淺談企業文秘與檔案工作的一體化管理

摘要：公文是檔案工作和文秘工作的銜接與聯系，公文是檔案資料的來源也是文秘工作的必要產品。由于種種原因，在我們的工作當中，由于對檔案和文秘工作的分開管理，從而導致了兩者的距離。但是隨著現代化檔案管理和自動化辦公的不斷更新，對企業的檔案管理工作和文秘工作提出了更為全面的更為新穎的要求。對現行的工作程序和工作方式的變革是文件著錄、登記以達到對檔案管理的要求，這些問題是從事檔案管理和文秘工作者面臨的新的挑戰和新的問題。

關鍵詞：規范公文；文秘工作；文書檔案；檔案管理

一、檔案管理的含義

檔案管理工作，是專門管理單位各個部門產生和形成的歷史文件的一個專業，在意義上講是管理工作，但是檔案管理工作不是孤立存在的，他在各項工作中有不可取代的地位，也是各項工作中的不能缺少的重要組成部分。檔案管理工作有一個突出的特點就是為社會實踐提供檔案信息，這是它區別于別的工作的最本質的特點。檔案管理與文書管理之間有著剪不斷的聯系，質量好的并且格式規范的初期形成的公文是檔案的雛形，但是不能稱之為檔案，這時候的文書是具備現行效用的，但不是現代意義上的檔案，檔案一般是指完成了，一般的文書的處理工作的規范性公文。

二、檔案管理和文秘工作的聯系

檔案管理工作和文秘工作有密切聯系。公文是文書檔案工作和文秘工作的主體。文檔資料的來源大多是文書檔案，文書工作的主要服務對象是公文， 這里要闡明的是文書檔案的前身就是公文。影響文書檔案的好壞的因素是公文的質量問題，只有規范的處理公文才能高質量、比較好的文書檔案管理。他們之間既相互影響又有著密切的聯系，另外他們之間還有這相互的獨立性。文書檔案管理和文秘工作關系的科學應用和具體表現就表現在“文檔一體化”這種方法就是從文書檔案和文秘工作的總體考慮，，在公文生成→制發→歸檔管理的全部過程中，運用計算機技術來完成文書檔案和文秘工作的信息方面的共享和格式方面的統一于規范。

三、檔案管理工作和文秘工作只見存在的常見問題

1.由于所標識的附件文字資料比較混亂，比如有的單位的公文沒有在規定的位置備注公文附件，沒有在對附件進行具體的標注，沒有具體的文字解釋，這種原因可能導致公文非常的混亂。

2.由于書寫公文的人員，知識水平或者特殊情況對公文的主語和主題的標寫不是非常正確，這樣一來就很難在計算機中進行查找了。

3.由于書寫公文的人員在細節方面沒有非常注意，導致了書寫文體使用不是非常的恰到好處，一般情況下出現最多的錯誤就是報告和請示分的不是很具體。通常會出現一片文章中出現多個請示事件，就會出現編造的文種和紅頭文件使用的不規范的情況。

4.在某些單位可能由于對數字使用的不是很規范，導致了公文的不規范，這種情況嚴重的影響了公文轉變成檔案的歸檔和立卷。

5.除上述情況以外還有的就是，由于印制問題導致的公文不規范，比如說紙張的不注意，或大或小，這樣一來就給以后的檔案裝訂與管理增加很大的麻煩。

四、怎樣解決檔案管理工作和文秘工作中出現的常見問題

1.檔案管理工作者要有高度的責任感，認真的對待自己的工作，做為一名檔案管理工作者要有比較好的比較高的對待職業的靈性于悟性，要隨時隨地的把檔案放在自己的大腦里使自己牢牢地記住檔案的內容，除此之外檔案工作者還要有對歷史負責的高度使命感，從而使檔案管理工作做到平常化。所以做為檔案工作管理者必須要按照有關的規定來要求自己，以此來更為規范的處理好每一個文件，對每一個文件負責的態度，來認真對待工作。

2.進行管理檔案工作文秘人員必須從點滴做起，從小事做起。要認真的對待工作，對于上級領導發來的文書首先要做好登記記錄，其次要看看發來的文件是否有保存的意義和價值，如果其中的文字記錄隨著時間的推移對還有價值那么就要保留，如果失去價值，可以選擇淘汰，不予保留。這樣做的目的就是方便檔案的管理和方便以后的查閱。

3.從事檔案管理工作必須要注意細小的環節，對于自己單位的文件，在領導簽發后，必須把整合這個文件用到的所有資料進行整理歸納，按照一定的使用順序，初稿、改稿、定稿、簽發文、正式文件，來進行整合歸納，做好檔案入庫前的初步工作。

4.從事檔案管理工作的文秘人員，對于檔案要有高度的認識，只有注意對公文的規范化的管理，才能實現從公文到檔案的比較成功的轉變與轉化。在工作的同時要加強對檔案的管理，避免重復的立卷，這樣一來就能更加合理化、科學化的完成文書工作流程。

5.不斷地提高文秘工作者的綜合素質和專業水平，由于工作的特殊性要求了檔案工作者和文秘工作者要有比較強的技術水平和專業水平，因此文秘工作者就要重視學習檔案管理知識，增強自己對檔案的管理意識，不斷提高自己的專業水平知識。

雖然隨著現代化檔案管理和自動化辦公的不斷更新，對企業的檔案管理工作和文秘工作提出了更為全面的更為新穎的要求。從事檔案管理工作的文秘人員、文秘工作者，不斷地提高自己的綜合素質和專業水平，進行管理檔案工作文秘人員必須從點滴做起，從小事做起。認真的對待工作，按照有關的規定來要求自己，以此來更為規范的處理好每一個文件，對每一個文件負責的態度，來認真對待工作。這樣就能避免了在檔案管理過程中出現的問題了。

參考文獻：

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（作者單位：南昌職業學院）