淺談EXCEL在統計工作中的應用

張愛蓮　張杰

摘 要：在日常工作中，利用辦公軟件Microsoft office的組件之一的EXCEL制表軟件在財務、統計工作中的應用十分廣泛，下面就實際工作中的情況，淺淺分析一下EXCEL中一些實用功能。我廠在每年五、六月份安排發放采暖費補貼，根據相關規定來完成這項工作任務。部門分工為人力資源部提供基礎數據，財務部審核票據，本部門主要負責統計計算、安排發放等工作。在工作任務重、時間要求緊的情況下，利用EXCEL能夠方便及時解決統計核算工作中存在的問題。

關鍵詞：標準要求；公式設置；排序分類；設計要點

一、員工采暖費補貼標準要求

1.員工住宅采暖費補貼的面積按本人的行政職務、技術職稱、工齡進行核算。具體標準為：

（1）一般人員：70平方米；科級：90平方米；處級：110平方米；廳（局）級：130平方米。

（2）具有專業技術職稱人員：初級：80平方米；中級：90平方米；副高5年以下：105平方米，5年（含）以上115平方米；正高：125平方米；技師（在聘）：90平方米，高級技師（在聘），100平方米。

（3）員工工齡20年（含）以上，80平方米；工齡30年（含）以上，90平方米。

（4）同時具有以上條件的人員可就最高標準執行。

2.員工采暖費補貼標準為 2.0元/平方米/月/戶。

二、生成基礎統計數據表格

首先，從人事部門搜集全廠員工相關基礎資料。如員工所在部門、姓名，參加工作時間、行政級別、技術資格、技術職稱、取得時間等。

再根據采暖費補貼標準要求，增加工齡、行政級別補貼、技術資格補貼、技術職稱補巾、最高執行補貼標準、2元/㎡補貼、備注、簽字等。

三、公式的錄入及思考

因表中第一行為表頭名稱，第二行為表的行標題，第三行即開始公式設置。

（1）根據員工參加工作時間，以當年年底計算工齡：在“工齡1” N3中設置計算公式為：=YEAR（DATE（2012，12，31））-YEAR（M3）， M3為員工參加工作時間，解釋YEAR函數含義及使用。

注：①YEAR函數含義是返回某日期對應的年。返回值為 1900 到 9999 之間的整數。

語法： YEAR（serial_number）

Serial_number為一個日期值，其中包含要查找年份的日期。應使用 DATE 函數來輸入日期，或者將日期作為其他公式或函數的結果輸入。例如，使用 DATE（2011，12，31） 輸入 2011 年 12 月 31 日。如果日期以文本的形式輸入，則會有問題。

②DATE函數含義是返回代表特定日期的序列號。

語法：DATE（year，month，day）

year參數可以為1到4位數字。month 為一年中從 1 月到 12 月各月的正整數或負整數。day 為一月中從 1 日到 31 日各天的正整數或負整數。

（2）針對員工所屬級別：在“行政級別補貼”T3中設置計算公式為：=IF（I3=""，70，IF（I3="正科級"，90，IF（I3="副科級"，90，IF（I3="正處級"，110，IF（I3="副處級"，110，""））））），I3為行政級別 。

（3）針對專業技術職稱：在“技術職稱補貼”U3設置計算公式為：=IF（Q3="初級"，80，IF（Q3="中級"，90，IF（Q3="高級1"，105，IF（Q3="高級2"，115，IF（Q3="正高"，125，""））））），Q3為技術職稱。

（4）針對專業技術資格：在“技術資格補貼”V3設置計算公式為： =IF（R3="技師"，90，""），R3為技術資格。

（5）根據已經得出的工齡，計算相應的補貼面積，在“工齡”W3設置計算公式為：=IF（N3>=30，90，IF（N3>=20，80，IF（N3>0，70，""））），N3為（1）計算出的工齡值。

注：IF函數含義是執行真假值判斷，根據邏輯計算的真假值，返回不同結果。

語法：IF（logical_test，value_if_true，value_if_false）

Logical_test 是任何可以計算結果為 TRUE（真） 或 FALSE（假） 的值或表達式。value_if_true表示logical_test為TRUE時要返回的值，若logical_test為TRUE；value_if_false表示logical_test為FALSE時要返回的值。例如，（5）的公式作用為：如果工齡值大于0小于20年，返回結果值為70平米；如果工齡值大于等于20年，返回結果值為80平米；如果工齡值大于等于30年，返回結果值為90平米。

該參數可使用任何比較運算符（一個標記或符號，指定表達式內執行的計算的類型。有數學、比較、邏輯和引用運算符等）。

（6）在最高執行標準X3設置計算公式為：=MAXA（T3，U3，V3，W3）， 解釋MAXA函數含義及使用。

注：MAXA函數含義是返回參數列表中的最大值。

語法：MAXA（number1，number2，...）

參數number1，number2，...是1到30 個要查找最大值的數。

說明：參數可以為數字、空白單元格、邏輯值或數字的文本表達式。如果參數為錯誤值，則會產生錯誤。

四、排序及篩選

當基礎表已經生成，用鼠標選擇全表，在EXCEL中標題欄[數據]中選取[排序]。

在[排序]下拉框中選取[主要關鍵字] →[部門]，單擊[確定]進行按部門排序。

用鼠標選擇表的標題行，在EXCEL中標題欄[數據]中選取[篩選]。標題欄每個字段都出現下選箭頭，每個字段都可進行詳細內容選取。

五、匯總表的產生

基礎表經過設計公式，篩選、排序后，基本完成所需，但是各部門必須統計計算實際交票人數、金額、部門小計結果及全廠總人數和金額。利用已生成基礎表，點擊鼠標選擇全表，在EXCEL中標題欄[數據] →選取[分類匯總]。

在 [分類匯總]下拉框中→[分類字段] →選取[部門]，[匯總方式] →選取[求和]， [選定匯總項]選取“2元/㎡補貼”、“交票標注”，選取[替換當前分類匯總]、[匯總結果顯示在數據下方]，單擊“確定”。

經過分類匯總，結果即為每個部門的匯總。

六、 發放表的設計要點

1、根據統計數據要求，制做具體的采暖費發放表

發放表格是用于顯示及統計數據的基本手段。發放表一般由四個部分組成，即表頭、行標題、列標題和數字資料，必要時可以在該表的下方加上注釋。

2、制作發放表時要注意以下幾點

（1）合理設計發放表的結構，比如行標題、列標題、數據資料的位置應安排簡潔合理。

（2） 一般表頭應包括標題和表中數據的單位等內容。標題應簡明扼要地概括出統計表的內容，一般需要說明統計數據的時間、地點以及何種數據。如果表中的所有數據都使用同一計量單位，可放在表的右上角標明，如本表為“單位：元”。如果數據表中各指標的計量單位不同，則應放在每個指標后或單列出一列標明。

（3） 按要求發放表中的上下兩條橫線一般用粗線，中間的其他線要用細線。常規情況下，發放表的左右兩邊不封口，列標題之間一般用豎線隔開，而行標題之間通常不必用橫線隔開。表中的數據應為右對齊，有小數點時應以小數點對齊，而且小數點的位數應通常要求設置為小數點后兩位。

（4）在使用發放表時，必要時可在表的下方加上注釋，特別要注意注明資料來源，如本表注釋為：基礎數據由人力資源部提供。

經過一周的努力，終于完成這次工作任務，但從中還是發現很多問題：如基礎數據的準確性，員工信息的完整性及工作表生成后的安全性。今后從以上三點進行改進，前兩者都是其他部門需要完善的，只有工作表的安全性是本部門應該加強的，利用密碼設置來保護工作表的安全性是一個新的學習應用課題。

參考文獻

[1] 丁志杰等.經濟基礎知識.遼寧人民出版社，2009（5）.

[2] 趙迎譯.Excel2003公式與函數應用寶典.電子工業出版社，2004（3）.

（作者單位：包頭第三熱電廠）