淺析檔案管理的現代化

摘 要：檔案管理現代化是檔案管理發展的必然趨勢，在檔案管理現代化過程中還存在著檔案標準化程度低等問題。電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。通過加強檔案管理標準化，實現管理現代化，實現檔案管理現代化。

關鍵詞：計算機技術；檔案管理；現代化

檔案管理工作做得好與不好，關鍵取決于基礎工作做得好不好。加強檔案管理工作的規范化、制度化、現代化建設勢在必行。規范的檔案管理不僅給有關單位和部門查找和利用資料提供了方便，而且又在一定程度上促進了單位行政效能建設的進一步提高。

1 充分發揮計算機技術在檔案管理中的應用

加快檔案信息自動化系統建設，實現檔案工作各個環節的計算機化，是實現檔案工作現代化，提高檔案系統整體功能的物質技術基礎和重要手段。我國檔案部門應用電子計算機可追溯到70年代，但真正有計劃地建立自己的系統是1985年。經過艱苦創業，初步建成了文書檔案處理系統，使系統不斷向信息管理的目標推進，其裝備水平和應用水平逐步提高。

電子計算機技術是當今新技術革命的先導技術。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統計等工作。

計算機技術的應用是檔案工作技術現代化的中心，而電子計算機的高效率是以檔案管理業務標準化為基礎的。以為對于雜亂無章沒有系統整理的檔案，計算機是無法進行管理的，即使可以管理也會因運算程序的復雜化而使其效率大大降低。因此，要適應知識經濟發展要求，加快檔案現代化管理就必須實現檔案工作標準化。

計算機檔案管理系統一般具有輸入、輸出、修改、插入、打印、統計、檢索、查詢、刪除等功能，同時計算機還具有判別、診斷、篩選的功能，利用 些功能可進行檔案的鑒定工作。運用計算機進行檔案的現代化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、傳輸速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，提高了工作效率，是檔案管理史上的一大飛躍。電子文件作為一新型的信息載體出現在檔案領域，以磁性材料和光學材料為載體的電子檔案，將逐步替代傳統的紙質檔案載體，在檔案領域占主導地位，給檔案工作注入生機和活力。

在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程。如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中可以從以下幾方面著手：

1.1 分清輕重緩急，循序漸進

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

1.2 分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。

1.3 分門別類，充分利用檔案原基礎

對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。

1.4 用“關鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率

“主題詞”雖然有規范統一的功效卻同時存在著查找煩瑣、效率較低的弊端怎樣取其利避其弊我們認為可以采取以“關鍵詞”替代“主題詞”的做法。即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內容的詞匯關鍵詞進行標識待錄入計算機后利用計算機批量處理的功能進行處理。例如擬寫關于廠房基礎建設一事的關鍵詞有人寫“基本建設”有人寫“基建”有人寫“廠房建設”在進行計算機后控時統一規范為“基建”。還可利用計算機“活動增加”的功能把一些不規范的詞與主題詞中詞義相同的合并。這種做法不僅解決了手工標引速度慢計算機自動標引不準確的缺點而且解決了主題詞的詞義含量問題分屬關系。

2 轉變觀念，提高檔案工作人員現代化素質

檔案工作現代化，是要樹立先進的管理思想，學習科學的管理理論，繼而采用與之相適應的組織機構、組織行 、管理方法和手段，以達到預期目的 面對我國檔案事業建設與發展的新形勢、新任務，必須樹立依靠科技進步和科技管理的概念。檔案信息化，建設是 項耗資巨 、復雜的系統工程，必須明確目標，抓住機遇，加強協調，統一建設，重視培養一支高素質的檔案管理人員隊伍，確保檔案資源的安全和保密，以實現檔案信息化，推動檔案工作的改革。

運用計算機管理檔案工作，須加速實現檔案工作人員素質現代化，檔案工作人員素質現代化的主要內容是管理思想的現代化。如果檔案人員沒有現代化意識，就會影響檔案管理現代化的進程。檔案工作的性質決定了檔案工作者既是專業型人才，又是管理型人才，只有擁有一批具有高素質的新型檔案人才隊伍，檔案事業才能不斷興旺發達。

檔案工作人員要熟悉檔案業務，認真學習、深刻領會和掌握檔案行業標準，樹立高度的工作責任心，做好檔案數據的錄入工作，積極參與檔案學術研究，不斷提高理論研究水平。要注意加強檔案主體意識和獲取意識教育，利用檔案信息守法意識，加強檔案工作者的檔案信息保密意識，傳播意識和更新轉換意識。提高運用現代化技術和設備，獲取檔案信息技術和設施武裝檔案信息網絡，不斷提高檔案信息的效益功能。

檔案工作者肩負著歷史的職責，有義務將接收的所有檔案運用計算機管理，豐富科技信息資源，推動科研事業的發展。實踐證明計算機管理檔案既提高了科技檔案的管理水平，也促進了管理工作進一步向科學化、系統化和規范化方向發展。

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作者簡介

滕宇姣（1984-），女，黑龍江省東寧縣人，檔案館員，學士，主要從事檔案管理工作。