淺談如何提高檔案信息化業務水平

張品晶

摘 要：隨著計算機技術的快速發展和網絡信息技術的普遍應用，以及我國高等教育改革的日益深化，高校檔案管理工作發生了巨大變化。為適應新形勢，更好地發揮檔案的作用，跟上時代發展的步伐，高校檔案管理工作必須更新理念，在完善各項規章制度，提高信息化管理水平和提高人員素質等方面狠下功夫。

關鍵詞：檔案管理；創新；制度；信息化

檔案業務是檔案工作者圍繞檔案，利用科學的原則和方法管理檔案，為單位內部和外部服務的工作，是一個單位整體工作的組成部分，是維護單位歷史真實面貌的一項重要工作。隨著電力事業的快速發展，各單位意識逐步提高，檔案管理水平也日趨成熟。可以說，檔案信息作為一種人文資源，以其原始性、真實性、無可替代性的特點，在推動電力工作發展中正彰現其積極的促進作用。

在日益迅速發展的市場經濟中，檔案工作已成為各個企事業單位的重要組成部分，它在一定程度上推動并維護著各企事業單位的發展。檔案管理的現代化突出表現在檔案的信息化建設方面，它是信息時代發展的必然趨勢。隨著資源系統局域網絡的建設，加強基層檔案管理的現代化水平已迫在眉睫，此項工作的完成，將會把檔案載體從紙質發展轉換為全面錄入的電子文檔，為社會提供高效率服務。本文從完善各項規章制度、提高信息化管理水平和提高管理人員素質等方面來闡述如何在新形勢下更新理念，促進檔案管理工作的創新與

發展。

1 當前檔案管理工作的現狀

近年來，隨著信息化的發展，檔案管理工作遇到了前所未有的挑戰，集中表現在以下幾個方面：

（1）檔案管理制度不健全。近幾年，管理基層制定了一些檔案管理制度，但是從檔案管理工作的現狀來看，仍然存在著檔案管理制度不健全的現象。一是檔案收集制度不健全，使得檔案缺乏完整的記錄，喪失了部分利用價值；二是因保管制度不健全、基礎設施不完善等原因造成檔案損毀和檔案遺失現象屢屢發生；三是檔案利用制度不健全，造成有的檔案沒有發揮其應有的價值。這些都極大地影響了對檔案的研究和利用。

（2）信息化水平低。隨著計算機和網絡技術的應用，檔案的載體發生了巨大的變化，由原來單一的紙質載體發展為紙質、電子等多種載體共存的局面。然而通過調查發現，不少高校企業信息化水平依然很低，沒有引進先進的檔案管理軟件，檔案的檢索依然主要依靠手工。此外，電子檔案的利用率極其低下，嚴重制約了檔案工作的

發展。

（3）檔案管理人員素質不高。一是缺乏專門的檔案管理人才，不少單位的檔案管理人員是兼職人員，缺乏檔案管理的專業知識；二是對檔案工作重要性認識不夠，只把檔案工作當作一件附屬的工作，缺乏積極性和主動性；三是計算機應用水平不高和實際操作能力低，不能適應現代化檔案管理工作的要求。

2 檔案服務的創新

檔案服務創新主要有兩個方面的意義。一是檔案服務創新是檔案事業持續發展的根本動力。檔案服務是檔案工作的中心，檔案工作通過服務才能發揮其應有的作用，才能使檔案事業與社會經濟協調發展，使檔案事業充滿生機與活力，走上可持續發展的道路。二是服務創新是檔案部門加強和改進作風建設的重要體現，檔案部門要以黨的指導精神為指導，進一步加強作風建設，在構建社會主義和諧社會中，塑造檔案部門的好形象。檔案部門要立足于服務經濟社會發展大局，通過服務創新，充分發揮檔案的作用，切實提高服務水平，不斷開拓，與時俱進。

檔案服務創新，要把檔案工作的各項服務功能挖掘和開發出來，只有著力于檔案工作服務功能的開發，檔案服務創新才會持續下去，才能保持旺盛的生命力。通過服務創新規范服務行為有利于服務創新的延續，有利于提高檔案工作人員的服務水平。規范服務行為，必須把握好三點：一是檔案服務的行為必須為民，要全面落實“三個代表”重要思想，樹立“用戶至上”的觀念。二是檔案服務行為必須盡責，要對利用者負責到底，急利用者之所急，想利用者之所想。三是檔案服務行為必須文明。檔案人員必須使用準確、簡潔、親切、友好的服務用語，要有熱情、謙遜、耐心的服務態度，要有整潔、大方、文雅的儀表舉止，要創建整齊清潔、美觀大方的工作環境，營造濃郁的文化氛圍。

檔案服務創新一定要從本地的實際出發，充分考慮可能性、現實性，不能辦那些不可能辦或暫時辦不到的事情。檔案服務創新必須面向社會，面向人民群眾，實現檔案資源的最大限度開發利用。

檔案工作的創新，是新形勢的迫切要求，也有利于檔案工作新局面的開創和推新。但是，我們還應處理好幾個關系：一是管理與利用的關系，不能只強調利用，就放松管理，削弱管理的行政職能。二是社會效益與部門經濟效益的關系。在檔案信息利用過程中，首先要考慮的是社會效益，其次才是部門的經濟效益，不能不顧社會效益一味追求部門的經濟利益。三是保密與開放的關系。檔案中有許多國家機密，是不能公開的，必須以國家的政治利益為重，不能犧牲國家的經濟利益，威脅國家的政治安全。唯有與時俱進，正確處理三個關系，才能不斷在發展中創新，在創新中發展。

首先必須解放思想，更新觀念，徹底改變舊觀念，牢固樹立新觀念。盲目追求“小而全”“大而全”，以藏為主，重藏輕用，被動服務，各自攻破，封閉自導，勢必造成檔案文獻資源的極大浪費。觀念創新是管理創新的前提。管理創新的過程將始終貫穿著觀念創新的思想，觀念創新就是使管理創新得以成功的保證。管理創新必須確立現代化管理意識，特別是檔案管理知識化、網絡化、社會化，把知識和創新作為檔案工作的管理目標。本著“以人為本，服務至上”的服務理念，把滿足全社會用戶和學校的需求作為檔案管理工作的中心環節和價值走向，以創新理念和創新行為來加強檔案管理，開辟檔案管理發展的新途徑。

總之，加強檔案的管理水平，要從完善各項規章制度，提高信息化管理水平，提高管理人員素質等方面著手。檔案工作者只有不斷更新理念，解放思想，與時俱進，檔案管理工作才能跟上時代發展的步伐，才能在經濟快速增長方面發揮更大的作用。