檔案管理服務現代社會的幾個轉變

辛影

摘 要：隨著社會經濟的不斷飛速發展，檔案管理服務也存在許多不足的地方，這就需要改革與轉變，本文主要闡述了傳統檔案管理服務的不足以及幾個重要的轉型，從而更有利于現代社會的發展。

關鍵詞：檔案管理；服務；轉變

1 我國傳統檔案管理服務的弊端不足

1.1 提高檔案服務人員的素質迫在眉睫

檔案主要是為城市建設服務的，其內容的多樣性要求檔案工作者必須具有多方面的知識，既要有檔案管理方面的知識，還要具備一定的電腦專業知識及電腦操作技能，這就要求我們的檔案員需具備細致和認真的工作態度。城建檔案工作人員必須熱愛自己所從事的檔案工作，全面了解所保存檔案的種類、內容及其完整、準確程度。這樣，才能做好城建檔案管理的各項工作，充分發揮科技檔案的利用價值。從目前全國的情況來看，檔案人員隊伍普遍存在著知識面窄、知識老化、知識結構不盡合理、年齡老化等現象。尤其是具備科技檔案管理和計算機信息處理的復合型人才。有些單位檔案部門雖然引進了現代先進的計算機設備，但因專業人才缺乏而未能讓其充分發揮作用。現在是信息時代，要跟上社會發展，解決檔案事業發展中的問題，必須重視整個檔案工作者隊伍素質的提高，不斷調整更新檔案人員專業結構和知識結構，不斷加強人員培訓與人才培養。如何進一步提高檔案工作者整體知識水平以適應檔案事業的迅速發展，已成為檔案管理工作迫在眉睫、刻不容緩的問題。

1.2 少數檔案的收集不完整、不及時，影響了檔案的提供利用

收藏檔案的中心任務就是提供利用，如果收集不及時、提供的檔案不完整，不僅會影響和制約檔案提供利用，而且也不利于檔案的有效管理和開發。當前，少數檔案收集不完整、不及時，主要是收集文書檔案過多，而不注重收集業務檔案和科技檔案；收集紙質檔案過多，而不重視收集聲像檔案；立檔不負責任，不按要求立檔，不及時移交，留作自用，隨意分散案卷，也是影響檔案收集完整的一個重要原因。

2 檔案管理服務現代社會的四個轉變

2.1 提高檔案工作人員素質，是轉變檔案管理服務的關鍵

要轉變，人才是關鍵。在市場經濟和電子政務日益發展的今天，正如前面論述檔案管理服務轉變職能的原因中所提到的，檔案管理部門工作面臨很多新的變化，這些新變化需要檔案工作人員不斷提高自身綜合素質，深入學習開展檔案工作所需要的各種新知識、新技能，多學習計算機技術、網絡技術、法律知識等相關知識，以適應電子政務發展的需要。可以采取“送出去學、請進來教”的學習方法，輸送優秀人才到南方電子政務發展較快的大城市學習，還可以從大學、研究所等地請來專業教師，進行內部培養。人才培養出來了，思想觀念也就更新了，也就會走出傳統的工作方式，轉變職能，更好的為市場經濟服務。

2.2 在收集上，檔案管理由數量轉變成質量

檔案資源的豐富，確實是檔案工作的資源和發揮作用的基礎。多年來，正是在這一理念的支配下，許多檔案館“撿到籃里就是菜”，碰到什么收集什么。久而久之，雖然有了量的積累，但質的提升不明顯。相反，由于過分繁亂蕪雜，不但因此占用了空間，加大了工作量，還因“沙”的倍增，導致“金”被“淘”出難度的加大。許多用戶，就是因為沒有時間，失去耐心，查著查著就索性放棄了。特別是隨著現代生活、工作節奏的加快，這一點也表現得越來越突出。所以，原有的收集理念，必須向講求質量轉變。對少而精的資料，按專業和可開發利用的角度進行梳理、整合、加工、優化結構，分門別類，合理歸檔，輸入計算機，逐漸形成專業性強、載體多樣、特色顯著、可縱深拓展的館藏。

2.3 在服務上，檔案管理由“被動式”向“主動式”轉變

在服務上，檔案管理不能只能“坐等式”的“被動式”向“主動式”轉變服務。對于怎么樣進行主動式服務，主要是從四個方面著手考慮的。一個是調研用戶需求的檔案，然后根據需求進行針對性的服務。二是需要有包裝和宣傳。讓公眾都知道館里都放著的是什么資料，把檔案館的神秘感消除，然后用更簡捷的方式查到和運用。三是可以實行“一條龍”的服務，比如上門服務等。四是由“傳統型”服務手段向“科技型”的服務手段轉變。構建檔案目錄信息數據庫和查詢系統，完善計算機檔案檢索體系、檔案信息資料數字化、檔案信息資源網絡導航、檔案信息在線咨詢服務，等等。

2.4 檔案信息化的縱深發展的轉變

技術特征無疑是信息化環境的核心特征之一，在信息化環境下進行檔案管理業務活動必須要學習和把握這些新技術，同時，檔案信息化的深入發展也將推動信息技術在檔案領域的應用向縱深發展。信息化環境中使用的信息技術非常廣泛，以數字檔案館系統為例，其中運用到的關鍵技術有數字化生成技術，包括信息掃描技術、識別技術、圖像處理技術、音頻轉換技術等；存儲技術，包括磁盤陣列、光盤庫技術等；分類檢索技術，包括自動分類檢索、關鍵詞檢索、全文檢索、多媒體檢索等；信息安全保護技術，數據加密技術、數字簽名技術、身份認證和訪問控制、系統備份等；中間件技術和集群技術等。

具體從生命周期的理論分析，檔案信息化尤其是電子文件管理對技術的需求體現在：（1）文件創建生成環節。在信息生命周期的初始階段，要求能夠有效實施電子文件的前端控制原則，即通過元數據、模板、格式管理、認證等技術框架通過管理信息系統的建設綜合實施對電子文件的前端管理，并能通過流程管理、日志等技術手段實現文件在創建階段的動態管理，確保包括電子文件內容、結構、背景、管理活動信息在內的信息的原始性和完整性。（2）文件歸檔環節。電子文件是一項管理和技術依賴性都很高的活動，該階段涉及的主要技術領域包括多格式類型文件歸檔技術（如電子郵件、數據庫、網頁、即時信息等歸檔技術）、遠程文件網絡歸檔技術、邏輯歸檔技術、業務文件數據共享技術、信息安全管理技術，以及系統集成技術等。（3）信息組織管理環節。由于電子文件管理活動具有一定的非線性特征，電子文件的組織管理實際上可以分散在其他階段中一并執行。組織管理活動的主要目的就是將原本大量的、分散的、雜亂的信息經過篩選、分析、標引、著錄、整序、優化，形成一個便于用戶有效利用的系統的過程。因此本階段涉及的技術可以具備較高的智能水平，像鑒定、標引、分類技術都需要較高的管理能力和技術水準。（4）數字信息存儲環節。包括載體管理、歸檔格式管理、存儲管理、遷移、仿真、保存元數據等。（5）信息利用環節。其技術范疇包括任何有助于檔案價值發現或提升的技術，如網站技術（信息門戶）、信息搜索技術、數據挖掘、知識管理、信息發布等。此外，除了按生命周期階段對技術范圍進行劃分外，還包括安全管理、認證、日志管理等重要的貫穿全程的支撐技術，以及囊括多個階段管理任務的電子文件管理系統或數字檔案館的系統研發工程。

總之，改管理型服務為智力型、技術型服務，未來檔案館（室）的服務模式應是用戶中心模式。面對人類正從工業化時代向信息化時代再向知識經濟時代過渡的重要時期，我們應抓緊建立健全信息網絡，形成圖書、檔案、情報等各類文獻開發、生產、服務一條龍，使現代信息技術服務于社會各個層面，促使其不斷進行創新，突出自身特點，獲得可持續發展的動力。

參考文獻

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