淺談大學生檔案管理工作中存在的問題

摘要：大學生檔案是大學生就業、擇業和用人單位篩選人才的重要參考信息，大學生檔案管理是高校檔案管理的重要組成部分，文章針對大學生檔案管理中存在的問題，就如何加強檔案管理，使其逐步制度化、規范化、信息化，提出自己的看法。

關鍵詞：大學生檔案管理；存在問題；措施

在當代，檔案是歷史核心的重要組成部分，是歷史發展的原始記錄，是信息時代最基本最可靠的信息來源。大學生檔案記載著學生在校期間的學習、生活及各種表現情況，是了解學生的重要信息依據，對用人單位來說，可以從大學生的檔案中了解應聘者學習、生活和在校表現等各種信息，從側面推斷出大學生的綜合素質和崗位的匹配程度。可見大學生檔案工作做的好壞直接影響大學生的就業。在社會的快速發展下，高校大學生檔案管理工作存在諸多問題，本文主要從大學生檔案管理在大學生就業中的作用、存在的問題出發，探討如何加強檔案管理，使其逐步制度化、規范化、信息化，提出自己的看法。

一、大學生檔案管理在大學生就業中的重要作用

（一）為畢業生和用人單位提供查閱服務

大學生檔案記載著大學生在校期間的學習、生活和社會實踐等情況，反映學生的綜合素質，是學生過去人生經歷的記錄，是畢業生用來向用人單位推薦自己最有權威的資料；而對用人單位而言，完整的大學生檔案可以為用人單位的人力資源管理奠定基礎，用人單位在選拔人才時，可以用來作為重要的參考依據。

（二）做好畢業生檔案傳遞工作

大學生檔案管理工作中比較重要的一個環節就是畢業生檔案傳遞工作。當畢業生畢業時，大學生檔案通過轉遞工作與學生就業實現同向流動，實現“人檔合一”的檔案管理要求。轉遞工作結束后，意味著學校對畢業生的管理工作也就此告一段落。

二、大學生檔案管理工作中存在的問題

（一）大學生對檔案的重要性認識不到位

筆者了解到在很多高校，大學生平時沒有關心檔案去向的意識，只在用人單位要調檔時，才去想辦法查詢其去向。學生的建檔意識也比較薄弱，平時老師讓學生填寫各種表格時，會出現用圓珠筆填寫，身份證號碼填錯等問題。很多學生平時不注意收集材料，對于自己入團、入黨時間不清楚，何時擔任什么職務，獲得什么獎勵，也沒有記錄。

（二）大學生檔案管理缺乏標準，不規范

檔案材料不健全，如畢業登記表沒有畢業生本人的簽名，學生成績單沒有教務處的蓋章，甚至有很多是復印件。檔案材料沒有標明日期，導致排序工作無法進行。

（三）大學生檔案管理的技術相對落后

在這個信息技術高速發展的時代，雖然有很多高校已經采用了電子檔案管理模式，當大學生檔案大部分還是以手抄為主，這就導致檔案的收集、查詢和傳遞工作變得不是很便利。

（四）缺乏專業性的檔案管理人才

目前，大學生檔案管理工作，大部分是由高校輔導員兼任的，這些人缺乏專業的檔案管理知識，而且還要從事其他的學生工作，對于檔案管理工作很難投入全部的時間和精力。有些大學有專門的檔案管理人員，但都是安排的家屬和閑置人員，不懂得專業的檔案管理工作，更別提信息化管理檔案了。

三、加強大學生檔案管理的應對措施

1、加強大學生檔案自我管理意識教育。一方面把培養大學生檔案自我管理意識作為“大學生素質擴展計劃”的內容，把檔案基礎知識學習列為大學生必選課，從而系統而又全面地對大學生進行檔案基礎知識教育，讓大學生明白檔案的價值，提高檔案自我管理的意識。另一方面，在高校要大力開展《中華人民共和國檔案法》的宣傳教育活動，開設檔案知識的講座，傳授檔案知識，提高學生的檔案意識。

2、加強法律法規建設，使檔案管理工作有法可依、有章可循。高校相關部門可以根據實際需要，依照《檔案法》制定本校的《大學生檔案管理工作》細則，使大學生檔案管理工作能夠順利開展。

3、加強檔案管理的現代化，提高檔案管理工作的效率。高校要逐步跟上社會發展的步伐，根據需要，開發符合本校檔案管理工作需求的軟件，使大學生檔案管理工作趨向數字化，提高工作效率。

4、加強管理人員業務素質建設，提高工作能力。高校要設立專門的檔案室，配備專業的管理人才，對于一些兼職的輔導員和老師，要定期進行業務培訓和考核。

參考文獻：

[1]賈海軍.加強大學生檔案管理的對策與思考[J].檔案管理，2009（4）.

[2]李清. 高校畢業生就業中的學生檔案工作[J].檔案，2006（4）.

（作者簡介：周海松（1977-），男，漢族，江蘇漣水人，中共中央黨校部函授學院（計算機），大豐市人才服務中心。）