信息技術應用于干部檔案管理的思考

隨著信息技術的不斷發展，信息技術在人們的日常生活和管理中得到了極為廣泛的應用。特別是隨著多媒體技術、觸摸屏技術和攝像技術等的廣泛應用，為文件的形成和保護儲存等產生了深刻的變革。檔案作為一種特殊的文件形式，也受到了比較大的影響，特別是在檔案的收集、整理和管理等方面產生了重要的變化。

一、現代信息技術對于干部檔案管理的重要性

隨著現代科學技術的不斷發展和進步，人類社會已經逐步的邁入到信息化時代。信息技術成為了人們工作和學習中的重要組成部分。傳統的檔案管理也逐漸的向信息化方面轉變，電子技術作為一種新的管理方法有效的提高了檔案管理的質量和效率。和傳統的檔案管理方式相比，電子檔案能夠將所有的資料轉化為電子數據，通過信息技術存儲在電子計算機中，而且不會占用比較大的空間，這為檔案管理提供了足夠的便利。通過對傳統的檔案資料建立電子檔案，可以實現電子檔案的一體化管理工作。所有的檔案資料在轉化為電子數據之后就可以直接存儲到檔案數據庫中。工作人員再按照一定的要求對這些電子資料進行整理和分類，完成資料的歸檔，從而使檔案管理工作實現一體化。

能夠不斷的提高檔案管理的利用效率。通過信息技術建立相應的電子檔案管理系統，可以對所有的檔案資料進行管理。所有的資料都包含在檔案管理系統中，這些信息可以按照一定的使用權限向不同的部門進行開發，能夠達到資源和信息的共同分享的目標。想要使用檔案的部門或者個人，可以不必要親自到檔案局去查詢檔案資料，只需要借助計算機網絡就能夠進行查閱。這種使用方式可以不受時間和空間的限制，有力的提高了檔案的利用效率。

干部檔案管理涉及到多個工作部門，包含了干部任免、干部管理、干部統計、干部教育等方面的內容，同時和干部考察和考核等工作也有密切的關系。因此在干部檔案管理中通過使用現代信息技術，完成對信息的采集、使用和維護等方面的工作，使檔案管理工作能夠科學、規范、有序的進行具有重要的意義。隨著信息技術的不斷發展和普及，信息技術在檔案管理部門的使用已經成為了不可逆的潮流。在信息化時代，檔案管理部門要加大投入，緊緊跟隨時代發展的要求，建立相應的現代信息檔案管理隊伍，提高檔案管理水平和效率。

二、信息技術在干部檔案管理中的應用

檔案管理的內容范圍涵蓋非常的廣泛，在傳統的檔案管理中，基本上所有的工作都是由管理人員手工完成的。為了與時俱進，不斷的提高檔案管理的質量和效率，需要在干部檔案管理中引入現代信息技術。

1、檔案管理系統在檔案管理系統中的應用。檔案管理系統是一種具有現代化技術的特點的先進管理系統，在其中具有包含了大量的現代信息技術。例如系統的數據庫可以應用SQLSerever12進行編寫，在客戶端可以應用IE瀏覽器。檔案信息管理系統一般都有多個不同的模塊組成，這些模塊的設計也涉及到了現代信息技術。各個模塊可以通過信息技術相互聯系，發揮自己各自的功能，從而組成一個比較完整的系統。信息技術為檔案管理建設提供了足夠的技術支撐，為檔案管理提供了足夠的便利。

2、信息技術在檔案管理中的具體應用。信息技術在檔案管理中的具體應用主要表現在以下內容上：檔案文件目錄的存儲、復制和檢索；檔案內容相關信息的存儲和檢索；檔案借閱管理和咨詢；檔案文件信息備份和相關統計工作。此外還有檔案關鍵詞指引、檔案文書立卷管理，檔案庫房管理和保護，系統數據維護和傳輸等。

3、在檔案備份和恢復中的應用。隨著信息技術的發展，電子檔案逐漸得到了人們的重視，電子檔案具有一系列比較突出的優點，在保存檔案方面具有獨特的優勢。但是也存在無法忽略的缺點，電子檔案受外界的影響比較大，容易發生丟失或者損失。特別是網絡安全問題十分的猖獗，對電子檔案的信息管理帶來了安全上的隱患。如果比較重要的檔案信息發生損失或者泄露，將會帶來比較嚴重的后果，對電子檔案備份成為了檔案管理中的重要內容。對電子檔案備份常常需要一定的硬件和軟件，如系統軟件、工具軟件、應用軟件等，還需要一定的備份策略等。目前常用的備份硬件主要有硬盤、光盤等，硬盤作為一種發展比較成熟的存儲電子產品，具有存儲容量大，存儲質量高，可以進行必要的更改等一系列突出的優點；光盤雖然其成本比較低，但是由于存儲容量比較低，而且其保存條件比較高，對信息的修改有一定的限制等方面的劣勢，降低了其可靠性。此外，還需要對檔案管理系統的數據庫進行備份，這也是檔案管理中的一項重要工作，它關系到了檔案管理系統數據庫的安全恢復和重建等。

把現代信息技術應用在干部檔案管理中，大大的豐富了檔案管理的內容，同時也提高了檔案管理的質量和效率。對于檔案管理人員來說，要自覺的利用現代先進的工具展開日常工作，使檔案管理工作從傳統的業務型轉到多元化知識型轉變。

（作者單位：梨樹縣物價局）