規(guī)范化、科學化的檔案管理，是黨務必須做好的一項基礎性工作。因此，建立一套適應黨事務的特點、體現規(guī)范化、科學管理水平的檔案管理體系，對規(guī)避和抵御各種風險起到一定的積極作用。

2 檔案管理工作的現狀分析

2.1 檔案管理模式落后

傳統(tǒng)的文件檔案管理模式，是以保存在工作中產生的原始信息為主要內容。因此，傳統(tǒng)的檔案管理工作主要是以實現對文檔信息的保存為目的，同時，在特定的情況下為黨務人員提供歷史查詢依據。然而，隨著現代信息技術的發(fā)展，自動化檔案管理模式具有無可比擬的優(yōu)勢。檔案管理模式已經開始從手工管理模式轉向電子信息化管理模式，信息管理已經滲透到黨務活動的各方面。自動化管理模式在對有用信息的搜集與整理過程中，積極地突破了傳統(tǒng)檔案管理模式的缺陷。

2.2 人員專業(yè)素質不高，結構不科學

檔案管理是一個的科學化的工作，它需要高素質的人才，對它的各項管理工作需要一個科學的分布。但是，目前很多單位檔案管理工作人員招聘及結構分布不規(guī)范，專職及兼職人員職務不明確，從而導致了檔案管理的整體性紊亂，影響檔案效率。

2.3 檔案管理工作滯后

目前，當部門機構達到一定的規(guī)模后，其內部的檔案管理與上級發(fā)展就發(fā)生了脫節(jié)。檔案分散保管在各部門，使得檔案在整體上處于一個雜亂無章的狀態(tài)。同時，檔案在各部門的“信封式”的保存模式下，影響了檔案的查閱及其利用[1]。

2.4 檔案工作重視程度不夠，平衡保管條件相對薄弱

目前，黨政機關的很多部分工作環(huán)境已經有了一定程度地改善。但是，檔案管理工作在很多單位都是屬于幕后工作性質。因此，檔案管理工作無法得到領導的重視，從而造成檔案管理工作意識薄弱。此外，檔案保管環(huán)境也有待于改善。不少部門單位將所需要保管的檔案當成廢棄品一樣擱置在辦公室的角落或者雜物間。這導致許多檔案資料出現毀壞或者遺失的現象[2]。

3 檔案管理有效性的策略研究

3.1 改變管理模式，引進新的技術與現代化接軌

時代的不斷發(fā)展，檔案工作也應該與社會現代化管理接軌，以提高檔案管理工作的有效性。檔案管理部門可以開發(fā)自己本部門的數據資料庫軟件，實現辦公自動化，文檔一體化。同時，相關軟件的開發(fā)還有利于確保信息數據的泄密、遺失，從而提高數據的安全性和可靠性。現代信息技術在檔案管理工作中具有極大的優(yōu)勢。因此，黨務管理部門需要發(fā)揮自動化管理的優(yōu)勢，大力發(fā)展現代化的檔案管理系統(tǒng)，做到管理系統(tǒng)之間標準統(tǒng)一，接口便捷，傳遞順暢。同時，檔案管理部分還需要加大信息自動化建設的探究和更新，制作出一整套由資源的采集、過濾、存儲、提取、利用的流程，減少數據自動化管理體系與手工管理之間的矛盾。此外，信息自動化建設還有利于減少重復投入，避免工作成本無意義等問題的出現。

檔案管理部門需要在現代檔案管理理念支撐基礎上，對文件實行規(guī)劃化管理。通過建立科學合理的信息管理制度，加強對數據的有效整合。自動化檔案管理系統(tǒng)需要發(fā)揮信息化的特點，實現信息一體化和信息運用的自動化控制功能，提高信息的利用效率。現代化管理模式能夠有效地把信息管理的事后模式改造成信息資源培植與管理的即時模式，充分實現信息在檔案管理工作中的促進作用。

3.2 提高檔案工作人員的素質，優(yōu)化人員結構

提高檔案工作人員素質以及優(yōu)化黨務人員結構主要從兩個方面進行努力：在人員招聘方面，我們在聘用檔案工作人員時應該提高門檻，在確保業(yè)務能力的基礎下，還應具備良好的意識和管理能力，以做到少招精招，從而增大檔案管理。在職人員方面，單位需要對檔案管理人員進行定期地培訓，使每一個檔案管理人員熟悉檔案的分類工作以及國家對檔案保管的相關法律法規(guī)。檔案管理人員應該在“及時、完整、統(tǒng)一”的原則之下，做好檔案的收集及管理工作，完善檔案的內容，從而減少因為檔案流失而造成的損失。同時，優(yōu)化人員結構和提高檔案管理人員的素質還有利于提高檔案管理工作的效率。

3.3 提高檔案管理的重要性認識，改善檔案管理環(huán)境

為了促進檔案工作的規(guī)范化，消除檔案遺失毀壞等隱患，機關事業(yè)單位應進一步改善檔案管理環(huán)境。首先，我們應該積極地轉變觀念，提高檔案管理的重要性認識；其次，機關事業(yè)單位需要對檔案進行規(guī)范化管理，嚴格地按照《國家檔案法》所提出的標準進行管理。并根據“十防”檔案管理標準，一改以往管理雜亂無章、檔案管理不規(guī)范的現象。最后，機關事業(yè)單位還應建立完善的檔案管理網絡，實現高效、科學管理[3]。

4 結束語

綜上所述，檔案管理的有效性是一個長期的過程。因此，機關事業(yè)單位在實際的檔案管理工作中充分地認識自身的優(yōu)勢與不足，通過建立檔案管理的有效性指標，從而做到實事求是、與時俱進。做好檔案管理工作對促進機關事業(yè)單位的發(fā)展具有積極影響。

參考文獻

[1]賈士寶.以檔案管理科學化促進機關管理高效化[J].佳木斯教育學院學報，2010.

[2]呂海梅.機關事業(yè)單位檔案工作純在的問題及改進對策[J].工會論壇，2010.

[3]吳靜.機關事業(yè)單位檔案工作存在的問題及改進對策[J].辦公室業(yè)務，2013.