古代辦公文件如何進行保密

◎劉典 陳夢瑩

古代辦公文件如何進行保密

◎劉典 陳夢瑩

當今社會，職場泄密十分嚴重。所謂秘密，顧名思義，即不愿讓更多人知曉的“私有事件”，但它的生成和蔓延或許天生與人們的“好奇心”相悖，于是由古至今，它們之間的斗爭從未停歇，甚至愈演愈烈。當今社會，隨著網絡的日益普及，日記、私密博客、個人日志等都成了更多人用來保存自己秘密的方式。

以文字、聲源或是視訊的形式錄入，加之密碼來確保其對外人的不可見性，而在各種科學技術都與當下差之甚遠的古代，也有屬于他們自己獨特的“保密”方法，如今讀來，趣味亦濃。

古代的職場，一般以官府為主體，古代辦公文件也是以官府公文居多。官府公文是和國家事務緊密相聯的，內容多涉及機密，需要在一定時間和空間范圍內保證其內容不泄露，否則危及國家安全穩定和動搖統治者的地位，因此公文保密歷來是保密工作的重點。官府公文嚴厲的保密制度確保了公文從書寫、傳遞到達目的地的完整保密性。

“想方設法”保秘密

我國古代對于公文的保密最早可以追溯到夏朝。據史書記載，太史令將“圖法”（即國家的重要典志、檔案）“宮藏”；商朝設立守藏史，專門負責保管政府公務文書和典冊；周朝繼承商朝傳統，將文書正本收藏于天府——我國歷史上最早的中央檔案機構，有《周禮》記載：“天府掌祖廟之守藏與禁令。”……以至春秋時期，各國國君想出妙招來防止文書的泄密，于文書上以璽印封緘，并在傳遞過程中使用“封泥”。

公元前221年，秦始皇滅六國統一中國后，開始大肆修建咸陽宮，這其中的一處名章臺，秦始皇曾習慣在這里“躬操文墨，晝斷獄，夜理書”。大臣們見此，便將中央各公卿機關、全國各郡縣的奏章源源匯集于此處，以便秦始皇逐一批閱。

其實一本奏章就是一捆竹簡，而上奏的官員要仔細將竹簡捆好，并在上面糊上泥團，在泥上印上自己的璽印，然后放在火上燒烤，讓泥變得干硬。隨后，奏章被送到章臺，由身邊侍衛呈送秦始皇親自驗查，如果看見封泥完好，沒有被奸人私自偷拆閱覽，才可敲掉泥封殼御覽。于此，東漢學者衛宏也在《舊漢儀》中有“天子信璽皆以武都紫泥封”之說。

如此嚴謹的保密措施，在東漢的時候辦公文件保密用的“封泥”竟然成為把守關隘的比喻詞，《后漢書·隗囂傳》中有一段話：“元（王元）請以一丸泥為大王東封函谷關，此萬世一時也。”說明守關如封泥，應小心翼翼，不得有一絲疏漏。

重要公文的書寫有額外要求

公文的書寫，由重要官員書寫一些關乎國家決策的東西上呈至統治者處和中央起草詔制。重要官員的書寫有三點基本要求。

首先，由重要官員親自書寫與謄錄，一般不能由他人代勞，防止現場或隔墻有耳，盡量用筆代嘴，書寫完畢后加蓋自己專屬的印章，確保公文真實性。明代密疏的書寫要求用楷書，并最好保證干凈整潔的疏面。

其次，公文書寫后的草稿要注意銷毀，確保保密性。中央起草詔制的公文書寫由專門設立的機關負責，且制法嚴明，如唐朝中書門下為決策機構，非召約，外人不得擅入，后來又要求先向御史臺申請登記。和唐代一樣，兩宋也以運籌決策、起草詔制的中書省為重點保密單位。在清朝的中樞機構軍機處，為加強保密，還有更加嚴密的防范措施，如高級官員的子弟，一律不得充任軍事章京；軍機處所用聽差，皆選用十五歲以下不識字的少年；各部院大小官員都不得擅入軍機處，其窗前、階下均不許閑人窺視、站立。

最后，重要公文不能在私人住所撰寫，怕被家人發現，這是出于信息保密的需要。古人辦公有規定的地點，為保證機要的秘密性，皇帝對身邊人員不斷更替，許多機務不讓外人經手，而由皇帝直接掌管的尚書局去處理，于是，能進尚書局當官的人，不僅有年齡身份的要求，同時皇帝對他們的各種限制也十分嚴苛。所謂：“其禁有四，一曰漏泄，二曰稽緩，三曰違失，四曰忘誤。”這些保密辦公人員，只許在朝中處理公文事件，不能在家中起草奏章，更不能在家中探討國家之事。

這樣看來，古時與當今的辦公保密，都有雷同之處。家中不議“朝中事”的原則，是如今每個涉密辦公人員應當知曉并努力遵守的基本原則。

刻意或無意的泄密都要受重罰

無論古時現代，秘密的泄露都會引起許多“有心人”趁虛而入，或以兜售官府信息謀取暴利，或結黨謀私趁機作亂。漢明帝劉莊就曾對負責機要的尚書官員說：“機事不密則成害”。所以古代人不僅注重保密措施的細節嚴密，同時對泄密之人，無論他是不小心說漏，還是“正大光明”的言說，都要受到極其嚴厲的懲罰。

唐王朝就在借鑒歷代公文保密經驗與教訓的基礎上，形成了一套比較完善的保密制度。皇帝處罰泄密國家公文的官員，根據泄露秘密的程度以及不同的行為來處以不同的懲罰措施。其中有兩條對泄密處罰做了具體規定。皇帝規定，每個盜竊國家機密文書的人，要服刑勞役兩年；偷盜普通公文書，要“杖一百”；而重要的文書，又要“加一等”。同時也規定，每個收發官文的人如果私自查看官文內容，根據不同的行為，處以不同數值的杖刑。這樣嚴厲、細密的刑法條律保證了唐代公文的安全，也讓一些泄密官員罪有應得。

比如唐德宗時的宰相竇參，他十分喜愛自己的遠方侄子竇申，因為身為宰相享有人事權，于是便常常與竇申在家中商量一些任命官員的決定。二人交流過程中，貪婪的竇申為謀求錢財，在叔侄倆達成一致后，便暗地泄密到被任命為官的人耳中，以此收取那人的賄賂，“泄密”成了叔侄二人的生財之道。

時間長了，竇申的行為被德宗知曉，竇申是德宗的親信，所以開始時德宗屢屢告誡竇參，但竇參自恃“天子寵臣”，仍繼續縱容侄子所為。竇申愈發肆意妄為，在聯合他人假造誹謗之詞陷害兵部侍郎陸贄時，德宗大怒，將其二人貶官，后被賜死。竇參的無意泄密和竇申的故意泄密，都使得他們有了悲慘的下場，所以有可言有可不言，深知如此，才得長久。

由保密，看為人

有俗語說得好：“芳香的花不一定好看，能干的人不一定會說”，由此可見，能言善道不一定是本事，也許一個不小心就把自己推進黑暗的深淵，不得翻身。適時的緘默不語，閉口不言或許不僅是保命求生的唯一方法，還是被世代人稱贊的良好品性。

如何在黑暗的官場“出淤泥而不染”，不為謀求私利而出賣官密，西漢成帝時的“圣人”——孔光為我們樹立了永垂不朽的榜樣。

漢成帝即位后，孔光以其卓越的才能被任命為尚書，隨著皇帝逐漸開始重用身邊近臣，尚書由此成為掌管機要的重要部門。孔光“守法度，修故事，上有所問，據經法以心所安而對，不希指茍合”。對于凡是涉及與皇帝之間對話內容的草稿一律銷毀，如果推薦某人做官，也不會讓其知道是自己的舉薦，以防結黨營私。

家里人知道孔光的嘴非常嚴，便也不去找無趣，但出于對皇宮的好奇，有一天向孔光詢問：“長樂宮溫室殿前種的都是些什么樹啊？”他聽罷，皺了皺眉頭，先是沉默不語，繼而顧左右而言他，完全答非所問。真是自覺遵守“茶館莫談國事”的原則！

孔光的做法同時感染了后世許多保密工作者，如梁武帝時的周舍，與他人談話，經常滔滔不絕而且玩笑不斷，但令人驚嘆的是，他的談話內容竟無一字涉及國家機密。還有唐太宗時的楊師道，常以答非所問方式回絕親朋好友出于好奇的詢問。也因此，這些謹慎認真的人都受到了皇帝頗為長久的重用。

這些人的言行，受到后世千千萬萬人的贊頌，比如唐代詩人徐夤有云：“欲言溫樹三緘口，閑賦宮詞八斗才”（《獻內翰楊侍郎》）；隋書中評價李德林是“古人不言溫樹，何足稱也”。

相反，那些完全無視保密工作嚴肅性、重要性的人，或被人們忘之腦后，或被歷代人厭惡唾棄，他們的種種下場也為如今的我們作了深刻的警示。

（摘自《辦公室業務》）