淺析高校檔案管理工作的現(xiàn)狀與發(fā)展

引言：本文通過詳細介紹了我國高校目前的檔案管理現(xiàn)狀，總結了其中發(fā)現(xiàn)的一些問題，探討了高校檔案管理工作對于高校科研、教學等的重要意義，明確了在新形勢下對于檔案管理人員的一些新的要求，分析了提升高校檔案管理水平的關鍵思路，提出了幾點改進措施。

1.概述

檔案是高校在一系列教學活動中形成的具有查考、利用和保存價值的文字、圖表、實物、聲像等不同載體形式的原始記錄，是高校履行人才培養(yǎng)、科學研究、社會服務功能和開展各項活動的最直接記錄，是教學工作成果的重要載體，能全方位反映高校的實際辦學實力和水平。檔案的收集、整理、保存和利用也是教學管理工作的重要組成部分。隨著高等教育和信息化技術的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方式已不能滿足信息化時代的要求，高校應該結合教學管理的變化和檔案工作的特點，加快推進檔案的管理工作改革，提高檔案工作質(zhì)量。

2.當前我國高校檔案管理的現(xiàn)狀

高校中某些領導，對教學檔案管理工作重視程度不夠。從機構設置、資金投入、人員配置和關注力度等都較為薄弱。不少高校只把資源用在與辦學或能產(chǎn)生經(jīng)濟效益相關聯(lián)的項目上，而對檔案管理很難引起高度的重視。

各級領導、科研人員和科研管理部門由于受經(jīng)濟利益等的影響，往往忽視了檔案管理的重要性，絲毫沒有認識到檔案管理在整個科研工作中占著舉足輕重的作用。檔案管理混亂、不規(guī)范，導致部分檔案材料沒有及時收集歸檔，或者臨時收集的材料類別混雜，需要時難以發(fā)揮檔案服務作用。完全沒有自身的檔案管理辦法，或者根本就沒有按照檔案管理要求去實施檔案的管理。

受高校大環(huán)境的影響，部分高校檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，管理意識較薄弱。檔案管理隊伍中，真正畢業(yè)于檔案管理專業(yè)或相關專業(yè)的人員十分缺乏。歸檔材料質(zhì)量不高，科研檔案原始性、完整性、系統(tǒng)性較差。使大量原本就不應該歸檔文件材料卻按檔案的方式進行管理，浪費了寶貴的人力物力等檔案管理資源。

檔案管理人員工作意識落后，工作態(tài)度消極，使得檔案歸檔工作的業(yè)務掌握不熟練、不認真、不嚴格。高校檔案收集的準確性與完整性是保證歸檔材料質(zhì)量的前提。一些重要文件沒有正規(guī)行文，文件整理沒有保持文件之間的有機聯(lián)系。不僅直接影響了檔案本身的質(zhì)量，也大大削弱了檔案的參考憑證作用，為未來的利用埋下后患。

3.檔案管理對于高校科研教學等日常工作的重要性

隨著高校教學和科研事業(yè)的不斷深入和發(fā)展，在其學科體系、制度體系和日常管理不斷完善的趨勢下，檔案的重要性越來越突出。檔案是高校教學質(zhì)量評估的重要依據(jù)。

高校檔案是教學、科研知識資源的存儲載體，詳細記載了高校科研活動的全過程和具體成果，所以分析檔案管理中所存在的問題，并找出有效地方法解決問題，這對提高高校科研檔案整體管理水平和檔案的利用價值提出了極高的要求。檔案管理是學校教育改革與科技知識資源的重要組成部分。

高校檔案管理工作既是記錄高校教學工作的重要憑證，又是提高高校教學水平的主要途徑。檔案有利于規(guī)范教學秩序，有利于協(xié)助教師完善教學過程，使得教學過程有章可循，有據(jù)可查。

4.檔案管理人員的基本要求

要想成為一名合格的甚或是優(yōu)秀的檔案管理人員，必須要熟練掌握一定的專業(yè)理論知識，又要熟練掌握與檔案工作相關學科的基礎知識，具備多種新知識、新技能，成為復合型檔案專業(yè)人才。

檔案工作者還需具備一定的英語應用能力，這樣才能適應告訴發(fā)展的信息時代的新要求和新挑戰(zhàn)。全英文檢索，全英文錄入等等，對檔案管理提出了新要求。

要想適應檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展需求，勝任這一工作，就必須掌握計算機數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫管理、多媒體和網(wǎng)絡管理等方面的技能。

檔案工作是專門業(yè)務，從檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計到提供利用，有一整套的理論和工作方法，檔案工作人員只有學習掌握這些理論與方法，才能保證工作質(zhì)量，提高工作效能，逐步實現(xiàn)檔案工作的科學管理。

5.提升高校檔案管理水平的思路及措施

計算機網(wǎng)絡技術日新月異，信息時代來臨，從信息資源開發(fā)的角度看，檔案管理人員不僅僅是檔案的保管員，還是檔案信息這一財富的擁有者和提供者；檔案室也不再是單純的收藏機構，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術的用戶。

要加強教學檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)，提供條件讓教學檔案管理人員有機會去參加各種業(yè)務培訓， 學習掌握檔案專業(yè)理論與知識。高校要研究教學檔案管理創(chuàng)新工作，提高檔案管理的信息化程度，提高教學檔案管理的科學性和規(guī)范性，更好地為提高高校教育教學質(zhì)量服務。

檔案管理工作是一項客觀性極強的工作，無論是檔案管理人員之間，還是檔案管理人員與檔案利用者之間在交流信息，相互溝通的過程中，都必須客觀的接受信息。檔案工作人員在實際參與檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研、利用等工作中更多的是考慮如何解決問題，而不是問為什么。所以，檔案人員應該在學習檔案學專業(yè)理論知識的同時，注重這方面思維的訓練。

檔案數(shù)字化把各種載體的教學檔案資源轉化為數(shù)字化的檔案信息，以網(wǎng)絡化的形式互相連接，并利用計算機系統(tǒng)進行管理，基于互聯(lián)網(wǎng)進行聯(lián)機檢索和閱讀，實現(xiàn)資源共享數(shù)字化教學檔案建立起來以后，可以便捷實現(xiàn)檢索瀏覽，大大方便了用戶檢索，提高了檢索效率，大大提高教學檔案的利用率。

6.結語

隨著高校管理改革，高校的教學檔案管理也要加強制度建設，建章立制，規(guī)范管理。檔案的收集、整理、保存和利用是教學管理工作的重要組成部分。要把檔案管理工作的所有涉及的環(huán)節(jié)和人都列入受控對象，特別要保障數(shù)字化檔案管理中的信息數(shù)據(jù)的真實性、完整性、機密性、安全性、穩(wěn)定性、可靠性。

認真學習《高等學校檔案管理辦法》，結合高校自身特點，積極配合學校檔案管理工作的開展，使檔案管理工作的水平得到提高。高校要研究檔案管理的創(chuàng)新工作，提高檔案管理的信息化程度，提高教學檔案管理的科學性和規(guī)范性，更好地為提高高校教學和科研質(zhì)量服務。

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作者簡介

徐頻（1970—），女，漢族，學歷：本科。職稱：副研究館員，單位：四川職業(yè)技術學院。