現(xiàn)代信息技術(shù)在辦公室資料管理中的應(yīng)用

摘 要：信息技術(shù)是管理和處理各種信息使用的技術(shù)的總稱，如今正在影響甚至改變傳統(tǒng)的管理模式。文章主要介紹了現(xiàn)代信息技術(shù)的內(nèi)涵、辦公室資料管理工作的特點，談?wù)摿爽F(xiàn)在信息技術(shù)在辦公室資料管理中的應(yīng)用問題。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；辦公室管理；資料管理

在機關(guān)和企事業(yè)單位中，辦公室是作為綜合協(xié)調(diào)部門和中心辦事處存在的，是整個單位中各個部門溝通聯(lián)系的紐帶，為機關(guān)和企事業(yè)單位各種工作的順利開展具有重要作用。而在辦公室的日常工作中，資料管理是一種最基本、最常規(guī)的工作。隨著社會的發(fā)展和科技的進步，現(xiàn)代信息技術(shù)已經(jīng)滲透到各個行業(yè)、各個領(lǐng)域，辦公室資料管理也不例外。文章就是討論在做好辦公室資料管理工作的背景條件下，如何運用現(xiàn)代信息技術(shù)，更好地完成辦公室工作。

1 現(xiàn)代信息技術(shù)的內(nèi)涵

信息技術(shù)的英文名稱是InformationTechnology，簡稱IT，指的是利用電子計算機和先進的通訊手段完成信息的傳遞、儲存、獲取、處理和顯示分配等工作，是主要用于管理和處理信息所采用的各種技術(shù)的總稱。它主要是應(yīng)用計算機科學(xué)和通信技術(shù)來設(shè)計、開發(fā)、安裝和實施信息系統(tǒng)及應(yīng)用軟件。信息技術(shù)主要包括四個方面：

1.1 感測與識別技術(shù)

這類技術(shù)的總稱是“傳感技術(shù)”，包括信息的提取、識別和檢測等技術(shù)，與通信技術(shù)和測量技術(shù)有效結(jié)合之后形成遙感技術(shù)，能夠加強使人能感應(yīng)信息的能力。

1.2 信息傳遞技術(shù)

基本上所有的通信技術(shù)和廣播技術(shù)都屬于信息傳遞技術(shù)，這種技術(shù)的功能是實現(xiàn)信息可靠、快速和安全的轉(zhuǎn)移。

1.3 信息處理技術(shù)和信息再生技術(shù)

信息處理技術(shù)主要包括對信息進行壓縮、編碼、加密等處理，在此基礎(chǔ)之上，還可形成新的更深層次的決策信息，這被稱為信息的“再生”。信息的處理技術(shù)和信息再生技術(shù)都是建立在電子計算機的強大功能之上的。

1.4 信息使用技術(shù)

這在信息過程中處在最后，主要內(nèi)容有現(xiàn)實技術(shù)和控制技術(shù)。

當(dāng)今社會，在經(jīng)濟和科技的飛速發(fā)展之下，信息技術(shù)已經(jīng)相當(dāng)完善，甚至發(fā)展成為一門綜合性很強的高科技學(xué)科。現(xiàn)代信息技術(shù)一通信、計算機、電子、光電以及自動化為基礎(chǔ)，集信息的產(chǎn)生、轉(zhuǎn)換、存儲和加工圖像、聲音、數(shù)字及文字信息等多種技術(shù)在儀器的高新技術(shù)的總稱。現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展，打破了傳統(tǒng)信息傳遞中時間和空間的限制，使得任何地點、任何時間獲取所需信息成為可能，在知識信息全球化的今天，基本已經(jīng)取代傳統(tǒng)管理模式，成為影響最大的學(xué)科之一。

在辦公室的管理工作之中，現(xiàn)代信息技術(shù)就是使用先進的技術(shù)，利用各種設(shè)備和信息系統(tǒng)協(xié)助人力完成各種工作，達到提升工作效率和工作質(zhì)量的目的。在辦公室資料管理工作中，現(xiàn)代信息技術(shù)的使用主要體現(xiàn)在收發(fā)文管理、會議安排、檔案管理、公文流轉(zhuǎn)、電子表格、文獻檢索、電子郵件等這些非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的處理和交換過程。

2 辦公室資料管理工作的特點

辦公室資料管理工作主要有四個特點：

2.1 具有及時性，資料文件的管理，是各類信息往來的形式，上傳下達。

2.2 具有指導(dǎo)性。辦公室需要管理的資料當(dāng)中，有許多都是國家政府的指導(dǎo)性政策和上級領(lǐng)導(dǎo)的批示文件，是下層開展工作必須遵守的依據(jù)，對這些文件的管理具有很強的指導(dǎo)意義。

2.3 具有廣泛性。辦公室資料作為信息的傳遞工具，涉及到的對象幾乎包含了機關(guān)或者企事業(yè)單位和外界的方方面面，就有很大的廣泛性。

2.4 具有連續(xù)性。辦公室管理資料還需要對所有工作進行總結(jié)，保證所有工作都能順利開展，具有明顯的連續(xù)性。

當(dāng)今辦公室內(nèi)的資料管理工作呈自動化、信息化發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)在其中得到了廣泛的應(yīng)用，比如辦公室資料管理就離不開各種辦公軟件。

實踐證明，辦公室資料管理工作的信息化、自動化建設(shè)離不開一流的現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用。從筆者多年的辦公室資料管理服務(wù)工作實踐來看，未來的辦公室資料管理離不開各類辦公軟件的支持。只有具備與時俱進的精神，在結(jié)合了辦公室資料管理工作特點的基礎(chǔ)上，充分有效地發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的作用，就可以有效地提高工作效率，促進辦公室資料管理工作的順利開展。

3 如何有效發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)在辦公室資料管理中的作用

只有與時俱進，用先進的科技武裝自身，才能跟得上時代的腳步，保證工作的效率。為了有效發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)在辦公室資料管理中的應(yīng)用，我們應(yīng)該做到以下幾點：

3.1 重視員工思想，爭取領(lǐng)導(dǎo)支持

隨著時代的發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)已經(jīng)在辦公室資料管理系統(tǒng)中普及，所以提高辦公室工作人員的信息化意識，促進辦公室資料管理工作由傳統(tǒng)方式向信息化的轉(zhuǎn)變。現(xiàn)代信息技術(shù)是一項高新科技，還需要落實經(jīng)費、制定管理制度等許多方面得到落實才能實現(xiàn)，這一切都要得到領(lǐng)導(dǎo)支持才能實現(xiàn)。

3.2 信息技術(shù)要結(jié)合辦公室資料管理工作的特點

在市場上，適用于辦公室資料管理的軟件有許多種，并沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，再加上辦公條件和辦公需求的差異，在對現(xiàn)代信息技術(shù)進行選擇的時候，一定要考慮辦公室的實際情況，添加傳真機、掃描儀、打印機和計算機等設(shè)備，將一流的現(xiàn)代化辦公帶進辦公室，取代傳統(tǒng)的辦公方式，實現(xiàn)資料收發(fā)、傳送、處理、調(diào)用和保存的一體化，提高工作效率和工作質(zhì)量。

3.3 重視制度建設(shè)，優(yōu)化資源配置

應(yīng)當(dāng)建立合適的制度，保證現(xiàn)代信息技術(shù)在辦公室的應(yīng)用有章可循。并且不斷優(yōu)化辦公室中的各種資源配置，組織管理人員完善機關(guān)或者企事業(yè)單位的信息化整體規(guī)劃，增強使用人員對信息辦公自動化的了解，提升辦公技能。信息化辦公的建設(shè)，實現(xiàn)了企業(yè)各管理部門和行政機構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)化，建立健全了各個職能部門的信息共享，管理人員在進行決策時通過信息數(shù)據(jù)及時、準(zhǔn)確地獲取，從而提高決策的準(zhǔn)確性和有效性。

3.4 提高辦公室資料管理員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)

辦公室資料管理工作的開展，是通過辦公室工作人員完成的。這就決定了辦公室信息化辦公系統(tǒng)的運行，與辦公室資料管理員的業(yè)務(wù)素質(zhì)息息相關(guān)。所以提高辦公室資料管理員的專業(yè)理論知識和操作水平，是現(xiàn)代信息技術(shù)能否在辦公室資料管理工作中順利的開展的重要因素。辦公室資料管理人員只有具有強大的信息素養(yǎng)，才能跟的上行政管理的信息化建設(shè)步伐。同時也要求機關(guān)或者企事業(yè)單位培養(yǎng)一定數(shù)量的高素質(zhì)、善服務(wù)的辦公室軟件開發(fā)與維護的員工，從而為辦公室資料管理的信息化建設(shè)提供有力的技術(shù)支持。

4 結(jié)束語

辦公室資料管理工作是行政管理工作最基礎(chǔ)、最核心的工作。因此要求辦公室資料管理工作者進一步解放思想、更新觀念，充分運用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)、門戶網(wǎng)站、辦公自動化等現(xiàn)代科技手段以及現(xiàn)代管理系統(tǒng)理論，全面提升辦公室工作效能，為提高單位的綜合管理水平和社會效益做出應(yīng)有的貢獻。

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