淺談如何做好房產檔案管理

摘 要：房產檔案是檔案的一個重要組成部分，檔案是各種信息的載體，是一種資源。它對政治、經濟、科學、技術信息的儲存、傳遞、交流起到了工具的作用，具有生產力的要素。房產檔案管理隨著社會實踐的需要而產生、存在和發展，它是社會進步的標志。

關鍵詞：房產檔案；地位；系統；抗風險能力

1 房產檔案管理的幾個特點

房產檔案管理包括產權、產籍管理兩部分。房產檔案管理具有其自身的特殊性。

1.1 房產檔案管理具有法律依據性

房產檔案是除房地產權屬證書外法律認可的、確認房地產權利歸屬、鑒證房地產權屬處置的唯一有效證明。由于房地產業已成為國民經濟的支柱產業，房地產的經濟行業為日益增多。諸如房地產交易、析產、抵押、繼承、查封、保全、評估過程中產生的種種糾紛，人民法院如何裁決，房產檔案是重要的法律依據。

1.2 房產檔案管理具有動態性

造成房地產檔案的動態性主要有兩個方面的原因：一是房地產本身發生了變化。例如房屋的狀態變動，房屋被拆除產權滅失等。二是房屋外部條件的變化引起房地產檔案的變化。包括房產測量方法的變化，歷史遺留問題的處理，路街巷變化，編號方式的改變，房產交易造成房地產權屬轉移等。

1.3 房產檔案管理具有區域壟斷性

房產管理的基本原則是屬地管理。因此，各地房產管理部門在進行房產管理的過程中處于對本地區房產檔案的獨占和壟斷地位，如果不規范管理和開發利用，將直接影響本地區房產業乃至整個經濟的發展和社會的穩定。

2 房產檔案的地位和作用

房產檔案管理是一項政策性、科學性、技術性很強的工作，搞好房產檔案管理工作，對城市建設和管理有著重要的作用。

2.1 房產檔案管理為政府政策的制定提供參考材料

隨著社會的發展，無論是對重大問題的戰略決策，還是對一般問題的具體研究，都力求萬無一失。而要做到決策準確、科學都需要大量的信息作基礎。房地產檔案主要保存著城市房屋的布局、結構、質量、數量、用途和建設密度等內容的檔案資料，是一種不斷累積、永續不絕的信息庫，其中蘊藏著極為豐富的歷史經驗信息，可以為政府制定經濟發展計劃和城市規劃建設、管理等方面的決策提供可靠依據，是領導決策必不可少的條件之一。可以說房產檔案是政府進行房產決策的得力助手和重要條件。

2.2 房產檔案管理是提高房產工作效益的必要條件，為城市房產建設提供科學依據

房產檔案記錄了歷史上大量房地產權、產籍方面的信息，位房產業其他工作提供了極大的方便，減少了不必要的重復勞動和無效勞動；它還記錄了大量的房屋建筑方面的數據，為房產業的日常管理及房產轉讓、分割拍賣、交換、改建、擴建、新建等產權異動和房屋結構狀況的變更提供了科學依據。

2.3 房產檔案工作是維護房地產業真實面貌的一項重要工作

房產檔案工作把房地產業活動中形成的全部檔案，按其本來面目完整、系統地保存下來。使其不遭到自然的和人為的破壞，不容許任何人歪曲篡改，使人們從這些檔案中能全面、真實地看到某些房地產業發展的過程，既維護了檔案的完整與安全，又維護了房地產業的真實面貌，并能體現房地產業的立足之本——誠信。假如不建立房地產檔案工作或建立不健全。必然會造成檔案的雜亂殘缺，要維護檔案的完整是不可能的，這勢必給房地產業乃至子孫后代帶來難以彌補的損失。

3 房產檔案管理的開發與利用

3.1 做好房產的檔案、資料收集、整理工作，做好收集及時、整理完整

房地產檔案主要以圖、檔、卡、冊為其主要內容。圖，是指房地產平面圖，包括分丘圖、分層分戶圖，反映權屬范圍，形象直觀；檔，是指產權文字檔案，反映產權的來龍去脈，詳盡細致，真實可靠；卡，是指房地產卡片，包括錄入電腦的房地產情況表，它概括了檔案的內容，彌補了圖的不足，反映產權簡潔明白。冊，即房地產登記薄冊，包括登記收件薄、發證記錄薄、房屋產權發證審批總冊等，是根據房屋所有權登記成果和分類管理需要而填制的，是產權狀況和房屋狀況管理的縮影。只有圖檔結合，才能真正把產權反映準確。

3.2 檔案管理人員素質的提高，加強經辦人員業務能力的培養

對于檔案管理人員的使用要嚴格。一要讓其對檔案工作有明確的認識，懂得檔案工作的重要意義，喜歡并熱愛這份工作；二要對組織檔案管理人員進行定期或不定期的學習與培訓，不斷豐富其檔案理論知識，以提高實踐業務水平；三要了解社會各個方面對檔案信息資源的需求及事實發展情況，提高檔案的查準率和查全率，提高服務質量和服務水平，發揮好檔案管理工作的社會效益。

3.3 提高房地產檔案管理的抗風險能力

提高房地產檔案的抗風險能力，需要不斷調高認識。從政府層面來說，必須充分研究房產檔案管理存在的風險，做好統籌規劃，做好房產檔案管理的風險防范。隨著計算機技術的發展和普及，東莞市房產局已將計算機技術運用到檔案管理之中，使其能基本完成產權登記、抵押查封登記、檔案查詢與繕證工作。并開發一個包括房產檔案管理在內的產權、產籍管理信息系統。能夠容納包括產權檔案接收、抵押檔案接收、檔案管理、檔案入庫及統計報表等工作流程。實行聯網辦公。從登記、收件、審批、繕證、歸檔，建立一套符合房屋產權管理規律和房產發展現狀的計算機網絡業務管理系統，以實現房屋產權管理工作計算機網絡化、程序化和信息化。

如圖1所示，本系統網絡結構由兩部分構成，即內網和外網。內網為房產局內部的局域網絡，負責房產數據及圖形的錄入、檢索、修改以及統計、打印，是房產管理系統的核心。外網主要完成房產信息的對外發布及查詢。

本系統的運行模式采用C/S（客戶/服務器）模式與B/S（瀏覽器/服務器）模式相結合的混合模式。對于房產局內部的用戶，采用C/S模式，可降低系統開發難度，提高信息安全性；對于房產局外部的外部采用B/S模式，充分利用internet和internet的便捷，實現隨時隨地提供服務，用戶可以通過網絡查閱有關房產檔案的信息。

（四）建立健全房產的檔案管理的各項規章制度。房產檔案管理制度也要與時俱進，緊跟時代發展，所以建立健全必要的規章制度是十分重要的。有了適當的規章制度，檔案管理工作才有章可循、才能健康發展、才能逐步形成制度化、規范化、科學化；才能使利用者自覺地按制度進行利用。

總之，管理好房產檔案是房地產業的重要工作之一，也是進行其他房產業務必要的前提條件，是房地產工作不可缺少的一個重要環節。房產檔案不容忽視，優化管理刻不容緩。

參考文獻

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作者簡介

祝樂詩（1983—），女，東莞市麻涌鎮規劃房產管理所