古代辦公文件如何進行保密

◎劉典 陳夢瑩

古代辦公文件如何進行保密

◎劉典 陳夢瑩

當今社會，職場泄密十分嚴重。所謂秘密，顧名思義，即不愿讓更多人知曉的“私有事件”，但它的生成和蔓延或許天生與人們的“好奇心”相悖，于是由古至今，它們之間的斗爭從未停歇，甚至愈演愈烈。當今社會，隨著網(wǎng)絡的日益普及，日記、私密博客、個人日志等都成了更多人用來保存自己秘密的方式。

以文字、聲源或是視訊的形式錄入，加之密碼來確保其對外人的不可見性，而在各種科學技術都與當下差之甚遠的古代，也有屬于他們自己獨特的“保密”方法，如今讀來，趣味亦濃。

古代的職場，一般以官府為主體，古代辦公文件也是以官府公文居多。官府公文是和國家事務緊密相聯(lián)的，內(nèi)容多涉及機密，需要在一定時間和空間范圍內(nèi)保證其內(nèi)容不泄露，否則危及國家安全穩(wěn)定和動搖統(tǒng)治者的地位，因此公文保密歷來是保密工作的重點。官府公文嚴厲的保密制度確保了公文從書寫、傳遞到達目的地的完整保密性。

“想方設法”保秘密

我國古代對于公文的保密最早可以追溯到夏朝。據(jù)史書記載，太史令將“圖法”（即國家的重要典志、檔案）“宮藏”；商朝設立守藏史，專門負責保管政府公務文書和典冊；周朝繼承商朝傳統(tǒng)，將文書正本收藏于天府——我國歷史上最早的中央檔案機構(gòu)，有《周禮》記載：“天府掌祖廟之守藏與禁令。”……以至春秋時期，各國國君想出妙招來防止文書的泄密，于文書上以璽印封緘，并在傳遞過程中使用“封泥”。

公元前221年，秦始皇滅六國統(tǒng)一中國后，開始大肆修建咸陽宮，這其中的一處名章臺，秦始皇曾習慣在這里“躬操文墨，晝斷獄，夜理書”。大臣們見此，便將中央各公卿機關、全國各郡縣的奏章源源匯集于此處，以便秦始皇逐一批閱。

其實一本奏章就是一捆竹簡，而上奏的官員要仔細將竹簡捆好，并在上面糊上泥團，在泥上印上自己的璽印，然后放在火上燒烤，讓泥變得干硬。隨后，奏章被送到章臺，由身邊侍衛(wèi)呈送秦始皇親自驗查，如果看見封泥完好，沒有被奸人私自偷拆閱覽，才可敲掉泥封殼御覽。于此，東漢學者衛(wèi)宏也在《舊漢儀》中有“天子信璽皆以武都紫泥封”之說。

如此嚴謹?shù)谋Ｃ艽胧跂|漢的時候辦公文件保密用的“封泥”竟然成為把守關隘的比喻詞，《后漢書·隗囂傳》中有一段話：“元（王元）請以一丸泥為大王東封函谷關，此萬世一時也。”說明守關如封泥，應小心翼翼，不得有一絲疏漏。

重要公文的書寫有額外要求

公文的書寫，由重要官員書寫一些關乎國家決策的東西上呈至統(tǒng)治者處和中央起草詔制。重要官員的書寫有三點基本要求。

首先，由重要官員親自書寫與謄錄，一般不能由他人代勞，防止現(xiàn)場或隔墻有耳，盡量用筆代嘴，書寫完畢后加蓋自己專屬的印章，確保公文真實性。明代密疏的書寫要求用楷書，并最好保證干凈整潔的疏面。

其次，公文書寫后的草稿要注意銷毀，確保保密性。中央起草詔制的公文書寫由專門設立的機關負責，且制法嚴明，如唐朝中書門下為決策機構(gòu)，非召約，外人不得擅入，后來又要求先向御史臺申請登記。和唐代一樣，兩宋也以運籌決策、起草詔制的中書省為重點保密單位。在清朝的中樞機構(gòu)軍機處，為加強保密，還有更加嚴密的防范措施，如高級官員的子弟，一律不得充任軍事章京；軍機處所用聽差，皆選用十五歲以下不識字的少年；各部院大小官員都不得擅入軍機處，其窗前、階下均不許閑人窺視、站立。

最后，重要公文不能在私人住所撰寫，怕被家人發(fā)現(xiàn)，這是出于信息保密的需要。古人辦公有規(guī)定的地點，為保證機要的秘密性，皇帝對身邊人員不斷更替，許多機務不讓外人經(jīng)手，而由皇帝直接掌管的尚書局去處理，于是，能進尚書局當官的人，不僅有年齡身份的要求，同時皇帝對他們的各種限制也十分嚴苛。所謂：“其禁有四，一曰漏泄，二曰稽緩，三曰違失，四曰忘誤。”這些保密辦公人員，只許在朝中處理公文事件，不能在家中起草奏章，更不能在家中探討國家之事。

這樣看來，古時與當今的辦公保密，都有雷同之處。家中不議“朝中事”的原則，是如今每個涉密辦公人員應當知曉并努力遵守的基本原則。

刻意或無意的泄密都要受重罰

無論古時現(xiàn)代，秘密的泄露都會引起許多“有心人”趁虛而入，或以兜售官府信息謀取暴利，或結(jié)黨謀私趁機作亂。漢明帝劉莊就曾對負責機要的尚書官員說：“機事不密則成害”。所以古代人不僅注重保密措施的細節(jié)嚴密，同時對泄密之人，無論他是不小心說漏，還是“正大光明”的言說，都要受到極其嚴厲的懲罰。

唐王朝就在借鑒歷代公文保密經(jīng)驗與教訓的基礎上，形成了一套比較完善的保密制度。皇帝處罰泄密國家公文的官員，根據(jù)泄露秘密的程度以及不同的行為來處以不同的懲罰措施。其中有兩條對泄密處罰做了具體規(guī)定。皇帝規(guī)定，每個盜竊國家機密文書的人，要服刑勞役兩年；偷盜普通公文書，要“杖一百”；而重要的文書，又要“加一等”。同時也規(guī)定，每個收發(fā)官文的人如果私自查看官文內(nèi)容，根據(jù)不同的行為，處以不同數(shù)值的杖刑。這樣嚴厲、細密的刑法條律保證了唐代公文的安全，也讓一些泄密官員罪有應得。

比如唐德宗時的宰相竇參，他十分喜愛自己的遠方侄子竇申，因為身為宰相享有人事權(quán)，于是便常常與竇申在家中商量一些任命官員的決定。二人交流過程中，貪婪的竇申為謀求錢財，在叔侄倆達成一致后，便暗地泄密到被任命為官的人耳中，以此收取那人的賄賂，“泄密”成了叔侄二人的生財之道。

時間長了，竇申的行為被德宗知曉，竇申是德宗的親信，所以開始時德宗屢屢告誡竇參，但竇參自恃“天子寵臣”，仍繼續(xù)縱容侄子所為。竇申愈發(fā)肆意妄為，在聯(lián)合他人假造誹謗之詞陷害兵部侍郎陸贄時，德宗大怒，將其二人貶官，后被賜死。竇參的無意泄密和竇申的故意泄密，都使得他們有了悲慘的下場，所以有可言有可不言，深知如此，才得長久。

由保密，看為人

有俗語說得好：“芳香的花不一定好看，能干的人不一定會說”，由此可見，能言善道不一定是本事，也許一個不小心就把自己推進黑暗的深淵，不得翻身。適時的緘默不語，閉口不言或許不僅是保命求生的唯一方法，還是被世代人稱贊的良好品性。

如何在黑暗的官場“出淤泥而不染”，不為謀求私利而出賣官密，西漢成帝時的“圣人”——孔光為我們樹立了永垂不朽的榜樣。

漢成帝即位后，孔光以其卓越的才能被任命為尚書，隨著皇帝逐漸開始重用身邊近臣，尚書由此成為掌管機要的重要部門。孔光“守法度，修故事，上有所問，據(jù)經(jīng)法以心所安而對，不希指茍合”。對于凡是涉及與皇帝之間對話內(nèi)容的草稿一律銷毀，如果推薦某人做官，也不會讓其知道是自己的舉薦，以防結(jié)黨營私。

家里人知道孔光的嘴非常嚴，便也不去找無趣，但出于對皇宮的好奇，有一天向孔光詢問：“長樂宮溫室殿前種的都是些什么樹啊？”他聽罷，皺了皺眉頭，先是沉默不語，繼而顧左右而言他，完全答非所問。真是自覺遵守“茶館莫談國事”的原則！

孔光的做法同時感染了后世許多保密工作者，如梁武帝時的周舍，與他人談話，經(jīng)常滔滔不絕而且玩笑不斷，但令人驚嘆的是，他的談話內(nèi)容竟無一字涉及國家機密。還有唐太宗時的楊師道，常以答非所問方式回絕親朋好友出于好奇的詢問。也因此，這些謹慎認真的人都受到了皇帝頗為長久的重用。

這些人的言行，受到后世千千萬萬人的贊頌，比如唐代詩人徐夤有云：“欲言溫樹三緘口，閑賦宮詞八斗才”（《獻內(nèi)翰楊侍郎》）；隋書中評價李德林是“古人不言溫樹，何足稱也”。

相反，那些完全無視保密工作嚴肅性、重要性的人，或被人們忘之腦后，或被歷代人厭惡唾棄，他們的種種下場也為如今的我們作了深刻的警示。

（摘自《辦公室業(yè)務》）