ERP對企業采購管理的影響

摘 要：采購對企業經營有著重要的意義，對生產和成本控制有著極大的影響。21世紀傳統企業采購模式存在問題更加顯著，如沒有統一的有效供應商管理體系和評價標準、沒有建立對采購供應狀況不確定性變化的跟蹤和管理機制等問題。通過剖析傳統采購管理中存在的問題，探討采用ERP手段對傳統采購模式的影響。

關鍵詞：采購管理；ERP；成本控制

中圖分類號：F270 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2013）21-0016-02

引言

20世紀以來市場環境發生了巨大變化，企業針對客戶需求不斷加快技術、產品更新速度，以便快速滿足客戶的需求。企業間更加注重上下游之間的供求合作，追求成本、質量和時效的競爭優勢。

企業采購成本一般占總成本60%以上，且采購成本對最終產品成本、利潤率都有很大的影響，所以說采購是控制成本、提升競爭力的必然措施，是企業獲取利潤的重要一環。且采購的速度、效率、訂單執行情況，將直接影響到企業能否快速靈活地滿足下游客戶需求。此外，采購不當還會造成庫存積壓等諸多問題，給企業經營帶來問題。

可見企業要在白熱化的競爭中求生存、謀發展，不僅要在研發、銷售、制造上尋找改進點，而且也需要在物流采購上挖掘潛力。企業只有下定決心，依靠信息技術，對內部流程進行優化重組，才能不斷提高企業的核心競爭力，在全球化的市場競爭中立于不敗。

一、ERP相關理論

ERP（Enterprise Resource Planning）即企業資源計劃，是MRPⅡ思想的延伸，集合了企業內外部資源進行有效計劃與控制，整合了企業管理理念、業務流程、基礎數據、人力物力、計算機硬件和軟件于一體的企業資源管理系統。該管理思想是由美國著名計算機技術咨詢和評估公司Gartner Group In.公司提出的一整套的企業管理系統體系標準，是基于制造資源計劃（Manufacturing Resources Planning，簡稱MRPⅡ）發展而來，以實現信息流、物流、資金流、價值流和業務流有機集成和提高客戶滿意度為目標，計劃與控制為主線，網絡和信息技術為平臺，集客戶、市場、銷售、采購、計劃、生產、財務、質量、服務、信息集成和業務流程重組為一體面向供應鏈管理的現代化管理思想。

ERP的發展經歷了四個階段：訂貨點法、MRP理論、MRPⅡ（制造資源計劃）階段、ERP管理理論。ERP管理手段雖然核心仍為MRPⅡ，但其功能和技術已完全超越了MRPⅡ。MRPⅡ實現了企業內部資源的合理配置，ERP在其基礎上綜合考慮供應商、制造商、分銷商以及客戶各方面從供應鏈角度管控整個公司的業務節點，遵循管理加IT核心思想，以供需鏈管理、計劃主線作為管理綱要，對整個供需鏈進行有效地管理。其有效性體現在：對整個供應鏈資源進行管理的思想，精益生產、同步工程和敏捷制造的思想，事先計劃與事中控制的思想。

二、企業傳統采購模式存在的問題

隨著信息時代發展，傳統企業采購方式已跟不上現代企業發展，本文從內外部兩角度描述企業日常采購中出現的問題：

1.業務信息共享程度弱是傳統采購模式下最突出的缺陷。企業信息系統設施落后，內部信息溝通不暢，嚴重阻礙采購部門與其他部門的信息交流，導致采購部門不能及時獲得其開展采購活動的有效信息。主要表現在：（1）對供應商資源的共享。由于采購活動大都通過電話及面談的形式進行，沒有文字記錄，采購和供應商信息基本上都是由單個業務人員掌握，缺乏信息的共享。該情況直接導致業務可追溯性弱，一旦出現問題很難調查；采購執行取決于個人，人員離職對采購業務的影響會很大；缺乏對供應商資質的評審和歸檔記錄管理。（2）對物資信息的共享。采購工作量較大且業務繁雜，這種情況下采購人員為了確保采購計劃的準確就要花費時間查詢庫房，而由于信息不對等會出現溝通效率低下的情況。（3）不能及時跟蹤采購合同。無法有效地對采購訂單、物流狀況、訂貨周期進行嚴格控制，使得采購與生產需求之間產生偏差。（4）整體資源的共享弱。沒有建立對采購供應狀況變化的跟蹤與管理機制，再加上一些企業將銷售和采購職能合并，缺乏必要的監督和控制。供應部為了保證原料供應，增加庫存，給企業帶來更多的庫存。（5）大型跨地域企業總公司對于下屬子公司的采購控制管理不力，更無法統一采購來提升采購質量。

2.企業對外部供應商沒有建立有效的管理體系和評價標準，對于采購的控制往往是事后進行。企業許多業務由于事前無法監控，采取事后控制手段，造成了很多本可避免的損失，尤其當企業跨地域，事前控制意義就更加明顯。采購供應系統與外部交流較差，無法使企業供應系統和各個供應商保持統一的生產使用計劃。企業與供應商缺乏緊密的戰略伙伴關系，更多僅用比價的方式，選擇價格最低的作為自己的經銷商，導致企業采購的短期化、不穩定。

三、ERP促進采購管理改進的方式

為解決企業采購供應體系諸多問題和舊體制所帶來的弊病，對采購供應體系進行以ERP平臺為依托的全系統的業務流程重組，充分利用先進的ERP管理思想給企業管理的機遇。

1.將采購工作流程化，各職能分離，有效控制采購流程。ERP系統將屬于庫存的職責從采購管理中分離出來，提供請購、訂貨、到貨、發票、結算完整的采購流程。庫存管理包括入庫、出庫、調撥、盤點等在內的管理，有效地跟蹤庫存的出入庫情況，分析庫存的狀態，達到庫存精細化控制的目的。還提供預警機制，監控庫存動態，為庫存進行分析提供依據。庫存管理部門盡可能地結合生產消耗制訂相關庫存補充計劃，以此制訂相應的采購計劃。

2.明確職責實現了采購資金的管控。通過模塊設計將物流和資金流管理分離，將通知付款職責明確至財務部門，體現資金流隨著物流而動的管理思路，避免對供應商付款的人為因素，提高了采購透明度，同時限制了盲目采購。系統還提供詳細的采購應付款、付款情況報告，且進行賬齡的分析，對與供應商的往來款項進行管理，實現資金高效使用。

3.使信息高度共享。其將之前手工采購相關信息變為系統中的采購單據，增強了采購的可追溯性，減少了業務操作中人為因素對采購工作的影響。通過詳細的供應商信息記錄，代替傳統單據記錄、手工分析，節約了時間與成本，且增加了選擇的正確性。使用ERP系統，增加了內外部的交流，與采購商之間的協調性增強，最終達到協同商務的目的。

4.提供了良好的采購全面的控制體系。首先，采購前嚴格把關采購審批。ERP系統對不同職責采購種類和采購金額上限進行控制，對超額的采購單傳達給主管領導批示。其次，監督人員通過ERP及時發現采購業務處理中的問題，終止和暫停業務，減少或者杜絕問題采購訂單的發生。此外，對原料的數量、質量在采購前中后達到很好的控制。對于已采購入庫原料進行檢測，不合格原料不僅退回供應商，且加入供應商不良信用記錄，記錄達到一定程度將其加入黑名單，為今后采購提供參考依據。最后，企業使用ERP進行管理，將采購單、入庫單綜合起來對到貨、質檢、計量、評價、入庫實行有效制約，使采購結算、質量控制、入庫管理共同協作。

5.實現了對采購周期、庫存的有效管控。庫存信息指導采購部門按照庫存變化安排采購數量和批次，且通過與戰略供應商共享庫存信息，及時提醒供應商補貨。更高階段還可采取供應商管理庫存模式，減少庫存占用流動資金以及庫存成本，最終實現JIT模式。

總結與啟示

隨著信息技術在企業發展中的應用，企業對運用信息系統來加強公司管理水平、加快企業發展越來越重視；同時，由于金融危機影響，中國企業面臨成本上升的挑戰，如何有效地控制生產成本也成了企業考慮的問題。ERP系統在企業中的應用使采購業務流程化，建立統一的采購評價標準，不僅提高了采購的準確度和效率，同時降低了企業經營成本。ERP通過物流與資金流的分離，實現了企業資金的高效應用，信息高度共享，減少了由于人員變動等因素對企業采購工作的影響，提高了對采購活動的監督控制，避免了采購訂單出現問題。

而通過對供應商的管理制度，為供應商的選擇提供標準，對供應商的管理提升了一個臺階，為企業采購行為提供了前中后的控制基礎。通過與供應商建立良好的雙贏合作關系，提升物資供應的穩定性，減少企業因市場供應緊缺而產生的生產管理問題。

總而言之，企業通過ERP的實施和良好的使用，可以更好地達到對采購活動的業務控制與成本控制，這將對企業的發展起到積極的推動作用。所以企業應當積極采取現代化、信息化的手段來處理企業日常采購活動，以采購為起點，優化整個企業經營流程，以現代ERP的思想來管理整個企業，使企業發展更上一個臺階。

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[責任編輯 劉嬌嬌]