淺談如何做好礦山企業人事檔案的管理工作

王琳

摘 要：人事檔案在企業的發展中發揮著重要的作用。礦山企業的特殊性使人事檔案的管理要求更高、更科學化。

關鍵詞：礦山企業；人事檔案；管理工作礦業屬于基礎產業。礦業的發展可以使一個國家或地區的資源優勢變為產業優勢，進而形成經濟優勢。然而礦山企業又不同于一般的工業企業，有其自身的特殊性，如礦產資源的有限性和不可再生性，礦業投資的高風險性，礦山工作和生活環境的艱苦性，礦業效益的后續性以及礦山企業的人才開發利用等等。因此在保證經濟效益的前提下，對企業人事檔案的管理工作就越發重要了。

人事檔案是企業人事管理等有關部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績、工資待遇等內容的文件材料，是人力資源管理與開發的重要依據，是我們每一個人享受各種社會待遇的憑證以及解決勞動糾紛的依據。在礦山企業中，人事檔案關系到每個人的切身利益，與個人待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，不僅具有法律效用，而且還具有重要的憑證價值和參考價值。因此在礦山企業中就要正確認識人事檔案的價值，充分發揮礦山企業人事檔案工作的重要作用。

1 加強企業領導對人事檔案管理工作的重視

人事檔案管理工作是一項內部性、保密性很強的工作，是一項并不引人注目、默默無聞的工作。因此，有些領導對人事檔案管理工作不夠重視，在實際的工作中就會存在一些問題，從而影響礦山企業的進一步發展。鑒于此，在礦山企業的發展中，就必須加大宣傳力度，使各級領導進一步提高對人事檔案管理工作重要性的認識，并牢固樹立檔案意識，加強對檔案管理工作的領導，關心管檔人員的政治、生活待遇，并重視干部人事檔案的基礎工作，從而從整體上提高干部檔案管理工作的水平。

另一方面又要加大投入，夯實檔案管理的基礎工作。首先，檔案工作經費落實到位，特別是對檔案的檔案保管和檔案信息化建設等方面所需費用要予以重點保障；其次，要按標準按要求建設好規范化的檔案室、檔案柜，搞好通風、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護措施；有條件的可以添置空調、電腦、掃描儀、監視器等設備，進一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案利用安全，檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。再次，按照干部人事檔案管理的相關規定，做到檔案室、閱檔室分開，配齊配全檔案室計算機、密集架等輔助設備及“六防”設施，為人事檔案管理工作提供了健全的基礎性保障。

2 提高人事檔案管理人員的素質

近年來，隨著干部人事制度改革的不斷深化，人事檔案管理的手段也隨之進行相應的變化和調整，這就需要不斷提高人事檔案管理隊伍的綜合素質，有力地做到知識化、年輕化、專業化，使檔案管理工作既能繼承和發揚老檔案工作者的優良作風，又能根據工作的需要，與時俱進，開拓創新。

在促進人事檔案管理人員素質的提高上，應該做到：首先，選擇具備較高的政治素質、良好的道德素養，要有強烈的事業心和高度責任感以及較強的業務能力的人員來擔任這項職務。其次，注重對檔案人員的培訓工作。通過舉辦各種不同層次、類型的檔案人員培訓班，來更新觀念、更新知識，提高人員的業務水平。并且利用社會上各級教育培訓資源，加強檔案管理知識培訓學習，努力做到學用結合，不斷提升檔案管理人員的業務能力和水平。同時，鼓勵檔案人員不斷地學習干部檔案管理工作的方針和政策，提高政治素質，增強原則性。最后，重視檔案人員待遇的落實。一方面重視檔案管理人員勞動保護工作，督促管檔單位落實有關經濟待遇，另一方面，從政治上關心管檔干部的培養和成長。通過一系列措施，從整體上提高干部檔案管理隊伍的綜合素質，提高企業人事檔案的管理水平。

3 健全人事檔案管理工作制度

建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實現規范化管理的有力措施和可靠保證。因此礦山企業要建立健全相應的人事檔案管理制度，對產生的檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理以及檔案的日常保管、借閱、利用，都要制定一套嚴格的制度。

第一，注重對人事檔案材料收集，提高人事檔案管理質量。收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎，檔案管理人員必須及時收集與檔案有關的各種材料，認真整理，細致鑒別，做到取之有據。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦，確保材料齊全完整、手續完備，保證人事檔案的權威性、準確性和真實性。 其次，材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補登材料名稱及有關內容；最后，將新材料放入檔案。

第二，注重人事檔案材料的檢查與核對。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。檢查核對一般要定期進行。

第三，轉遞制度。轉遞制度是關于檔案轉移投遞的制度。由于企業人員工作調動等情況，人員的檔案轉遞的大致程序應該嚴格按照執行：取出應轉走的檔案；在檔案底賬上注銷；填寫《轉遞人事檔案材料的通知單》；按發文要求包裝、密封。

第四，保密制度。對于礦山企業來說，企業人事檔案的保密工作要做到：設專人負責檔案的保管，定期進行檔案清查工作，及時收回外借的檔案。庫房備有必要的防火、防潮器材。庫房、檔案柜保持清潔，不準存放無關物品。任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。無關人員不得進入庫房。嚴禁吸煙。離開時關燈關窗，鎖門。

第五，統計制度。人事檔案統計也是一項十分重要的程序，其內容主要有以下幾項：人事檔案的數量；人事檔案材料收集補充情況；檔案整理情況；檔案保管情況；利用情況；庫房設備情況；人事檔案工作人員情況。

4 重視信息開發利用

人事檔案是人才信息資源庫，合理利用各種資源，使其最大限度地發揮作用，必須把先進的科學技術手段應用于人事檔案管理，從而達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。在具體工作中應該做到：

首先是管理的現代化傾向。充分利用計算機建立完善干部檔案數據庫，及時更新礦山企業人事檔案信息，確保人事檔案信息的時效性和真實性；其次是管理的動態化傾向。一面及時更新干部的工作情況、工作業績和在重大活動、重點事件中的表現等信息，并將其記錄在案。另一面要及時收集人員的專業水平、繼續教育情況以及參加各種資格考試、注冊考試等能反映個人才能的資料，真實而完整地反映企業人事的情況，提高企業人員的水平；三是管理的服務化傾向。在工作中注重實效，熱情服務，盡最大努力幫助用檔單位用足用好檔案資料，努力為干部工作提供優質服務，提高企業人事檔案的使用效率。

總之，加強礦山企業人事檔案管理工作，不僅是當前經濟建設的需要，更是造福子孫后代的需要，只有不斷提高對檔案管理工作的認識，才能促進檔案事業的發展，才能更好的為經濟建設和社會服務。