淺析會計電算化內部控制

摘 要：作為會計與信息化結合的產物，會計電算化也是實現會計數據信息化的必要結果和途徑。會計電算化在社會經濟中的運用越來越廣泛，作為內部會計控制的特殊形式──電算化會計信息系統環境下的內部控制，隨著IT技術特別是以Interent為代表的網絡技術的發展和應用，電算化會計信息系統進一步向深層次發展。這些變革為企事業單位帶來了機遇，會計電算化提高了工作的質量和效率，同時也給內部控制帶來了新的問題和挑戰。建立和完善企業的內部控制制度，才能充分發揮會計電算化的高效性及準確性，確保企業財產的安全，為企業經營決策提供完整的信息，創造更高的效益，為了企業內部控制制度在新的環境下不落后于形勢，建立一整套適合電算化會計系統的內部控制制度就顯得尤為重要。

關鍵字：會計電算化；內部控制；內部審計

一、電算化會計特征

1.信息系統的特征。電算化會計系統是指對會計數據的收集、存儲、處理與報告使用會計信息的管理信息系統，會計管理信息系統又是企業管理信息系統的一個重要子系統。

2.數據集中存放和管理采用先進的數據庫及數據倉庫技術，實現了數據分類集中存放，既保證了數據的可靠性，又可從此完全取消各種會計明細分類賬和對賬操作，實現數據共享。

3.“人機對話”模式特征。會計電算化不僅具有核算的功能還具有管理和控制的功能，尤其是預測和輔助決策的功能必須在管理人員的控制下完成。因此，電算化會計系統是一個人機交互作用的“智能型”的管理信息系統。

二、電算化會計系統內部控制的必要性

電算化會計信息系統的內部控制可以劃分為兩大類：一般控制和應用控制。它們都能用來預防、發現、糾正系統所發生的錯誤、舞弊和故障，使系統能正常運行。與手工會計系統相比，電算化會計系統也是計算機應用于會計信息系統所產生的特殊控制。在會計電算化信息系統中引入會計內部控制的意義在于保證會計信息的真實性和正確性，防范企業的經營風險，應對經濟全球化條件下來自國外的挑戰，適應互聯網時代發展趨勢以及強化審計工作的需要。

三、會計電算化對企業內部控制制度的影響

1.內部控制的形式發生了變化。

與傳統的手工賬務系統相比，電算化條件下會計信息處理方式和流程發生了變化，使會計工作機制發生了質的變化，內部控制由原先的單一人工控制轉變為人工控制和程序化控制相結合。

傳統手工賬工作流程：

會計電算化工作流程：

手工會計系統中，內部控制的方式主要是人員的內部牽制制度。企業的會計部門常按經濟業務的性質分為不同的職能中心或不同的工作崗位。在這一組織方式下，不同崗位的人員各司其職，彼此構成一個內部牽制網，十分嚴密，因而很少出現錯漏或舞弊的行為。而一旦出現問題，也可通過核查不同的責任者追究責任。這種職能的分割與人員的分工便形成了行之有效的手工會計的內部組織控制。會計電算化后，經濟業務的記錄和加工，手工會計的記賬、算賬、報賬全部由電子計算機自動完成，會計賬務的集中化處理，使會計部門傳統的內部控制措施如編制科目匯總表、憑證匯總表，試算平衡的檢查，總賬、明細賬的核對等自然而然地消失了，使得傳統的形式發生了很大的變化。

2.內部控制的對象和范圍發生變化。

由對人的控制為主轉變為對人、機控制為主的會計系統。在手工方式下，企業的經濟業務發生均記錄于紙張之上，會計信息以賬、證、表等形式存儲在不同的紙張上，并按會計數據處理的不同過程分為原始憑證、記賬憑證，增、刪、修改會計憑證或會計賬冊都可以從各自筆跡和印章上分清責任，很難不漏痕跡的加以修改或偽造。會計電算化后，會計憑證轉變為以文件、記錄形式儲存在電腦中，使會計核算無紙化，很容易不留痕跡地篡改和偽造，從而給內部控制帶來新的挑戰。由于計算機具有高速、穩定的特點，有很強的邏輯判斷和邏輯分析能力，加上電算化會計系統建立與運行的復雜性，在實現會計電算化后，內部控制的范圍相應擴大。其中包括一些手工系統中不曾有的控制內容，如對系統開發過程的控制、系統權限的控制、網絡系統安全的控制、數據編碼的控制以及對調用和修改程序的控制等。

3.內部控制的重點有所轉移。

控制方式由手工控制轉為手工控制和程序化控制相結合。在會計電算化系統中，原有的手工控制手段有些保留，但需要增設一些包含于計算機程序中的程序控制。實現會計電算化后，內部控制的重點轉移到對原始數據輸入計算機的控制、會計信息的輸出控制、人機交互處理的控制、計算機系統之間連接的控制等幾個方面，尤其是原始數據的輸入方面。電算化系統建立與運行的復雜性，要求內部控制的范圍相應擴大，其中包括一些手工系統中沒有的控制內容。如對系統開發過程的控制、數據編碼的控制以及對調用和修改程序的控制等，因而加大了內部會計控制的難度。企業原有的內部控制制度已不能適應電算化會計系統的要求，因此進一步完善企業內部控制制度已刻不容緩。

4.伴隨著現代網絡技術的發展，也要求加強內部控制的完善和發展。

網絡技術的應用給會計電算化系統帶來了極其深遠的影響。市面上目前應用的財務軟件，其網絡功能主要包括：遠程報賬、遠程報表、遠程審計、網上報稅、網上采購、網上銷售、網上支付等。建立在英特網（Internet）或企業內部網（Intranet）基礎之上的信息系統是一個開放系統，開放性為電子商務的便利提供了條件，也為不法分子竊取企業機密信息、病毒的傳播與黑客的攻擊提供了可乘之機，這一系列問題的解決離不開會計電算化內部控制制度的完善和發展。

四、會計電算化存在的問題

1.會組織管理控制不嚴帶來的問題。

操作權限控制是一種基本的內控手段，在電算化環境下，會計業務處理大部分由計算機操作，人為控制相對減少，削弱了會計審核功能。有些單位各崗位操作權限制度落實不到位，操作員可以以不同身份進入系統，使分工控制名存實亡。實現會計電算化后，大部分處理由計算機完成，電算化功能的高度集中導致了職責的集中，使得某些人員既可以從事數據的輸入，又可以負責數據的輸出和報送，從而加大了出現錯誤和舞弊的風險。此外，一些計算機操作人員對整個系統及控制措施比較了解，系統內部人員彼此也相互熟悉，往往不能嚴格執行一些安全保密措施，使得利用計算機進行貪污、舞弊、詐騙等犯罪活動也日益猖獗。

2.數據處理方式變化帶來的問題。

一旦輸入操作不當，將會引發明細賬、總賬乃至會計報表等一系列錯誤，造成輸出信息的失真。財務上的數據，是企業的絕對秘密，在很大程度上關系著企業的自下而上與發展，責任高度集中于電算化軟件系統，企業面臨巨大的系統風險問題，一旦系統數據被非法修改、拷貝或是系統程序控制失效，就會影響系統運行的穩定性和安全性，嚴重的可能會導致系統的崩潰，給企業造成不可估量的損失。此外，會計數據基本上是以一種開放式的關系數據庫格式保存（如FOXPRO、ACCES等）。只要懂得這種數據庫操作，就很方便進入賬套數據庫系統，從而進行非法篡改。在電算化會計下，權限分工的主要表現是口令的授權。口令不像財務印章那樣由專人保管，而是存放于計算機系統內部，一旦口令被竊取，便會帶來巨大隱患，比如會計人員被收買，竊取口令后非法核銷客戶的應收款或其他資料；銷售人員竊取口令竊得客戶信息轉賣給其他公司等。

3.財務軟件缺乏兼容性，系統內部銜接性差。

目前，我國通過評審的財務軟件較多，它們都是自行開發的操作平臺和支持的軟件，數據結構不同、編程風格各異，各軟件公司為技術保密，相互沒有交流和溝通，沒有業界的協議，自然也就沒有統一的數據接口，很難在不同系統上實現數據共享。例如，有的財務軟件有反結賬操作；有的財務軟件對機內已作廢的記賬憑證不保留痕跡；有的財務軟件要求年終結賬前要強制性備份等。在內部控制上作法不一致，這些功能上的差異，導致內部控制缺乏共性，致使內部控制難度大。

4.企業對系統日常維護能力差。

由于會計電算化涉及會計和計算機兩種專業知識，對會計人員提出了較高要求，而會計人員大多只具備會計專業知識，實際操作能力難以適應電算化環境下對內控的要求，給實施內控制度帶來困難。在我國，各級政府會計主管部門、社會辦學機構對財會人員進行了大量的電算化培訓，但這些都是初級知識，僅僅是最一般的電算化操作技術。財會人員上崗后，只能進行一般的電算化操作，很難適應日常維護、電算化管理、電算化組織與實施等高層次的電算化工作，會計人員電算化水平急待進一步提高，電算化中級人才培養迫在眉睫。

五、會計電算化內部控制制度建設

1.營造一個完善的內部會計控制環境。

這是整個內部控制系統的基石。具體來講，就是要盡快真正建立現代企業制度，實現產權明晰、權責清楚、管理科學、政企分開，從產權制度上保證內部控制制度的有效實施，使所有者能有效行使職權，加強對全體管理者所實施的監控；同時也使管理者能明確自己的職責權限，進一步強化對生產經營管理過程的監督與控制。總之，只有通過產權制度改革，建立現代企業制度，企業才會有動力去實施內部會計控制，內部會計控制才能發揮出其應有的作用。

2.加強對系統開發者的控制，增強系統安全性，提高軟件智能化水平。

這項控制不是在企業內部，而是體現在對軟件的要求之中。會計電算化系統的研制開發是一項系統工程，不僅涉及到諸多學科，如計算機學、會計學、系統工程學等，而且還涉及到其系統是否遵循當前的會計法規和財經制度的有關規定。系統應符合包括《會計電算化管理辦法》、《會計電算化工作規范》、《會計核算軟件的具備功能規范》、《會計法》以及《內部會計控制規范基本規范（試行）》等等相關的政策規定。系統開發者的控制是為了保證計算機系統的運行安全，避免由于外部環境因素導致系統運行錯誤的不安全隱患。財政部門在依據《會計電算化管理辦法》、《產品化會計核算軟件評審規則》、《會計核算軟件基本功能規范》等法規對商品化會計軟件進行評審時，在基本功能模塊符合規定的前提下，不能忽視對軟件內部會計控制的檢查，應使會計軟件公司明確自己的責任，嚴格規范會計軟件產品的程序系統在數據輸入、處理、輸出、傳輸和安全保護的控制功能。隨著網絡技術快速地發展，公司應加強網絡安全的控制，設置網絡安全性指標，包括訪問控制、身份識別、防火墻技術、對稱與非對稱加密技術、一次性口令、數字認證、數字簽名和網上支付技術等，并且針對公司的特定狀況，開發相應的技術來保護系統。同時，為了能夠根據會計資料，使用會計模型，運用會計方法對未來的生產、經營活動的各種備選方案進行優選，從而達到事前決策的目的，還應提高軟件的智能化水平。

3.加強會計電算化系統的組織控制，建立和完善會計電算化的管理制度。

在會計電算化系統中，建立有效的內部會計控制，首先要有恰當的組織控制。所謂組織控制，就是把系統中不相容的職責進行分離，即在系統中的各類人員之間進行分工，并用相應的管理規章與之配套。其目的在于通過設立一種相互稽核、相互監督和相互制約的機制來保障會計信息真實、可靠，減少發生錯誤和舞弊的可能性。目前，由于我國各類企業規模、管理方式及發展方向不同，因而電算化系統的組織機構設置也不同。組織機構設置，必須貫徹業務審核與計算機操作相分離原則、輸入數據準備與計算機操作相分離原則、輸出文件處理與計算機操作相分離原則、程序編寫修改與計算機操作相分離原則和程序和數據文件的保管與計算機相分離原則。

管理制度是保證實現會計電算化安全、準確、可靠的先決條件。一是要確定各種人員的職責范圍及其考核辦法；二是要訂立內部操作制度，制定口令密碼的使用和管理辦法，如機房、保衛、數據資料安全等方面應遵循的制度；三是要加強數據管理制度，數據存貯和處理相隔離，規定輸入、輸出、存儲、查詢、使用數據應遵守的制度；四是要落實會計檔案管理制度；五是要做好系統維護管理制度，規定系統維護的申請、審批和應完成的任務。

4.充分發揮內部審計的作用，不斷完善會計電算化內部控制。

電算化內部審計是內部會計控制的一種特殊形式，在某種意義上說是對其他內部控制的再控制。在會計電算化中，由于是“人機對話”模式的特殊形態，因而對內部審計提出了更高、更嚴格的要求。內部審計應包括以下幾個方面：（1）在系統運行的各個環節，都應有內審人員參與，定期檢查和測試電算化會計系統的工作情況，參與制定和監督執行相關管理制度，建議修改或選擇會計軟件；（2）對會計資料定期進行審計，電算化會計賬務處理是否正確；（3）做好數據保存，防止發生非法修改歷史數據的現象；（4）審查電腦數據與書面資料的是否一致，如查看賬冊內容，做到賬表相符，對不妥或錯誤的賬表處理應及時調整；（5）內審人員要定期檢測電算化系統的工作情況，對內部控制系統的健全性、適用性、可靠性進行評價和考核，看其是否能夠有效發揮控制作用，并針對其薄弱環節，提出改進意見，使之得以不斷完善。

5.加強復合型人才的培訓和從業人員的再教育。

拓寬渠道，培養人才，是提高會計電算化人才素質的關鍵。要進一步改革人才教育培養的相關制度，多方面、多形式、多渠道培養會計電算化所需各個層次的人才。相關的大、專院校，要根據時代需要，及時調整專業設置和培養方向，把握人才市場需求的發展趨勢。為社會培養既懂計算機知識，又懂會計和企業經營管理的復合型人才，重點掌握會計電算化應用軟、硬件的開發、改進、維護等問題。

隨著社會不斷的進步，科學技術不斷的發展。會計電算化后，從很大程度上改變了原手工會計下的內部會計控制的方式和內容。我們在高度重視會計電算化人才開發與培養的同時也要相應的提供大量的財力和物力，打造一支高素質、高標準、高水平的會計電算化專業隊伍，為了建立比較完善、科學合理、具有可操作性的電算化會計信息系統環境下的內部控制制度，要圍繞內部會計控制目標，結合電算化內部會計控制的特點，提出更高的控制要求，選擇新的更多的控制對象，采取更好的控制方式，堅持以人為本的原則，有效實施內部控制，進一步完善會計電算化內部控制體系。

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