基于流程及系統優化縮短新產品備料周期的研究

【摘要】各行各業都有自己生產或服務的流程及相應的支持系統，如果對流程進行仔細的梳理，會發現很多可以優化和改進的機會。本文通過在企業中對流程和系統的優化，能夠有效地縮短需要改進的周期時間，為企業縮短周期、提高效率提供借鑒的思路。

【關鍵詞】流程優化；縮短周期；新產品備料

一、引言

隨著社會的不斷發展，各行各業的競爭越加激烈。如何能在短時間內完成新產品的設計、驗證、制造、推向市場這一系列的活動，是每個企業都非常關注的問題。誠然，產品越早上市也就越有可能獲得更多的市場份額，獲取更大的利潤。所以縮短新產品從開發到量產的周期也就成了各個企業在制定戰略目標時需要考慮的一個重要方面。如果將新產品開發到上市這一過程細化，又能找到很多關鍵的節點，比如新產品制造（指從圖紙變為實物的過程）周期的長短又會決定新產品開發周期的長短，而新產品備料周期的長短又會決定新產品制造周期的長短。本文以C公司為例，介紹在原有環境下如何通過優化流程及系統來縮短新產品備料的周期，為新產品及早上市打下基礎。

二、研究范圍的確定

C公司為國內某知名通信行業公司，是集設計、制造、安裝、服務為一體的大型企業，與多家通信運營商保持合作關系。在通信行業競爭白熱化的今天，如何能讓自己公司設計出的產品快速上市已成為各公司領導們關注的重中之重。另一方面，來自客戶的聲音也顯示出加快新產品投放市場的速度是非常必要的，如果新產品晚于競爭對手，則很有可能會失去相應的市場份額，為企業帶來非常大的的損失。

通過收集2012年1月至2013年4月份的數據并分析，新產品制造周期平均為70天。而占據整個制造周期80%的時間為新產品備料周期，因此縮短備料周期就能有效地縮短新產品制造周期。

三、詳細流程分析

通過16個月的數據分析，平均的物料準備周期在55天。這里物料準備周期是指從研發提供出物料清單（BOM）到所需材料全部入庫完成的周期時間。

首先，要將物料準備周期這一階段的所有活動加以描述和匯總，整理出較為詳細的關鍵環節流程圖，如圖1所示。在物料準備的流程中總共有16個環節，其中*表示該環節有重復確認動作。

圖1 物料準備周期關鍵活動流程

其次，在了解每一活動的詳細信息后，可以使用精益生產中流程改善的工具—價值流圖（VSM）對流程進行進一步分析。價值流圖中包含每一環節的周期時間，過程處理時間，完整準確率等相關信息，更便于分析出每一關鍵活動中存在的問題。

最后，結合流程圖及價值流圖將物料準備周期這一過程的流程進行細化，這樣更容易找到過程中的問題，并與過程相關方一起制定改進的措施，有效的降低整個流程的周期時間，避免全流程一起改進而出現的胡子眉毛一把抓的現象。

在詳細的分析了這兩個流程圖后，可以將物料準備周期全流程分為三個階段：

1.BOM分析階段，指研發提供BOM到檢查大倉庫物料轉庫；

2.物料采購及獲得樣品階段，指向物料管理部門提供采購清單到采購或樣品物料入庫；

3.物料轉庫階段，指從大倉庫獲得所需物料并完成轉庫物料入庫。

以上三個環節中，每一產品都會經歷第一個BOM分析階段。而根據產品的不同，后續可能只有采購或只有轉庫，就是說二、三兩個階段并不一定都要經歷。

四、流程中現存問題的確認

將流程分段以后，可以將之前收集的數據根據流程分段的節點進行統計。數據顯示第一階段的平均周期時間為18.4天，第二階段的平均時間為36.9天，第三階段的平均時間為7天，因第三階段可與第二階段并行，故可以忽略。

通過價值流圖分析出第一階段存在的問題有：

1.設計或是使用新物料時，研發部門的前期采購團隊獲得的物料相關信息未能及時傳遞到新產品物料采購團隊，致使新產品物料采購團隊要與供應商重復溝通已確定好的一些信息；

2.一些新物料的損耗率需由計劃人員與每個項目經理逐一確認，這種重復的溝通和等待增加了不必要的時間；

3.所有新產品涉及的物料狀態及需求數量均由計劃人員手工維護，同時，計劃人員還需根據維護的數據核算出每一產品詳細的缺料表，工作量巨大，且效率低下。

第二階段存在的問題包括：

1.項目經理填寫并提交的采購清單不能符合采購團隊的需求，有時對每一物料需要多次確認所填信息。

2.獲得的免費樣品未能實行有效統一的管理，造成樣品不能被充分利用。同時，樣品共享信息不暢通，就會出現雖有樣品但仍會采購的現象，不同項目間樣品未能充分的共享。

第三階段存在的問題包括：

物料進入公司大倉庫后，分送至新產品物料倉庫時無明確的規范及作業流程予以指導，致使有的物料會無故在大倉庫停留幾天后才被送出，這樣就增加了物料準備的周期，推遲了產品生產的時間。

五、溝通合作，確立解決方案

尋找到的這些影響物料準備周期的問題，根據各項問題所涉及的相關部門的不同，逐一開會討論、反復溝通最有效的解決方案，以縮短這些原因造成的時間浪費。

針對第一階段的問題，確定的解決方案如下：

1.與研發團隊溝通，爭取盡早獲得新物料的前期信息

a.由項目經理提供固定的BOM模板，模板中包含物料的前期信息欄位。研發人員在提供BOM時，可針對新物料填寫相關的已確認信息，如物料屬性、前期采購意見等，使新產品物料采購團隊能及時獲得已有信息，方便與供應商溝通及協商。

b.將新模板推廣至各個產品的研發人員處，統一按照規范操作。

2.與文檔中心溝通，解決新物料損耗率逐一確認

當BOM中有新物料時，需要文檔中心在系統中建立這顆物料后才可使用。在建立新物料時，由文檔中心人員收集新物料損耗率并維護在公共服務器上，計劃人員根據需要定期查看服務器上的信息，避免多次確認的情況。

3.與物料管理部門溝通，解決線下手工維護缺料表問題

由物料管理部門基于公司現有的物料管理系統開發一套適合新產品物料準備需求的運算系統，由物料管理部門每周提供缺料數據給計劃人員，提高效率減少差錯。

（1）針對第二階段的問題，確定的解決方案

與新產品物料采購團隊溝通，確立采購申請表的填寫規則及方法：

a.針對新物料由項目經理填寫全部信息；

b.針對已采購物料由項目經理填寫所需物料名稱及數量，其余信息以系統為準；

c.增加物料管理系統功能，即一鍵式查找并輸出物料全部信息，方便采購團隊操作。

（2）與IT團隊溝通，增強物料管理系統功能

在物料管理系統中建立樣品庫位，實施系統統一管理樣品，實現物料信息與實物的共享，這樣可以避免重復買料，提高樣品的利用率。

針對第三階段的問題，確定的解決方案如下：

與物料管理部門、質量部門溝通，解決物料轉入新產品物料庫時間過長問題：

與物料管理及質量部門確定并規范物料由大倉庫轉入新產品物料倉庫的流程，按規范操作，縮短入庫時間，避免物料入庫的無故停頓。

圖2 物料準備周期對比控制圖

六、解決方案效果的評估

為了確保方案的有效實施，將確立的方案落實到人，使各部門相關成員都積極地行動起來。經過近四個月的分析、討論、解決、追蹤，物料準備周期已有了明顯的縮短。第一階段由原來的18.4天縮短到了11.6天。第二階段有原來的36.9天縮短到了23.3天。整個新產品物料準備周期由原來的55.3天縮短到了34.9天，降低了將近37%。經過后續的23個項目跟蹤，這一周期的平均時間基本控制在35天。可以說通過流程的優化和系統的改進能夠縮短新產品物料準備的周期時間。物料準備周期對比控制圖如圖2所示。

七、結束語

縮短周期、提高效率一直是企業不斷追求與跨越的目標。通過本文的分析，可以看出在實際操作中有很多細微之處都存在改進的機會，只要用心去發現并堅持不懈的去改進，就會實現由量變到質變的飛躍。流程優化、系統改進將是幫助我們實現目標的兩把有力武器。

參考文獻

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[2]馬林，何楨.六西格瑪管理（第二版）[M].北京：中國人民大學出版社，2007：452-457.

作者簡介：翟欣娟（1982—），女，天津人，工程師，研究方向：信息系統與流程優化。