檔案管理工作的瓶頸及發展思路探析

朱艷玲

摘 要：檔案管理工作是通過管理檔案和提供檔案信息為社會和經濟服務的業務活動，在社會發展進程中起著極其重要的作用，特別是在創建服務型社會和信息化高速發展的今天這種作用極其明顯。本文分析了現階段檔案管理工作的瓶頸，并對今后檔案管理工作的發展思路進行探析，更好得實現檔案管理工作的自身價值，開創檔案管理工作的新局面。

關鍵字：檔案管理工作；瓶頸；發展思路；探析

檔案是機關、社會組織或者個人在社會活動中形成的、作為原始記錄保存，具有保存和參考利用價值以備查考的圖表、文字、聲像及其他各種方式和載體的文件材料，是一種重要的社會信息資源。

當前，隨著我國經濟社會的不斷發展，社會信息化進程的不斷加快，檔案管理工作也面臨著新的任務和要求。作為檔案管理工作者我們要克服工作中的瓶頸，優化管理方法，提高工作效率，更加科學規范的做好檔案管理工作。為了適應新形勢下檔案管理工作的需要，我們要堅持與時俱進、科學發展，立足實際吸收并借鑒優秀的檔案管理工作的研究成果，逐步完善檔案管理工作制度，增強歷史責任感、使命感。激發檔案管理工作者的熱請，使其能隨著社會的發展更好地適應形勢需要，逐步走上科學化、規范化和法制化的道路。

1 檔案管理工作的瓶頸

1.1 檔案管理工作基礎不足

目前我國大部分機關、企事業單位檔案管理工作存在的主要問題是案卷質量差，檢索工具不完整。許多檔案管理部門的立卷、編目、檢索等，不能按國家檔案局制定的標準規范操作。又加上我國的檔案標準化工作起步較晚，已有的標準還沒有完全配套，推行工作也略顯遲緩，從而導致許多檔案部門檔案標準不盡規范統一。造成檔案部門的基礎工作普遍不標準、不規范，為檔案管理工作現代化建設造成很大困難。

1.2 檔案管理硬件建設落后

實現檔案管理現代化需要軟硬件全面配合，其中硬件是基礎，包括設備、人員等。就設備而言，各企事業單位檔案管理設備十分落后，嚴重阻礙了檔案管理工作現代化的發展。沒有標準固定的檔案庫房，有的就用幾個柜子存放檔案隨意搬移，沒有專門的人員管理檔案，導致檔案磨損、丟失現象頻頻發生。硬件設備落后，設施不全，現代化建設跟不上社會的發展，沒有計算機索引目錄和檢索工作，很多還是傳統人工操作，這些都大大制約了檔案管理現代化進程。

1.3 缺乏專業檔案管理人才

缺乏專業檔案管理人才，是目前檔案管理工作難實現現代化的最根本原因。我國大多企事業單位沒有專門的檔案管理人員，隨意安排人員進行檔案管理工作，檔案管理人員往往都是半路出家，沒經過業務學習和崗前培訓。眾多原因導致檔案管理工作者業務不精通，專業知識缺乏，極大阻礙了檔案管理工作的現代化建設。

1.4 檔案管理工作模式陳舊

隨著社會的進步發展，使得檔案管理工作形式多樣化、內容復雜化，檔案的范疇也逐漸擴大，但是許多單位仍然采用陳舊呆板的管理模式。新時期下，網絡技術的發展已覆蓋各行各業，但檔案管理技術沒跟上時代發展，很多企事業單位檔案管理部門沒采用網絡技術為管理服務，還沿用傳統手工操作模式，管理手段落后，模式陳舊。

2 檔案管理工作發展思路探析

隨著科學發展觀的不斷深入，作為檔案管理工作者應堅持依法治檔，做好檔案管理工作與現代信息和網絡技術的有機結合，科學規范的對檔案就行管理，開創檔案管理工作的新局面。

2.1 建立健全檔案管理制度，規范檔案管理

俗話說：“沒有規矩，不能成方圓”。實現檔案管理制度化是做好檔案管理工作的基礎，是提高檔案管理工作水平的保障。隨著檔案管理設備現代化程度越來越深、檔案管理種類多樣化等特點，就決定檔案管理方法要不斷改革，因此企事業單位要結合實際制定出操作性強的各項檔案管理規章制度，做到改革有章可循，按制度辦事。只有實現檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發揮應有的作用，當然檔案管理制度化也要因地制宜，靈活運用。

2.2 實現檔案管理同現代技術的有機結合

隨著信息和網絡技術的高速發展，做好檔案管理工作迎來了新的挑戰。筆者認為只有正視這個挑戰，實現檔案管理同現代技術的有機結合，檔案管理工作才能走上良性發展的軌道。這要求檔案管理者準確把握檔案管理工作的特點，提高檔案管理人員的服務意識，掌握豐富的業務知識和現代化管理技能，充分發揮檔案的信息資源優勢，更好的服務于社會。檔案部門也應抓緊建設網絡環境下的檔案工作平臺，并更新軟、硬件設備，提升工作手段的能力，為我們檔案業務工作整體上臺階鋪墊良好基礎。 同時，可以充分發揮新設備、新手段的能力，為擴展新的工作領域、擴大服務范圍創造更為有利的條件。

近些年正是企事業單位信息工程的階段，電子檔案越來越多。例如，企事業單位在網絡建設中購進的各種系統軟件、光盤；一些工程建設所需的計算機輔助設計CAD電子文件等。這些文件用以往的傳統人工保存方法很容易出現問題，為了保證安全，就必須制定嚴密電子文件安全管理制度，完善電子文件流轉跟蹤登錄管理。同時設置自動啟動的電子文件操作日志，以備日后進行安全查考或真實性鑒定時作為依據。

2.3 加強檔案管理人才綜合素質的培養

檔案工作者既然是信息工作者，那么就要具備一定的信息能力，這才能適應信息資源管理工作的需要。 檔案工作人員要適應信息資源檔案管理工作的需要， 就必須提升信息收集和管理的能力，充分發揮主觀能動性、創造性，努力提高知識水平和管理能力，加強綜合素質培養。

2.4 加大檔案資源的開發利用

檔案保管的目的是為了利用，俗話說：“檔案貴在活，而重在于用”。隨著改革開放的不斷深化和政府職能的逐步轉變，隨著全民綜合素質的不斷提高，人們對檔案的認識和理解，不再僅僅局限于檔案的憑證依據作用，而是充分利用檔案

這種特殊載體所蘊藏的大量信息，進一步深層次的進行研究開發利用，更好地為社會服務。

在管理好檔案的基礎上，檔案管理工作也要適應社會發展的需要，尋求更有效的服務新途徑，以提高檔案利用的質量和水平，把“死”檔案變成“活”檔案，更加充分地發揮檔案的作用，在創造社會效益的同時，促進檔案事業的發展。所以，只有全力做好檔案管理工作，才能為社會的全面進步，經濟又好又快地發

展提供優質、高效的檔案服務。

3 結語

綜上所述，科學規范的檔案管理只有認真貫徹落實科學發展觀，堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創檔案管理工作的新局面。檔案管理工作者更要用科學的發展觀嚴格要求自己，不斷提高檔案管理的能力，為社會經濟發展社會穩定作出貢獻。

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