關于加強年鑒圖片管理與開發利用的認識

沈 娜

（南海年鑒社 廣東 佛山 528200）

一、加強年鑒圖片管理的必要性

以前，圖片在年鑒中的定位往往是起美化、裝飾版面的作用，處于附庸的地位。但近十幾年來，隨著攝影、排版、印刷技術的日新月異以及業界對圖片在年鑒中作用的重新認識和定位，圖片在年鑒中的重要性日益凸顯，圖片使用的數量、質量都有了質的飛躍。各年鑒特別是地方綜合年鑒都把圖片作為展示區域或行業年度特色的重要舞臺，在增加隨文圖片的同時，很多年鑒還根據每年本地的大事、要事、新事、特事精心組織策劃了若干個圖片專輯，像《吉林年鑒》、《廣州年鑒》、《張家港年鑒》在這方面都是做得比較好的年鑒。筆者試比較了《廣州年鑒》以及《奉賢年鑒》從2005年到2012年的圖片使用情況（具體見下表）。從下表中我們可以看到，圖片使用的數量基本都是逐年遞增的，而每年使用的圖片數量少則上百張，多則幾百張。此外，還有部分收集來的圖片是未在年鑒中使用的，這樣算來，很多年鑒社或史志編輯部都掌握了成千上萬張的圖片。而這成千上萬張的圖片又是如何被管理的呢？是妥善保存還是每年用完就不知所蹤呢？

2005～2012年《廣州年鑒》和《奉賢年鑒》收錄圖片情況表

好的圖片可以做到“一圖勝千言”，它記錄的可以是一個重大的歷史瞬間、一個城市面貌的變遷或一個生動的生活場景，相較于文字，圖片更具客觀性、直觀性和真實性。年鑒中使用的圖片，一般都是經過編輯們多渠道統籌搜集來的，并經過精心挑選使用的，所以這些圖片在存史上更具價值。但是如果沒有加以妥善地保管和利用，這些珍貴的圖片資源不僅會被白白浪費，更將對以后工作的造成影響。因為同文字不同，文字一旦被記載下來出版成書，就能被后人利用，但圖片作為一種特殊的載體，只有保存拍攝的底片、紙質照片或數碼照片，才能被利用，發揮作用，產生價值。目前，已經有業界同仁意識到這個問題，上海市方志辦的丁曦和上海市奉賢區方志辦的夏偉燕在《圖片數據化入庫與應用》中提到“上海市奉賢區地方志辦公室在第二輪修志及地情資料編纂中深深認識到圖片的缺失、圖片保管不當等問題，其中的關鍵是基礎建設不到位，圖片資料庫不完善，圖片管理與使用制度尚欠完備。”為此，上海市奉賢區地方志辦公室在2006年起開始著手建立圖片庫，在圖片的管理及利用上進行了有益的探索。而福建年鑒社的林忠玉在其撰寫的《建立標準和機制 提高年鑒圖片應用功效》中也提到“建設圖片數據庫，配備專人進行長期建設和管理，對每年搜集的所有圖片進行分類歸檔管理，使各階段累計的圖片成果在長期年鑒工作中充分利用。”為此，筆者認為，年鑒圖片的管理及開發利用問題應該引起更多的重視，使這些圖片發揮出更大的功用，同時開辟出年鑒服務地區政治經濟和社會生活的新路徑。

二、加強年鑒圖片的管理

以前，圖片的保存管理一般是對實體的底片和紙質圖片進行保存管理，隨著電腦、數碼相機的普及和信息化技術的突飛猛進，圖片資料的載體及管理模式也發生了變化——由紙質圖片變為數字文件，由對實體圖片管理變為對數字化圖片信息資源的管理。但無論是原始的圖片保存管理方式還是數字化圖片信息資源的管理，有幾項基礎工作是必須做好，這樣才能確保圖片得到有效管理，并為后續開發利用奠定基礎。

（一）圖片存儲安全化

由于圖片易損壞，而且一旦損壞就不可修復，特別是電子圖片，一旦損壞或丟失了，其影響是不可逆轉的。因此，圖片管理的首要任務就是要保證圖片的安全存儲。對紙質圖片的安全存儲問題，筆者就不贅述了。目前，檔案館對數字圖像的存儲制度是“多種載體備份，同一載體多份復制。多種載體備份，就是用光盤、外置硬盤、磁盤陣列等載體復制保存同樣的數碼圖像；同一載體多份復制就是利用不同品牌的光盤、硬盤等復制同樣內容的圖像三套以上。”這也應該成為年鑒電子圖片安全存儲的原則。而對于通過建立圖片庫進行圖片管理的，由于圖片庫具有容量大、圖片多及開放性等特征，保證圖片的安全存儲就顯得更為重要和復雜，一般都要做好系統的定期備份、雙硬盤數據備份和服務器的安全防護。

（二）圖片分類科學化

圖片的分類是圖片管理的基礎，只有對圖片進行科學的分門別類，才能使圖片管理者實現有效管理圖片的目的，圖片利用者實現快速查找的目的。特別是在圖片庫的管理中，建立一套合理有效的分類是整合圖片資料的先決條件之一。建立不同的圖片分類，把圖片按照分類進行整理是分類檢索的前提，這樣才能實現快捷瀏覽、查找圖片的目的。圖片的分類一般是先按事件屬性進行分類，同一屬性的圖片再根據拍攝時間的先后進行再分類。電子圖片的分類，為方便查找，也可以采取先按圖片拍攝時間進行建檔分類，再按照事件屬性進行再次分類的做法；圖片庫圖片的分類，一般都是按事件屬性進行分類。年鑒是區域經濟社會情況的反映，年鑒圖片亦是經濟社會方方面面的寫照。因此年鑒圖片按屬性分類大致可以參照年鑒部類分類方式進行。先設立大的分類，再在大的分類下建立若干小類。設定分類時要注重分類名稱的直觀性和涵蓋性，要避免分類過細。而分類時要注意一旦建立，就不要輕易改動。如南海圖片信息管理系統在中心圖庫中設立了“領導視察”、“重要政務”、“黨派群團”、“地方武裝”、“政法工作”等25個大類；每個大類下再設若干個小類，如“教育”下設立了“教育科研”、“幼兒教育”、“普通教育”、“高等教育”、“成人教育”、“職業教育”6個小類。

（三）圖片說明撰寫規范化

“照片是啞巴”，一張圖片必須配上準確、規范的文字說明才能算是一張完整的圖片，也才有利用的價值。何為準確、規范呢？那就是事件發生的“五個W”，時間、地點、人物、事件等要素缺一不可。圖片跟圖片說明是相輔相成、密不可分的整體。一張再珍貴的圖片，如果缺少文字說明，其使用價值也大為遜色。尤其是歷史老照片，如何圖片要素不全，由于事過境遷，后人無法辨認和了解，那么就不能準確地揭示和表達出事物的本來面目。很多時候我們都會碰上這樣的情況，本來是一張不錯的圖片，但由于文字圖片說明要素不全，往往只能無奈舍棄。南海年鑒社是較早建立圖片庫的年鑒社，目前圖片庫已積累了2萬多張圖片，但由于前期有一部分的圖片存在圖片信息填寫的簡單化和不規范現象，導致圖片利用也受到一定的制約。因此，近幾年來，南海年鑒社已逐步加強圖片說明撰寫的規范化管理，圖片拍攝者上傳的圖片要有標題、內容、拍攝時間、地點、事件、人物等詳細的文字說明；圖片上傳后，由編輯對每一幅圖片說明的要素進行審核把關，確保圖片擁有完整的有效信息。

三、年鑒圖片的開發利用

圖片管理是手段，圖片的開發利用是目的。圖片只有得到開發利用，才能體現其本身的價值。在工作中，我們經常會遇到為了找一張需要的圖片而大費周折，有時甚至是徒勞無功的情況。有感于此，南海年鑒社才在2002年建立了南海圖片信息管理系統，對圖片進行規范管理，并努力通過各種渠道征集散落在社會上的各類珍貴圖片。實踐證明，這不僅為年鑒的編纂創造了良好的條件，更為地情資料的修編、地方對外宣傳提供了很好的支撐。近年來，南海圖片信息管理系統每年為各鎮（街道）、機關單位和社會各界提供圖片查詢、利用服務2000多張次。

（一）為重大活動、對外宣傳服務

南海圖片信息管理系統建立以來，已先后為全國園林城市及文明城市創建、學習實踐科學發展觀、佛山市城市升級三年行動、“佛山新跨越——佛山市經濟社會發展大型成就展”、改革開放30周年圖片展等重大活動及重要展覽提供圖片利用服務，并為《城市風》、《南海村居行》、《悠游南海》等多本大型宣傳冊提供豐富、生動的圖片素材，為服務地方發展、宣傳推介南海發揮了積極的作用。

（二）為地情資料編修服務

在南海區第二輪志書編修中，圖片信息管理系統發揮了重要的作用。僅《南海市志》一書中，利用圖片系統的圖片就超300張。此外，圖片系統還為《中國共產黨南海區歷次代表大會資料匯編》、《南海改革開放大事記》、《辛亥南海志士》等地情書籍提供了大量的圖片資料。

[1]丁曦，夏偉燕.圖片數據化入庫與應用.第十三屆全國年鑒學術年會論文集，2012.

[2]林忠玉.建立標準和機制 提高年鑒圖片的應用功效.第十三屆全國年鑒學術年會論文集，2012.

[3]朱敏彥，沈思睿.地方綜合年鑒圖片編纂的若干問題.第十三屆全國年鑒學術年會論文集，2012.