高校檔案管理的多元化發展趨勢

李劍虹

摘 要：對于我們的高校檔案管理，是如何抓住高等教育的快速發展的一個偉大的歷史機遇，以適應社會的發展和高校本身的發展需要，加快推進現代化的記錄管理和信息技術流程，科學，準確，快速的發展社會信息服務，高校檔案管理的多樣性設計與高校檔案館多元化建設，都為高校檔案館帶來專業化的改變，常見的多技術水平的發展為高校檔案管理方面帶來了巨大的改善。

關鍵詞：高校檔案管理；發展趨勢；多元化

1 高校檔案管理的多元化發展需要

1.1 高校檔案館和管理職責的多樣性

高校檔案館是高校和二級學院內之間的重要環節，但也是外界的高校相關人員、設備、項目等其他單位部門和個人的描述和保證之間溝通的關鍵，從這個角度看，它是在高等教育的各級組織安全工作的基礎上，以政府部門為依據的工作。首先，高校的檔案管理它的基本任務包括的檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、編研和提供利用等工作。它被保存在高校的檔案館中，為教學、科研、黨政管理和后勤工作服務，教書育人和服務育人服務，提供有效的憑證。所以，從過程的基本特征的角度來看，高校檔案管理本身是一項基本包含非常廣泛的社會服務和責任的工作。其次，檔案整理編目，鑒定統計，存儲和其他相關工作完成后，為了更充分地打開檔案和使用檔案分類設置相應種類的搜索工具，對檔案進行編輯和研究工作，根據檔案管理的發展，出版了相關的歷史材料，對不同需求的檔案信息資源的開發和利用是必要和有益的。最后，根據檔案的使用頻率，使用范圍的其他方面的差異，而且還可以區分機密檔案和綜合檔案館等，或相應的滿足不同的記錄、存儲和管理設施的實際需求以及安全支持方面，采取不同的方式重新分類。檔案工作的基本任務包括五個方面的內容：第一，堅持集中統一管理檔案的原則；第二建立國家檔案工作制度；第三，科學地管理檔案，大力開展檔案信息資源；第四，逐步實現檔案管理的現代化；第五，使檔案工作更好地為黨的總任務、總目標服務，為建設社會主義物質文明和精神文明服務。

1.2 高校檔案館多樣化需求的分類

按照部門或功能上的差異可以有以下幾類：（1）黨群：一般包括高校黨委，工會或其他團體組織的各種檔案，會議記錄，工作計劃等；（2）行政：上級行政工作可能包括各種檔案和材料紀要；（3）科研：教研以及研究結果材料；（4）教學：包括教學管理，教學實踐和研究，以及其他相關方面的檔案；（5）設備：國產和進口設備以及相關的技術信息，以及購買、使用或維護手冊；（6）出版：期刊出版，包括高校，學術期刊和其他出版物的原始證明及發行借閱記錄；（7）外事：外出參觀，學習和研究的過程中形成了不同類型的檔案、資料等各級合作。（8）財會：會計憑證，會計帳簿，財務報告等；（9）基建：基建項目前期形成的文字、圖紙、計算材料等；（10）聲像：學校各項重大活動的錄音、錄像帶。

2 高校檔案館管理多元化的發展趨勢

2.1 檔案管理提前化

隨著辦公自動化和新的技術、新的科學的應用，以及與計算機檔案管理的普及，推進了數字化檔案信息資源管理。在各方面的工作上，從檔案的收集、整理、拷貝、保護、檢索、統計等方面的檔案信息資源的數字化模型，可提供先進的管理檔案模式。此外，電子文檔，電子檔案的產生，同時也達到了高校檔案管理的新要求。高校檔案工作人員應將視野向前延伸，對文檔管理，電子文檔的整個周期，實行統一管理、協調和銜接，充分發揮計算機檔案管理的優勢，實施檔案管理的綜合文檔管理、存儲、檢索自動化。

2.2 檔案管理現代化

檔案現代化建設是改革和發展的一個重要途徑和必然趨勢。在當今的高校中，數字化檔案已經普及。數字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時間、空間的限制，在任一地點、任一時間只需有一臺聯網的電腦，即可進入檔案管理系統查閱自己需要的檔案信息。高校檔案信息數字化、網絡化是提高檔案注意力的有效手段，同時可以提高檔案的管理效率。

網上利用的開展，將會使檔案工作進入一個嶄新的工作環境，進入極好的良性循環之中。以往檔案人員為開發檔案資源，為檔案利用而進行許多文獻匯編、數字匯編、專題匯編等編研工作可以減少，甚至平時查閱工作中可取消，檔案人員有更多的時間用于檔案數據整理工作。

數字化檔案管理使高校檔案業務工作變得方便、快捷、高效。數字化檔案信息使檔案能及時歸檔，盡快地提供利用。平時在網上文書處理部門將收文或發文都輸入到計算機中，各級部門可根據自己的權限范圍在網上分組傳閱自己相關的文件，并注上處理意見，年終歸檔時，只需向檔案館移交一份分類組卷清單，把數據通過網上按檔案數據格式傳輸到檔案管理系統數據庫中即可，從而使檔案館減少了檔案數據錄入工作。這在科研、教學、設備等各類檔案管理中同樣適用。在學校諸多檔案中，許多檔案在形成時已由計算機處理，檔案館的工作只剩下編制相應的檔號，整理上架。而計算機管理方面則只需對數據進行處理，已不再需要大量的數據錄入，數據錄入影響檔案計算機管理的“瓶頸”問題，已不復存在。

自動化是高校檔案館走向網絡化的必由之路。自20世紀80年代后期以來，高校檔案館自動化建設經過10多年的努力，開發出數百個自動化專用軟件。許多檔案館均采用比較成熟的計算機管理系統，已基本實現了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理。自動化建設大大改善了檔案館的服務手段，提高了服務質量和工作效率，促進了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是，計算機應用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養出了一批計算機系統開發、維護和應用人才。數據庫建設也具備了一定的規模。所有這些為檔案館網絡化建設提供了有利條件和強有力的技術保證。

2.3 部分高校檔案多樣化的要求。

高校檔案管理，其中包括許多環節，如記錄的信息載體，用于存儲檔案的布局，識別提取，傳輸和交換，包括訂單髁管、維修、鑒定、檢索和使用的所有鏈接，直到結束“使用”服務。換句話說，根據高校檔案不同的目的，采取不同的檔案存儲布局、整理、存儲、維護、識別和檢索的方法是明智的，但使用高校檔案的多樣化必然會迫使管理高校檔案館驅動的多元化轉變向其他部門，以適應不同用戶的不同需求。所以在一定程度上，檔案管理要求使用環節的多樣化，將推動其管理方面的變化。

2.4 檔案管理法制化

《檔案法》的頒布和實施，讓檔案管理依法進行。檔案管理必須法制化，制度化，用檔案法律來規范人們的行為（即檔案管理），因為檔案管理受人為因素的影響。第一，堅持合法化檔案工作，加強檔案館的法制建設。“一法兩令”的頒布和實施為檔案管理的發展提供了一個極好的機會，尤其是《高等學校檔案管理辦法》（國家教委27號令），27號令強調豐富高校檔案內涵，倡導“大檔案”理念，將學生檔案納入高校檔案工作管理范疇，使歸檔范圍擴容為十一大類；倡導信息化管理，將組織實施檔案信息化建設納入高校檔案機構管理職責；倡導拓展高校檔案服務方向，強調其社會服務職能，要求高校檔案價值內涵應從“對學校和社會有保存價值”延伸到“對學生、學校和社會有保存價值”；倡導創設愛國主義教育基地，拓展高校檔案教育職能等等。《檔案行政處罰暫行規定》的實施，該規定是進一步將進行檔案管理工作的行政執法管理標準化、法制化的一項重要舉措。第二，堅持依法管理檔案和依法工作。“27號令”的頒布實施，是緊跟高等教育發展步伐，進一步優化高校資源配置，綜合管理學校檔案資源，擴大高校檔案工作服務對象，拓展學校檔案服務領域的重要舉措，是高校檔案管理改革的風向標和催化劑。

2.5 存儲，維護技術和方法的多元化發展趨勢

存儲是極其重要的高校檔案管理方面的初步環節，基本上提取檔案中的信息后，如何存儲他們的信息載體的問題就顯得極為重要。高校檔案已經不完全使過去的紙質檔案、照片檔案、膠片檔案等等，現已改變了原有的檔案保存方式，包括數字檔案、電子檔、光盤等先進科學技術。高校檔案管理的存儲、維護技術已經逐步向現代科學技術方向發展。

參考文獻

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