高校檔案管理的現狀及其發展方向

引言：本文探討了新世紀高校檔案管理工作中所存在的問題及解決目前高校檔案管理中存在的問題的對策。檔案是指組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。高校檔案是高校改革和發展歷程的真實見證，是高校從事教學、科研、黨政管理以及其他各項活動直接形成的對學校和社會有保存價值的各種文字、圖像、聲像等不同形式的歷史記錄和原生信息，它在高校的人才培育和科學研究諸多領域發揮著基礎性的作用。高校檔案管理工作是辦好學校的重要基礎工作之一，也是衡量學校教育質量和管理水平的一個重要標志，而隨著網絡信息化時代的到來，使檔案管理工作的內涵發生了深刻的變化，高校檔案管理工作也步入了網絡信息化時代。高校檔案管理信息化是高校檔案管理工作發展的大勢所趨。

一、高校檔案管理工作的現狀和不足

目前我國高校的檔案管理工作現狀不容樂觀，檔案管理水平還沒有跟上高校事業的發展，大部分高校仍然停留在傳統的管理模式上，仍然存在很多問題，還需不斷完善和解決目前檔案管理工作中出現的問題。

（一）高校檔案管理工作的檔案意識和服務意識薄弱。對檔案的歸檔和建檔重視不夠，檔案的建立與高校相關職能部門密切相關，而檔案的歸檔規定大多數高校并沒有制定，或者有些高校即使制定了相關規定，但并沒有去執行。而高校檔案管理人員的服務意識較為薄弱，業務工作發展缺乏積極性，不少檔案人員滿足于現狀，管理手段落后，方法簡單，你用我調的傳統服務方式如檔案的接收、分類、歸檔、保管等工作，其服務的價值未能在工作中體現，不能滿足學校發展的需求。

（二）高校檔案管理工作缺乏長期性和連續性。在學校領導管理期間，學校的檔案管理為檔案的達標升級工作。達標工作在短時間內取得了一定的成效，但達標之后，就出現后力不足，缺乏應有的長期性和連續性。很多干部對檔案管理工作的認識存在誤區，認為檔案管理工作可有可無，對檔案在學校的重要作用缺乏足夠的認識，甚至還有人認為檔案室就是存放資料的倉庫，最終造成檔案工作流于形式，起不到應有的作用。

（三）檔案管理工作不夠規范。長期以來，由于各種原因，檔案工作主要為政治服務，高校同樣不例外。檔案管理方式主要以行政為主，缺乏制度化的管理程序。從檔案內容上看，教學、科研和具有網絡信息時代的科技含量高的檔案材料所占比例小，會議檔案和文書檔案等行政管理方面的較多。

（四）檔案管理硬件設施落后。大多數高校對檔案工作不重視，對檔案管理工作的經費投入不足，檔案管理設施落后，辦公條件差，檔案室庫房和所配備的計算機、打印機、掃描儀等設備與其他職能部門所配備的設備相比都相當落后和簡陋，檔案現代化及檔案保護設備配置不全，嚴重影響了檔案管理保護及服務工作的正常開展。

（五）檔案管理手段落后，信息化程度不高。目前，多數高校的檔案管理工作仍然采用傳統的手工管理方式，工作效率低下，在網絡信息快速發展的今天，這種管理方式越來越難以適應時代發展的要求。還有一些高校雖然也建立了檔案信息數據庫，但還處于簡單的數據統計階段，離高水平的數字化管理還存在很大的差距。

二、高校檔案管理的發展方向

（一）建立檔案管理體系，使學校檔案工作形成網絡化管理。學校各級領導要重視檔案工作，這是做好檔案工作的關鍵。建立部門領導負責制， 這是做好檔案工作的保證。確定兼職檔案員，這是做好檔案工作的基礎。

（二）加強制度建設，建立健全檔案管理制度，使檔案工作標準化、制度化、規范化。國家教委頒發了《普通高等學校檔案管理辦法》、《高等學校檔案實體分類法》與《高等學校檔案工作規范》等法令法規，它們是高校檔案管理工作的指導性文件，各高校必須根據這些檔案法規，從各高校的實際情況出發，制定出能指導本校檔案工作全面合理的各項規章制度，對學校的所有檔案資料，如何管理做了詳細明確的規定，它是檔案管理工作的指導性制度，這樣既保證了檔案資料的完整性、準確性，也保證了檔案資料的規范化和科學化。

（三）加強檔案隊伍建設，提高檔案人員素質。高校檔案隊伍是指各高校檔案部門專職檔案人員及各職能部門、各系（院）的兼職檔案人員。由于檔案工作人員地位低、待遇差、升遷慢，所以檔案人員尤其是兼職檔案人員變化較快，檔案隊伍很不穩定，嚴重影響了檔案工作。這就要求我們一定要重視和加強檔案隊伍建設，不斷提高檔案人員素質。

三、重視部門立卷工作，狠抓基礎環節

《高等學校檔案工作規范》明確指出：部門立卷是高校檔案工作的基本制度和基礎。因此，學校各級組織必須重視部門立卷工作。

1.重視發揮高校檔案部門的業務指導作用。高校檔案部門要經常深入到各部門、各系（院）指導兼職檔案人員立卷工作，發現問題，及時予以糾正，把指導工作經常化、制度化。

2.各部門、各系（院）領導要高度重視立卷工作，熟悉立卷工作業務，明確立卷工作職責，經常督促檢查立卷工作。

3.各部門、各系（院）兼職檔案員要重視部門立卷工作，做好立卷工作的每一個環節。（1）重視平時的收集工作，嚴格按照收集范圍，在從事教學、科研、管理各項活動中形成的各種文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料，隨手就及時收集保存起來，以防漏存、遺失，確保檔案資料完整性。（2）重視整理工作，整理工作必須按照檔案歸檔范圍和保管期限表的要求，科學分類，合理確定保管期限，以防出現分類與保管期限混亂的現象發生，確保檔案的保管與利用。（3）重視檔案裝訂工作，嚴格按照裝訂要求，編排頁號要規范，填寫卷內目錄要規范，裝訂要規范，以防空頁和資料紙張大小不統一，確保檔案案卷質量。

四、加強檔案館室建設，提高檔案現代化管理水平要加強檔案館室建設

根據《普通高等學校檔案管理辦法》要求，必須設立專用的符合檔案管理要求的檔案庫房，檔案庫房建設要符合《檔案館建筑設計規范》，做到辦公室、閱覽室和庫房三分開。

1.要滿足檔案館室設備需求，配置恒溫、恒濕設施及復印、錄音、照相、錄像、計算機、掃描儀、檔案自動化管理軟件等設備，實現電子計算機管理，建立檔案館網站，并與高校校園網、國際互聯網連接，使檔案管理走上了現代化軌道。

2.加強檔案館室安全保護設施投入，一方面配置防火防盜裝置，另一方面加大檢查力度，保密檢查、消防檢查和安全檢查，制定預防和處理突發事件的工作預案，確保檔案安全。

五、加強檔案利用工作，積極開展檔案研究

檔案部門收藏檔案的根本目的，就是滿足廣大檔案用戶對檔案信息資源的利用要求。高校檔案就是要滿足廣大教師和學生的需求。首先要制定檔案利用辦法，設立檔案閱覽室，及時、準確、全面為教職服務。其次，加大檔案開發力度，利用檔案資料編寫學校大事記、年鑒、制度匯編等工作，為學校的建設和發展服務。第三，要積極開展檔案研究工作，積極開展檔案管理研究工作，參加課題研究，撰寫論文，提高檔案人員對檔案工作認識，提升檔案管理水平。

（作者單位：包頭醫學院）