淺析無紙化檔案管理面對的新挑戰

宋文

摘 要：我們現在的時代是電子信息技術飛速發展的時代，信息技術的發展和應用給政府和機關辦公帶來了全新型網絡化辦公方式。同時也給電子文件與傳統的紙質文件辦公如何融合的問題帶來了新的研究課題。本文緊密結合工作實際，就網絡環境下的“無紙化辦公”給檔案管理帶來的新挑戰的有關問題進行了認真研究。

關鍵詞：無紙化辦公；檔案管理；新挑戰

1 無紙化辦公的特點

辦公自動化是Office Automation的縮寫（簡稱OA系統），本意為利用技術的手段提高辦公效率，進而實現辦公的自動化處理。該系統是上世紀70年代中期發達國家為解決辦公業務量急劇增加對企業生產率產生巨大影響問題的背景下發展起來的一門綜合性技術。它的產生對辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進作用。

靈活的電子公文傳閱流程替代了以往的純手工化流程，使各類文件直接通過OA辦公自動化系統迅速而準確的傳達到指定目標。

OA辦公自動化系統節約了辦公經費，減少了人力浪費。由于收到的所有紅頭文件均通過文件自動掃描儀掃描成電子版本，和收到的電子公文一起均由文件管理人員直接登記到OA辦公系統的收文管理欄，并呈送給相關領導進行閱批，整個過程完全實現了無紙化，省略了大量文件的打印、裝訂、粘貼、手工分閱、回收保存等環節，大大減少了辦公紙張的用量和打印設備的耗材，既節省了人力，又節省了財力。

2 檔案管理迎接的新挑戰

2.1 辦公室人員本身的挑戰

首先要更新觀念，提高素質。面對數字化時代帶來的沖擊，檔案工作者首先應該樹立明確的應戰姿態，理清思路，勇于開拓創新。同時，應該不斷加強自身學習，努力掌握現代化技術，提高業務能力，以拓展的職能、開放的工作方式、先進的技術手段塑造檔案事業的今天和未來。

2.2 電子文件的真實性問題的挑戰

電子文件具有信息載體的非紙質性、信息的非人工識讀性、信息系統的依賴性、信息載體的脆弱性和不穩定性、信息與載體的可分離性、信息存儲的高密度性、信息的易更改和易丟失性等特征，從而給檔案工作既帶來了發展的機遇，又帶來了嚴重的問題。如何保證電子文件的真實性和可利用性。目前維護電子文件真實性的方法主要有：存取權限控制技術、密鑰法、數字水印技術、電子簽名、數字時間印章等等。這些措施對保護電子文件的真實性起到一定的作用，但還不能達到確保電子文件真實性的目的。制定嚴格的管理制度和研究先進的技術以維護電子文件的真實性將是一項長期而又艱巨的工作。

2.3 實現原有館藏檔案數字化轉換

檔案信息數字化利用需要以大量的數字化檔案信息為基礎，而原有庫存檔案卻大多是以紙質形式存在的，實現館藏檔案數字化轉換將是今后檔案工作一項長期而又重要的任務。在現有技術狀態下，要將原有檔案全部轉化為數字化信息直接提供利用，顯然與現實存在一定的距離。筆者認為，當務之急是錄入原有檔案的文件目錄，以實現用計算機對機讀目錄進行跨卷宗、跨年度查找，最大限度地為用戶提供利用服務。同時。根據查閱需要，先選擇部分常用、珍貴的檔案進行原文掃描，使其能全文瀏覽。然后，根據客觀的人力、財力情況，有計劃、有重點、有步驟地逐步實現原有館藏檔案的數字化轉換。

2.4 電子文件保管的新挑戰

電子文件整理歸檔后，能夠借閱和利用，但由于電子文件本身載體和存在方式發生了根本性的變化，這給檔案管理部門帶來新的管理規范。

由于電子文件存儲的特殊性質決定了其保管的特殊性，電子文件的保存不單是存儲在電腦服務器硬盤中，為保證電子文件的安全性，避免由于計算機網絡、病毒以及人為錯誤操作對電子文件造成破壞或丟失，最重要的工作就是數據備份和恢復工作。數據備份包括對數據庫的備份和對電子文件的備份，并且要能夠借助軟件系統按照設定的時間段自動備份和增量備份，而且還需要對備份的數據進行刻錄保存，有條件的還可以進行異地備份，保證檔案數據和電子文件的絕對安全。

電子文件需要依靠計算機、數據庫的支持，同時需要有完善的備份、維護和數據恢復機制。只有數據安全穩定，電子文件才能得以正常利用。

2.5 新時期檔案工作發展的新趨勢給檔案工作帶來了新的挑戰

一是社會化程度趨高。隨著經濟發展和社會進步，檔案已融入到社會生活的各個角落，進入了普通人的視野。二是現實要求趨高。人們對檔案的需求越來越強烈，檔案的現實價值越來越得到人們的重視。這就要求檔案部門收集門類要齊全，檔案開放的步伐要加快，檔案工作與現實結合的更緊密、與經濟建設和社會發展融合得更緊密。三是科技含量趨高。現在的檔案工作正處在手工、半手工向現代化、信息化過度階段，以前那種大量的人工勞動正在由智能化的機器來代替。人們對檔案信息化的期望，給我們提出了必須加快檔案目錄數據庫、全文數據庫和多媒體數據庫建設的要求。四是與其它學科融合度趨高。檔案工作雖然是一項專門性、業務性很強的工作，有獨立的學科體系，而且經過不斷發展，日臻完善。但實際上檔案工作也不是孤立地、封閉的發展，而是博采眾長，兼收并蓄，逐步與其它學科融合。這種融合是檔案工作發展的需要，是對檔案工作提出的新的要求。五是功能多樣化程度趨高。隨著社會的發展，人們的要求呈現多樣化，對檔案利用提出了不同的需求目的，促使檔案工作的功能也呈多樣化，檔案工作的服務內容和對象更加復雜了。

2.6 電子文件歸檔法律效應的新挑戰

電子文件，是能被計算機系統識別、處理，按照一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上、并可在網絡上傳送的數字代碼序列。檔案管理部門對電子文件進行整理歸檔后，檔案查詢更加方便快捷，文件提檔更加便利，但電子文件的法律效應卻受到了挑戰，怎樣確保電子文件歸檔后仍然保持其法律效應和依據已經成為檔案管理部門在信息化管理中的一個嶄新的課題。

電子文件歸檔保存后，應用數字水印、數字簽名和數據加密技術能夠對電子原件進行保護。通過數字水印技術使電子文件在利用過程中的版權受到保護。數字簽名技術鑒別電子文件是否被非法篡改。數據加密技術對電子文件進行加密壓縮保護，防止非法拷貝打開。通過這些軟件技術，使電子文件的法律效益得到保護。

對電子文件加蓋電子檔號章保證其歸檔依據。電子文件進行分類整理歸檔后，通過軟件技術讀取電子文件機讀數據自動生成電子檔號章，保持與紙質文件歸檔工作的一致。包含電子檔號章的電子文件能夠更好的體現檔案的法律依據。

3 結語

電子檔案的出現，給傳統檔案工作帶來了諸多的挑戰，檔案工作要適應未來的工作環境迎接新技術的挑戰，必須從現在開始加強對電子檔案管理問題的研究和創新，并盡快掌握現代化管理的有關知識和技術，以適應未來對檔案事業的發展要求。

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