談談編目工作實行計算機管理

丁學芝

摘 要：本文結合我館使用深圳圖書館研制的計算機編目系統，即ILAS系統，在館藏書目數據的建設過程中實際運用，總結了計算機編目著錄中不同于普通圖書著錄的幾個主要特點，并分析了編目工作實行計算機的關鍵所在

關鍵詞：計算機管理；文獻編目；數據庫

隨著計算機應用技術的發展，圖書館也進入計算機管理時代，在圖書館逐步實施自動化的過程中，我館采用深圳圖書館研制的計算機編目系統，即ILAS系統，將館藏中文圖書目錄數據庫建立起來，經過幾年對編目子系統的操作實踐，筆者有了以下的認識。

1 圖書館編目工作實行計算機管理是由其優越性決定的

圖書館編目工作是各項業務工作的前提和基礎，是對文獻進行加工處理的最基本環節，是聯機采購、流通、公共查詢等一系列自動化系統的基礎，是圖書館自動化的核心部分，計算機走進圖書館與文獻編目相結合，給編目工作帶來了質和量的飛躍，使編目人員從整日忙于流水作業般的簡單機械的手工編目中解脫出來，使這項本身就具有規律性和科學性的工作做到更標準化和規范化。

在圖書館還未應用計算機管理的時代，編目工作一般都是手工書寫目錄，但是由于受卡片的限制及歷史原因，所有著錄項目都比較簡單，編目缺少主題詞、ISBN號，仍然依照傳統的主要款目、附加款目和分析款目等共同完成圖書館的目錄職能，一條款目只給讀者提供一個檢索點，要提供多個檢索點，就要寫多張不同檢索點的款目，這就使目錄的作用難以發揮齊全，很難實現資源共享。而計算機編目就不同，一條書目數據就可以提供多個檢索點，比如，題名、著者、ISBN號、分類、主題、索書號等，更能適應圖書館書目數據資源共享。

我館運用的ILAS系統的編目子系統，有以下幾個特征，對其使用給我們的工作帶來了意想不到的便利。

1.1 兼容性強 伸縮性大

圖書館目錄是根據CNMARC標準格式著錄，書目數據的內容多變，長度不同，可容納大量的數據，兼容性強，伸縮性大，適合圖書目錄信息本身的特點。

1.2 ILAS系統提供了自動生成功能

字段、漢語拼音、關聯字段的自動生成。如MARC格式中，與7XX字段相對應的200字段的@f和@g子字段，與225字段相對應的461字段（ILAS5.0版相對的是410字段），與5XX字段相對應的300字段及與010字段中ISBN號相對應的210字段的出版地、出版者均可自動生成以及可自動生成題名、著者的漢語拼音，大量減少了工作人員數據錄入的工作量，從而有效的提高了編目效率。

1.3 編目查重工作簡便

手工編目查重只在一個途徑，即題名查重，而ILAS系統提供了雙屏查重，能從多途徑進行查重，如題名、著者、ISBN號、分類、主題、索取號等幾個方面進行。

1.4 提示功能醒目

給工作人員提供了系統幫助功能，展示了子字段著錄說明，方便工作人員在編目過程中能及時了解情況及時查詢。

1.5 圖書交接手續分明

編目程序緊湊，從編目人員接到一批新書，進行分編加工完成，利用“交送處理”模塊，使圖書移交手續完美。

1.6 圖書編目加工規范，目錄、書標整齊清晰，操作簡便，總體效果好

2 編目工作的基本保障條件是人員隊伍建設

2.1 人員的培訓

實行計算機管理對圖書館工作人員來說是一種全新的工作方式，建庫之前必須進行人員培訓工作，不僅進行計算機操作技能和應用軟件的培訓，還要進行相關的圖書情報知識的培訓，使其能熟練掌握文獻著錄標準。

2.2 編目人員的素質是建庫質量的保障

編目人員的綜合素質對于編目數據的質量有著非常大的影響，這種素質不單單是指操作的技術，還包括工作人員對于計算機編目和數據信息化的觀念和知識結構，從這個角度看，圖書館的編目人員，并不是僅僅通過了計算機操作技能和分類編目的有關培訓，能夠熟練掌握文獻著錄標準、分類與主題標引方法，就是一個稱職的計算機編目人員，除了必要的培訓之外，工作人員還要有良好的心理素質，強烈的責任感、業務能力和積極進取精神，以及認真仔細的工作態度，不但能夠快速地適應信息化工作環境，還要能夠在工作的過程中不斷的學習新技術和新方法。

3 編目工作實行計算機管理的關鍵是書目數據庫的質量

3.1 書目數據的特點

3.1.1 項目多。一條書目數據包括題名、責任者 、版本、出版與發行、載體形態、叢書、主題、分類、附注等項，有關圖表、索引等文獻特征的說明，都要按照規則準確錄入。

3.1.2 表現形式復雜。同是題名就有正題名、副題名、并列題名、交替題名等多種情況。

3.1.3款目之間有復雜的聯系。同種書有多個分卷，有總叢書名，分叢書名，有的多卷書中有幾冊。子目繁多。

3.1.4款目的繁簡程度變化大，有些圖書用幾個簡單的字段就可以了，而有的圖書則需要更多的說明。

以上這些書目數據自身的特點，決定了編目數據庫的質量是對整個計算機編目系統及至圖書館自動化管理的影響，它直接影響數據共享與交換的實現

3.2 嚴格執行編目規范，提高文獻編目工作的質量

圖書館自動化業務系統投入應用后，編目人員嚴格按照國家文獻編目工作條例和MARC編目規則開展編目和數據加工，在文獻著錄標引工作過程中，通過建立分編、著錄、審校等業務分工負責管理機制，對每一條書目記錄都要進行入庫前的質量審核把關，充分保證了書目數據記錄的質量。

3.3 嚴格把好數據著錄加工質量關

書目數據質量將影響到一個系統的運行結果，書目數據質量的好壞會直接在運行系統的過程中反映出來，所以把好圖書分編、著錄、數據加工這一關是實施圖書館自動化業務系統中最重要的一個環節。在應用計算機編目過程中一旦出現數據記錄上的差錯，就會導致檢索結果的出錯或流通部門在借還書時發生錯誤。如某一書的條碼貼錯，反映在借書時便是讀者手中的書與系統中掛在該讀者名下的書不一致，出現張冠李戴的現象。因此，在進行條碼分配、數據審校、文獻入藏過程中的每一個細小環節，都要加強管理 ，防止出現差錯，認真把好數據質量關。

4 結語

文獻編目是文獻資源進入圖書館流通的第一道關口，是圖書館開展各項業務工作的前提，編目工作質量的好壞，直接影響整個圖書館的工作，應該從圖書館編目工作的實際出發，對圖書的分類應力求詳盡，主題標引力求深細，另外編目人員除掌握本館的編目系統外，還要學習和研究新的編目軟件，在工作中總結經驗，使編目工作的質量不斷提高。

參考文獻

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