淺議加強檔案信息化建設若干問題

孫海杰

摘 要：在網絡技術、信息技術、計算機軟硬件和現代管理學知識飛速發展和普及應用的當今社會，檔案信息化已經成為現代檔案管理的重要組成部分，檔案信息化建設已經成為檔案事業發展的一項具有全局性和戰略性的重大工作。筆者就如何進一步加強檔案信息化建設若干問題進行了分析研究。

關鍵詞：檔案；信息化；建設

《全國檔案信息化建設實施綱要》明確把檔案信息化納入國家信息化建設的總格局，加快推進檔案資源數字化、信息化管理標準化、信息服務網絡化的進程。檔案信息化建設是國家信息化工作的一部分，在國民經濟和社會信息飛速發展的今天，檔案管理部門應順應時代發展需要，以檔案信息化建設為契機，利用檔案資源共享政策與環境，實現檔案資源的合理配置。

1 檔案信息化建設的意義

隨著信息化的發展，特別是以互聯網為代表的網絡時代的來臨，檔案管理現狀已不能適應檔案事業的發展需要，信息技術的廣泛應用和電子商務的加快推進，使檔案基礎業務建設的重心向檔案管理信息化建設轉移。這是信息時代的必然趨勢，只有改變傳統的檔案保管、利用、檢索方式，建立健全適合檔案的現代化管理模式，才能避免檔案管理工作脫離社會，避免檔案機構變成純粹博物館式的收藏組織，才能有效地保護館藏歷史檔案，提高檔案管理工作效率，創造更好的經濟效益等方面都具有重要的意義。

1.1 有利于節省人力物力

在傳統檔案管理中，由于檔案工作的特殊性，特別是一些易破碎的檔案資料，一般需要大量的人財物力才能夠更好地保管，而且還不可避免地存在損壞的風險。計算機及其網絡的出現，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質量和檢索速度，有利于節省大量的人力物力。

1.2 有利于提高服務質量

檔案管理的目的是為使用者提供便捷高效的服務，加強電子檔案管理，資源信息實現電子化，有利于提高檔案管理的服務質量。電子檔案的特點是實物資料的信息化，大量的原始檔案可以集中在計算機存儲介質中，通過互聯網進行傳播，這可以使得用戶在查閱時可以實現對海量信息的快速篩選，使檔案管理工作發揮出應有的社會效益和經濟效益。

1.3 有利于滿足多樣化需求

隨著社會的進步，越來越多的使用者對檔案的多樣性提出了要求，他們不但要看原始的文字資料，更要看原始的圖像、視頻等資料，而傳統的檔案模式已經無法滿足這一需求。電子檔案因為對信息保存的多樣性，逐漸成為了滿足使用者多樣化需求的主要解決方案。檔案利用需求的多樣性，與社會發展水平和人們生活的文明程度有著密切的聯系，隨著社會發展和科學技術的進步，檔案工作的服務對象和檔案利用需求都會發生變化，表現出一定的動態性，檔案信息化建設，有利于滿足這一多樣化需求。

2 檔案信息化建設的內容

2.1 檔案信息化基礎設施建設

檔案信息化基礎設施是檔案信息化建設以及各項檔案應用系統建設的基礎和前提，并制約著檔案信息化建設的發展水平，為此要進一步增強對檔案信息化建設的重視和支持，加大投入，購置設備。主要加強庫房建設、館藏建設、檢索工具建設、規章制度建設、專兼職檔案干部隊伍建設及檔案服務利用工作等。尤其是推進計算機管理檔案，提高計算機和網絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平。

2.2 檔案資源的數字化建設

加強檔案資源的數字化建設是檔案信息資源建設的另一個重要方面，也是檔案信息化建設迫切性所在。目前，大量電子文件的產生推動了檔案信息化建設，檔案現代化管理，其重點應放在對電子文件的收集歸檔與管理上，既要努力收集到歸檔單位以前產生的、屬于歸檔范圍的電子文件又要切實實現與辦公自動化的有效接軌，及時接收各歸檔單位新產生的電子文件，為歸檔單位和利用者提供服務；檔案館要根據檔案管理的要求，加強對收集歸檔的電子文件進行有效管理。研究電子檔案接收、保管、利用的技術方法，對電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監督、指導，保證各單位產生的有價值的電子文件真實、完整、有效。最后實現檔案信息處理計算機化，信息存儲數字化。

2.3 檔案信息網絡建設

通過軟件系統對所有檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、檢索、利用、編研等各個方面能夠實行計算機的有效管理、控制，實現檔案工作自動化。該系統是以檔案館為中心，覆蓋歸檔單位的應用系統。

2.4 檔案數據庫建設

數據庫是網絡的信息資源，數字檔案館必須加強數據庫建設。首先加強文件目錄數據庫建設，盡快形成數據規模，使計算機檢索系統實用化，建設高質量、高水平的全文信息數據庫，最后將所有館藏檔案全部數字化。使檔案工作的服務水平和服務能力得到提高。

2.5 檔案信息化人才隊伍建設

檔案管理信息化是不斷完善、優化的過程，始終要依賴于檔案人員素質的提高。作為應用性很強的檔案工作，為了培養檔案管理人才，必須加強檔案人員的繼續教育，使他們掌握新知識、新技能，以滿足檔案管理信息化的需要。檔案信息化管理的主要內容和核心就是計算機技術的應用，即檔案計算機管理。檔案工作人員必須能熟練運用電子計算機以及各類現代化辦公設備進行電子文件的制作、使用和維護。因此，必須對現有檔案工作者進行基礎知識教育、高級理論培訓及檔案專業教育，使他們不僅具有較高的業務素質，而且具備較強的開拓創新意識。

3 檔案信息化建設的保障措施

3.1 加強與檔案信息化相關的政策法規標準體系的建設

檔案信息化的應用和發展離不開政策法規標準體系的支持，要逐步研究和完善發展相關政策法規標準。

3.2 制定信息化標準體系，為檔案信息化建設奠定有利基礎

檔案信息化建設必須要在統一規劃的基礎上，采取統一的數據格式，統一的軟件程序，統一的技術標準，統一的工作規程。

3.3 加強檔案信息安全保障體系建設

網絡化檔案信息開發利用的正常運行，要依賴于計算機網絡的安全。對信息利用安全，要建立層次分明、角色明確的信息利用機制，并建立權限設置的流程；對信息保管安全，要建立檔案數據的保存、遷移及其校驗機制，并建立功能和作用完全不同于信息管理系統的信息處理工具，利用工具，確保信息的保管安全；在系統安全管理上，通過采用設置防火墻等技術手段，在計算機硬件環節上阻隔不安全隱患，確保檔案信息資源的安全、有效以及網絡系統正常運行安全。

3.4 優化專業結構，加強人材隊伍建設

培養大量既懂檔案業務，又熟悉信息技術的復合型人才，建立復合型、多層次的專業隊伍，優化人員結構，這是進一步推動檔案信息化工作的人力保證。

4 結語

檔案信息化建設是一項長期、艱巨而又繁瑣的工作，涉及到檔案工作的方方面面，檔案工作者要充分認識檔案信息化建設的重大意義，建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員的素質，不斷加強各個環節的溝通、管理。只有這樣，才能順應時代的發展，準確、快速地向社會提供有利的信息資源，加快推進檔案的信息化建設步伐，促進檔案工作邁向新的臺階，為新時期檔案事業的發展做出新的貢獻。

參考文獻

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