試論檔案室資料的歸納和利用

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人們對檔案管理的重視程度日益增強(qiáng)。檔案室的資料對相關(guān)單位的發(fā)展是十分重要的，下面我們就對檔案室資料的整理歸納和利用進(jìn)行敘述。

關(guān)鍵詞：檔案室；資料；歸納；利用

1 提高檔案管理人員的自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，增強(qiáng)對檔案的意識

伴隨著檔案案件的增多，在當(dāng)代社會使用到檔案的次數(shù)越來越多，以往的檔案管理模式和形式已經(jīng)很難滿足當(dāng)代社會對檔案的需要。所以，做能夠存儲資料并且能夠提供資料的檔案作業(yè)，尤其是在檔案管制作業(yè)的當(dāng)代，它的重要性也慢慢的正在體現(xiàn)出來。檔案作業(yè)的主要工作內(nèi)容也應(yīng)該從以往的單純保管升級到為符合現(xiàn)代化社會必須要檔案現(xiàn)代化管制中。檔案管制是檔案工作所追求的宗旨，它的重要性也正在一步步的體現(xiàn)出來。

提升檔案管制工作者的素質(zhì)，不光要提升工作者本身的工作能力以及知識水準(zhǔn)，還要從他們的政治思想以及實(shí)際工作能力方面進(jìn)行提升，加強(qiáng)對工作者的教育活動，訓(xùn)練出政治能力強(qiáng)、工作能力強(qiáng)、作風(fēng)硬的工作者，身為一名檔案工作人員要一直進(jìn)行學(xué)習(xí)、學(xué)習(xí)黨風(fēng)政風(fēng)、服從于黨的領(lǐng)導(dǎo)，顧全大局，改變之前的傳統(tǒng)思想，創(chuàng)新思想，提升自身的工作能力，以便能夠更加適應(yīng)檔案管制工作。工作者對檔案管制工作要進(jìn)行深入的研究，調(diào)查清楚現(xiàn)代化社會中對檔案的需求，對獲得的信息進(jìn)行整理歸納，提升管制水準(zhǔn)。并且也要提升檔案管制工作人員要嚴(yán)格遵守法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)開展工作，要明白檔案工作是整個(gè)組織中最根本的一項(xiàng)工作，了解到檔案的重要，清楚檔案是重要的信息來源。

加強(qiáng)檔案觀念，提升全部工作者對檔案的了解，以殯葬為例，殯葬單位加強(qiáng)檔案文化的教育以及檔案專業(yè)的教育?？梢越?jīng)常策劃一些和檔案相關(guān)的宣傳冊，散發(fā)到每個(gè)檔案管制工作人員手中，通過熟悉學(xué)習(xí)，檔案管制人員可以按照自己所了解的內(nèi)容對殯葬工作者進(jìn)行講解，讓他們清楚在行為活動中檔案的程序，讓每個(gè)工作人員都能夠清楚：殯葬結(jié)束之后，如果沒有根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)對殯葬資料進(jìn)行整理歸總，就不能說這項(xiàng)行為已經(jīng)結(jié)束了，只有等資料全部收集完畢放盡檔案中，才能說這項(xiàng)工作結(jié)束了。搞好殯葬檔案的歸納整理工作是殯葬工作人員自身素質(zhì)的表現(xiàn)。

完善檔案管制機(jī)制是很重要的，例如成立收集體系，保管使用體系、各項(xiàng)材料保管時(shí)間，能夠存檔的資格，同時(shí)把這些準(zhǔn)則規(guī)范都放在檔案館崗位遵守的標(biāo)準(zhǔn)以及考查內(nèi)容中，在提升全部工作人員檔案觀念，調(diào)動積極性的同時(shí)，還要成立檔案傳送、登記體系、實(shí)施狀況管制，假如出現(xiàn)了丟失的情況就能夠立即進(jìn)行補(bǔ)辦，保證材料的完整性。

因?yàn)槲茵^內(nèi)檔案作業(yè)不同于其他的工作，所以一定要按照我館內(nèi)的真實(shí)狀況成立檔案管制形式：信息一體化方式的管制，就表現(xiàn)的很重要。全館管制，不管在領(lǐng)導(dǎo)上還是管制上都必須要求各個(gè)組織一起聯(lián)合供應(yīng)資料。信息一體化的管制，是在現(xiàn)代化社會中新興的一種資料管制模式，能在很大程度上節(jié)省了時(shí)間、人力、物力，并且提供的資料能夠更全面，開展信息一體化是社會發(fā)展的必然。

檔案管制工作的最終宗旨就是使用，把其在經(jīng)濟(jì)以及社會方面的利益挖掘出來。所以企業(yè)中檔案作業(yè)一定是多方式、多方法的獲取資料，使檔案能夠?yàn)槠髽I(yè)每個(gè)工作過程都能夠有所幫助，尤其是提升管制水準(zhǔn)以及全面防利用檔案資料，為顧客供應(yīng)最好的服務(wù)。搜集使用顧客建議，清楚以及探索檔案的顧客建議資料，能夠清楚檔案資料的使用狀況，匯總經(jīng)驗(yàn)，提升檔案的使用效率。

在當(dāng)代的管制中脫離不了先進(jìn)的設(shè)施，但是現(xiàn)代化管制中一定要以規(guī)范化、程序化為根本。檔案作業(yè)規(guī)范化程序化的主要工作內(nèi)容包含檔案組成的形式、樣式、分類標(biāo)準(zhǔn)、著錄以及索引標(biāo)準(zhǔn)，文獻(xiàn)編寫標(biāo)準(zhǔn)等。

這些規(guī)范化、程序化的管制都需要依靠先進(jìn)的措施，特別是利用電腦進(jìn)行管制，光盤等先進(jìn)的措施，同時(shí)還必須聘任掌握高科技的技術(shù)人員。只有把先進(jìn)的設(shè)施、先進(jìn)的措施、高科技人員綜合起來才能夠把現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)的管制做到最好。

新的建檔方式是把檔案作業(yè)的現(xiàn)代管制為基礎(chǔ)，在工作中電腦設(shè)施、熟練操作電腦設(shè)施的人員缺少其中之一都不能順利完成工作。對文件歸檔管制，工作人員要熟練的掌握，不只是增加新的檔案規(guī)整方式，并且還要能夠熟練的使用電腦了解其知識。努力改善工作環(huán)境，盡量在最短的時(shí)間內(nèi)完成檔案的現(xiàn)代化管制。

要推動檔案信息化管制，不僅要具備先進(jìn)的設(shè)施，還應(yīng)該做到以下兩點(diǎn)：第一，加強(qiáng)信息思想以及信息精神，把以往的靜態(tài)檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)閯討B(tài)，做好資料資源的收集以及使用。第二，加快開發(fā)以及使用現(xiàn)在所擁有的資料資源。并且，使用現(xiàn)代化信息處理措施，對已經(jīng)擁有的每種資料檔案進(jìn)行歸類總結(jié)、儲存，增加檔案名稱資料庫、檔案內(nèi)容資料庫以及多媒體資料庫的成立。當(dāng)然增加電子歸檔以及人才成立都是不能缺少的條件。

因此，要想做好檔案管制工作就必須成立一支專業(yè)的人才隊(duì)伍，成立一支素質(zhì)高、工作能力高的隊(duì)伍是檔案管制工作長期發(fā)展的基礎(chǔ)。要增加對專業(yè)人士的教育，引進(jìn)各個(gè)方面的人才，能夠發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀的人才并且引進(jìn)，充實(shí)檔案管制的人員組織。

2 健全管理制度，建立全館一體化的管理新模式

因此在貫徹檔案各項(xiàng)管理制度的基礎(chǔ)上，制定專職檔案人員的工作職責(zé)以及借閱、保管、保密、利用和檔案工作考核檢查制度，以嚴(yán)密的制度規(guī)范檔案制作程序，保證檔案質(zhì)量，確保各種類別、各種載體的檔案集中統(tǒng)一管理，做到從立卷歸檔到保管統(tǒng)計(jì)，從檔案利用到鑒定銷毀，從檔案移交到獎(jiǎng)懲等每個(gè)環(huán)節(jié)都有據(jù)可依，為規(guī)范、高效地開展檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。

3 多渠道、多途徑收集文件材料，加強(qiáng)檔案利用反饋信息的管理

服務(wù)對象的差異，需求不同，形成了各自的特有的材料，因此收集材料的多少，價(jià)值的大小，直接影響現(xiàn)代檔案材料的利用率。

為從源頭上保證館檔案室收藏資源，我館反復(fù)多次修改歸檔范圍，保管期限，使之更加合理化，同時(shí)檔案的載體也實(shí)行多樣化，除紙質(zhì)外還包含了照片、錄音、錄像、實(shí)物等。

4 實(shí)現(xiàn)新形勢下檔案管理現(xiàn)代化，工作標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理工作現(xiàn)代化不僅是先進(jìn)設(shè)備的配置，還包括管理技術(shù)和管理思想的現(xiàn)代化，工作標(biāo)準(zhǔn)化。

5 加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

5.1 分清輕重緩急，循序漸進(jìn)

檔案管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案為社會所用而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進(jìn)行排隊(duì)將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會利用的效率。

5.2 分級次著錄，省時(shí)省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄即將那些反映問題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級著錄對那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力又提高了效率。

5.3 分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)

對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣?、地址、時(shí)間用案卷目錄直接錄入然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。