房地產檔案的歸檔與保管研究

摘 要：本文從房地產檔案的特點進行分析，突出房地產檔案的重要性，對房地產檔案的歸檔與保管進行闡述。

關鍵詞：房地產檔案 歸檔 保管

中圖分類號：F293.3 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）06（a）-0209-01

1 房地產檔案特點

1.1 專業性，完整性

房地產檔案具有專業性，不同于一般的歷史檔案，它是權屬管理中權利的代表，收集的是專業性的材料，并且由專業的房地產管理人才進行管理，主要記錄房地產的沿革變更，比一般的檔案更為的專業。房地產檔案的專業性同時也體現了完整性，該種檔案要求房地結合以及圖、檔結合。

房地結合。房屋權屬登記應當遵循房屋的所有權和該房屋占用范圍內的土地使用權權利主體一致的原則。作為權屬管理記錄的房地產檔案也應緊密結合，要確保土地和房屋檔案的完整，不能人為地割裂房地產檔案之間的有機聯系。

圖檔結合。房地產平面圖上注記丘號（地號），這種丘號，可當作為查找檔案的索引。圖上標志產權范圍，一目了然。鑒于上述特點，特別是權屬檔案的專業性和動態性，表明權屬檔案應由房地產管理部門統一管理并單獨進行保管。權屬檔案不宜與文書檔案、會計檔案等其他門類檔案相混淆。

1.2 動態性，價值性，法律性

由于房地產作為一種財產在經濟社會中流通，因此可以被變更，被繼承甚至被轉移，因此它具有動態變化的特點，該特點也是房地產檔案的主要特征，可以說是活的檔案。也是由于房地產是作為一項財產，資本進入經濟社會的，因此它的存在具有價值性，這種價值性有趨向性，因此國家對這種利益性的經濟實體，采取法律約制，約制的根據就是房地產檔案，這和我們公民具有“身份證”是一個道理，房地產檔案就成了由記載房屋所有權歸屬的憑證材料組成的權屬檔案，具有法律效力，是房地產管理部門和人民法院確認房屋產權、處理房地產糾紛的重要依據。因此這三個特性是必然聯系在一起的。

鑒于上述特點，特別是權屬檔案的專業性和動態性，表明權屬檔案應由房地產管理部門統一管理并單獨進行保管，這也對檔案的歸檔和保管提出了系列要求。

2 房地產檔案歸檔要點

必須建立歸檔制度，明確各類人員職責，保證產權檔案有序地移交到檔案館（室）。歸檔制度的內容包括歸檔范圍、歸檔要求和份數、歸檔手續和時間。

2.1 房地產檔案的歸檔范圍

根據《城市房地產產權檔案管理辦法》規定，房地產產權檔案的歸檔范圍如下。

（1）房地產產權登記申請人、房地產權屬登記確權、房地產產權轉移、變更、抵押等有關的證明和文件：①房地產權利人（自然人或法人）的身份（資格）證明、法定代表人的身份證明、授權委托書等；②城市建設工程規劃許可證、建設用地規劃許可證、土地使用權出讓和轉讓合同，房屋拆遷批仲放補償安置協議書、聯建和統建合同、翻改擴建和周定資產投資批準文仲、房屋竣工驗收有關材料等；③房地產買賣合同書、房地產繼承書、房地產贈與書、房地產析產協議書、房地產交換協議書、房地產調撥憑證、有關房地產轉移的上級批件、法院判決（調解、仲裁）文書及有關公證文仲等；④設定房地產他項權利aq有關合同，文仲等。（2）房屋及其所占用的土地使用權權屬界定位置圖：房地產分幅平而圖、分丘平面周、分層分戶平面圖等。（3）房地產產權登記工作中記錄的各種文件材料：房地產登記申請書、收仲收據存根、產權變更登記表、房地產狀況登記表、房地產勘測調查表、墻界表、房地產登記審批表、房地產登記收費收據存根，房地產權屬證書存根等。（4）反映和記載房地產及權屬狀況的聲像制品、統計表報、數據、信息資料，包括攝影片、照片、錄音、錄像帶、縮微膠片、計算機軟盤、光盤等。（5）解放前的土地登記簿、土地登記臺帳等。（6）涉外房地產登記所形成各種產權檔案資料。（7）其他有關房地產產權的文仲資料，如：房地產產權凍結文仲，房屋產權代管文仲、歷史形成的各種房地產權證、契證、草卡、分戶卡等。

2.2 歸檔的原則和要求

（1）每件房地產權屬登記工作完成后，權屬登記人員應及時整理好有關文件材料，經登記負責人審查后，及時送交房地產權屬檔案部門立卷歸檔。（2）歸檔的房地產權屬檔案應是原件或經房地產管理部門批準認定的復印、復制件。復印、復制件應由經辦人與原件校對、簽章，并注明校對日期及原件的存放處。（3）歸檔的房地產權屬檔案，應當做到書寫材料質地優良、字跡工整、圖形清晰，數據準確，符合檔案保護的有關要求。（4）房地產權屬檔案管理部門要按照檔案管理的有關要求對歸檔的各種房地產權屬檔案材料進行驗收，不符合要求的，不予驗收、歸檔。

2.3 歸檔手續和歸檔時間

（1）歸檔手續移交產權檔案均應按宗編制移交清冊。清冊內容應包括歸檔號、丘號、坐落、姓名、材料數量。按丘（權）號順序排列。清冊二份，交接雙方點交后簽字，分別保存。移交后，發現不合格歸檔材料，應退回原交部門并在清冊上注銷，原交部門不得拒收。

（2）歸檔時間：①重要檔案，及時歸檔：登記檔案，按月或半月移交；房地產接（代）管檔案，按季移交：交易檔案并人登記檔案，一道移交。②房地產年報，每年三月中旬歸檔：發證記錄記錄簿，屬于總登記的待結束后歸檔，屬于轉移變更登記的，待每本簿冊用完后歸檔；房地產平面圖，按期歸檔：拆遷檔案，不定期歸檔。

3 房地產檔案的保管

保管房地產檔案是維護房地產文件完整性、安全性，提供房地產檔案工作為客戶服務的基礎工作。保證房地產檔案的日常工作記錄，是記錄和土地記錄檔案存儲不可分割的一部分。

（1）保持房地產檔案任務和內容的房地產檔案，是指根據房地產檔案存儲和安全保護的特點，采取內容記錄和保護的措施。房地產檔案的目的在與能夠長期使用，為房地產管理服務。因為隨著時間的推移，受自然和人為因素，房地產檔案在長期的過程中被損壞。因此，房地產檔案應該采取一切措施來防止損壞，延長使用壽命，維護檔案，檔案文件的完整性和完全。

（2）房地產檔案保管工作的主要內容有：①庫存建設和管理。房地產檔案具有存儲、使用、頻繁流動的特征可以設計數據庫存儲，要求有良好的衛生條件和保持適當的溫度、濕度，有防盜、防火、防曬、防塵、害蟲和污染防治和其他安全措施；定期清理檢查工作檔案統一的代碼；文件架（柜）排放整齊、采取和使用簡單的文件處理，符合要求的通風和安全技術。②特殊保護檔案的措施。為了延長房地產檔案的使用壽命，損壞或變質的檔案載體要及時修復和復制，一般的文件要用皮革盒子綁定、照片等使用特殊的設備存儲磁帶。存儲各種基礎圖修改時必須仔細檢查。修改、補充圖紙必須有批準程序；修改內容較少，可以直接用于繪圖和修改標有“修改標記”，修改內容多，應該重新繪圖，原始文件另存為原始數據。

參考文獻

[1]鄧學偉.房地產企業建設工程類檔案管理和歸檔的探討[J].黑龍江史記志，2012（13）.

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