淺談VLOOKUP函數(shù)在教務(wù)管理中的應(yīng)用

我們知道，Excel函數(shù)的功能非常強大，其中的VLOOKUP函數(shù)，因能很好地解決不同數(shù)據(jù)庫之間的接口問題，提高信息管理的效率而越來越受到人們的重視。下面結(jié)合我校教務(wù)管理的實際，談?wù)凟xcel函數(shù)中兩個應(yīng)用的具體做法。

我校的教務(wù)管理非常繁瑣，主要有教師的排課及計算課酬、學(xué)生的成績管理、教材的管理及日常教學(xué)活動的管理，而VLOOKUP函數(shù)在處理這些問題時都有不俗的表現(xiàn)。

● 在計算課酬方面的應(yīng)用

我們學(xué)校規(guī)定，不同的職稱每節(jié)課的課酬不同，因此可先建立一張工作表“課酬標準”，把不同職稱的單節(jié)課課酬用一張數(shù)據(jù)表列出來（如圖1）。把每個教師的總課時在另一張工作表“課時統(tǒng)計”中統(tǒng)計出來（如圖2）。在工作表“課酬統(tǒng)計”中，按“姓名”、“職稱”、“總課時：節(jié)”、“總課酬：元”的順序建立表頭數(shù)據(jù)。然后在C2單元格中輸入公式：“=VLOOKUP（A2，課時統(tǒng)計！$A$2：$B$7，2，0）”；在D2單元格中輸入公式：“=VLOOKUP（B2，課酬標準！$A$1：$B$6，2，0）*C2”即可（如圖3）。

VLOOKUP函數(shù)的功能是：在表格或數(shù)值數(shù)組的首列查找指定的數(shù)值，并由此返回表格或數(shù)組當前行中指定列處的數(shù)值。它的語法為：VLOOKUP （lookup_value，table_array，col_index_num，range_lookup）。其中的參數(shù)Lookup_value為需要在數(shù)組第一列中查找的數(shù)值。Table_array為需要在其中查找數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)表。Col_index_num為 table_array中待返回的匹配值的列序號。Range_lookup為一邏輯值，指明函數(shù)VLOOKUP返回時是精確匹配還是近似匹配。如果為TRUE或省略，則返回近似匹配值，也就是說，如果找不到精確匹配值，則返回小于lookup_value的最大數(shù)值；如果range_value為FALSE，函數(shù)VLOOKUP將返回精確匹配值。如果找不到，則返回錯誤值#N/A。

在C2單元格中輸入公式：“=VLOOKUP（A2，課時統(tǒng)計！$A$2：$B$7，2，0）”，它的功能是在工作表“課時統(tǒng)計”中的A2∶B7區(qū)域中查找單元格A2的值，如果找到，則返回該數(shù)組當前行的第2列的數(shù)值（總課時）；在D2單元格中輸入公式：“=VLOOKUP（B2，課酬標準！$A$1：$B$6，2，0）*C2”，它的功能是在工作表“課酬標準”中的A1∶B6區(qū)域查找B2單元格的值，如果找到，則返回該數(shù)組當前行的第2列的數(shù)值（單節(jié)課酬），并把它和總課時相乘就可以輕松得出總課酬數(shù)了。

● 在學(xué)生成績管理方面的應(yīng)用

教務(wù)管理人員一般會用Excel來保存學(xué)生成績等方面的信息，有時需要給這些表格建立很多個副表，有時在一個表格中要使用另一個表格中的某些數(shù)據(jù)，怎樣可以使這些復(fù)制的表格中的數(shù)據(jù)或引用的數(shù)據(jù)能夠隨原表的修改而修改呢？使用VLOOKUP函數(shù)就可以達到目的。例如，在每個學(xué)期末，我校都要把成績單寄往學(xué)生家里，這就需要制作每個學(xué)生的成績單，如果這個任務(wù)是由班主任完成，可用Word的“郵件合并”功能來做，而在我校，這個任務(wù)是由教務(wù)科來完成，因為每個班的科目不同，如果還用Word的“郵件合并”功能來做，每個班需要制作不同的主文檔，這樣會浪費很多時間，這時，可以讓VLOOKUP函數(shù)登場了。

首先，把任意一個班的成績單復(fù)制到一個新工作簿的sheet1工作表。 然后，把其中的表頭數(shù)據(jù)復(fù)制到sheet2工作表。接下來，在sheet2工作表的A3單元格中輸入數(shù)值1，在B3單元格中輸入公式：“=VLOOKUP（A3，Sheet1！$A$3：$Y$100，2，F(xiàn)ALSE）”；注意：這里的引用區(qū)域采用“$A$3：$Y$100”，是充分估計一個班的人數(shù)和考試科目，使公式具有通用性。然后在C3∶N3單元格中類似地輸入相應(yīng)公式，只需把前面公式中函數(shù)的第3個參數(shù)相應(yīng)改為3～14即可，如在C3單元格中輸入公式：“=VLOOKUP（A3，Sheet1！$A$3：$Y$100，3，F(xiàn)ALSE）”；在N3單元格中輸入公式：“=VLOOKUP（A3，Sheet1！$A$3：$Y$100，14，F(xiàn)ALSE）”；可得到該班第1個學(xué)生的成績單（如圖4）。

因為該班只有11門課，所以只需在B3∶N3輸入公式，如果課程數(shù)量更多，則需要繼續(xù)在第3行右邊的列中輸入公式。充分估計班級的課程數(shù)目（如15門），可以在O3∶R3單元格中根據(jù)前面所述的規(guī)律繼續(xù)輸入公式。

接下來把該成績單格式化，如加上表格邊框等，然后選取單元格區(qū)域A2∶N4，并向下填充到充分區(qū)域。如果要制作100人的班級的成績單，則要填充到第300行，本例中第一個班只有40人，只需要填充到第120行，而從第41個學(xué)生開始的成績單中會填充“#N/A”這樣的值（如圖5）。最后，選擇該班的有效數(shù)據(jù)區(qū)域進行打印即可。

當要打印其他班級的成績單時，把新班級的數(shù)據(jù)復(fù)制到sheet1工作表，注意表頭數(shù)據(jù)必須在1、2行。然后把sheet2工作表中原來的表頭數(shù)據(jù)清除，再把新班級的表頭數(shù)據(jù)復(fù)制到sheet2工作表的第1、2行，這時，新班級的第一個學(xué)生的成績單已經(jīng)有了（如圖6）。

選擇單元格區(qū)域A2∶L4，向下填充，如該班只有36人，則填充到第108行即可，然后選擇該班的有效數(shù)據(jù)區(qū)域進行打印。

制作新班級的成績單時，切忌把原來班級第一個成績單中第3行多余的數(shù)據(jù)刪除（如圖6的M3和M4單元格中的“0”），因為刪除了其中的公式，如果其他班級課程數(shù)目多時就不能有效地引用數(shù)據(jù)。

通過以上兩個例子可見，VLOOKUP函數(shù)的使用，能顯著提高教務(wù)管理人員的工作效率和準確程度。