現代化醫院檔案管理模式的研究

方靜華

摘 要：醫院人事檔案管理工作為完善現代化醫院現代化發展提供了制度支持。本文主要探討實現醫院人事檔案現代化管理模式的途徑，筆者從當前醫院檔案管理模式現狀與存在的問題入手，提出了加強檔案管理意識，創新檔案管理內容、健全檔案管理相關制度、組建精干的檔案管理隊伍等多元化措施，以期促進醫院現代化檔案管理模式的完善發展。

關鍵詞：醫院；現代化模式；檔案管理

醫院人事檔案在醫院的發展建設中具有不容小覷的地位。廣義而言，醫院檔案是醫院醫護人員在醫療服務、醫療研究過程中所形成的文字記載，是醫護人員醫療專業能力、服務水準、工作業績、科研成果等情況的客觀反映。隨著醫院人事制度改革的深化，對醫院人事檔案管理提出了更高的要求，現行的醫院檔案管理模式具有很大的滯后性，對人事資源認識不到位，相關的配套措施不夠完善，不利于醫院的深層次發展。

1 醫院檔案管理的現狀以及原因分析

醫院人事檔案能夠為醫院領導提供人事決策的全面參考信息，能夠為醫院各類技術人員醫護人員享受福利待遇提供憑證，是醫院人才儲備與開發的重要資源庫。但遺憾的是，很多醫院檔案的管理呈現“散、亂、差”的狀態，人事檔案全面性差、內文資料不全面，醫院的人事關系糾紛已經成為嚴重阻礙醫院檔案管理信息化建設的重大隱患之一，影響員工的積極性，員工因檔案的丟失不全起訴醫院的案件也不再鮮見，這些都成為完善醫院管理制度的絆腳石患。透過現象尋求問題的本質，醫院檔案管理存在問題的主要原因如下：

1.1 在意識上不重視人事檔案管理

醫院是為人民群眾提供安全、優質醫療服務的醫療機構，其職責的特殊性，使得醫院從領導層直至醫護人員都將醫療質量作為工作首位，忽視檔案管理工作的重要性。檔案意識的欠缺致使醫院人員缺乏將自身進修、業務表現、科研成果等動態信息及時提供給檔案管理的部門的意識，人事檔案僅僅具有履歷表、本人政治情況、入黨入團材料、工資變動情況的簡單集合，造成人事檔案的陳舊、殘缺、不完整，缺乏參考性，起不到人事檔案管理的效果。

1.2 在管理方式上不能適應現代化管理的需要

人事檔案是醫院人事動態的反映，雖然很多三級甲等以上的醫院都實現檔案管理的信息化，但是距離真正的醫院現代化還有一定差距，對人事檔案的管理仍然停留在初級的管理階段。對人事檔案缺乏動態的檢測，在檔案信息修改的程序操作上缺乏嚴格的規范，涂改、損壞、丟失人事檔案管理信息的情況時有發生，歸檔程序混亂。在這樣的情形下檔案人事管理還未達到現代化信息檔案的要求，歸檔、查找、檢索還未達到最大的優化，影響檔案管理的質量。

1.3 醫院人事檔案管理人員專業缺乏專業性

現在很多醫院人事檔案管理主要是放在辦公室進行，辦公室成為身兼數職的管理部門，這就造成很多檔案管理人員因為自身檔案知識的限制，不注意檔案歸檔的完備性、科學性、及時性另外，檔案管理人員隊伍的不穩定性，也是檔案管理建設不先進的原因之一，人事檔案出現“重視管理、輕視利用”上的問題，缺乏專業檔案管理的人才儲備制度，不能保持檔案管理的持續性，不能保持檔案管理的主動服務意識，造成人事檔案的質量不高，缺乏完備性。

1.4 相關的檔案管理制度還不夠健全

人事檔案管理是具有專業性、機密性的工作。人事檔案管理不是單一的工作，而是與醫院其他管理制度相互配合，現行醫院人事檔案管理缺乏的嚴格的程序規定與獎懲措施。在檔案管理工作中被動接受檔案信息建設，忽視醫院人事檔案的動態發展，“人檔分離”現象層出不窮，造成醫院人事制度管理工作缺乏主動性和及時性，醫院人事檔案得不到充分的開發利用，體現不出利用價值。

2 實現醫院現代化檔案管理的途徑

2.1 依法治檔，提高對檔案管理的思想重視

醫院人事檔案管理制度是醫院建設的重要制度之一，提高檔案管理意識，制定完備的檔案管理制度，有助于發揮檔案的醫院價值與社會價值。作為醫院方面，首先應該按照人事檔案管理的基本要求實行檔案集中統一管理制度，制定嚴格的人事檔案微機編碼調取信息管理制度。其次，院方領導應該將醫院檔案管理上升到與日常醫療工作管理同等的地位，將現代化檔案管理作為醫院現代化實現的基礎，強調醫院檔案存檔的意義和作用；提高員工對檔案管理的重視程度，明確醫院的綜合檔案室部門在檔案管理中的職責，形成自上而下地人事檔案管理網絡，在人財物的配置上給予強大的物質保障，促進現代化管理體系的建成。最后，提高檔案錄入人員檔案現代化服務管理意識，實現醫院人事檔案源頭的健全、準確，為人事流動及人才培養提供參考依據。

2.2 制定完備科學的現代化檔案管理制度

現代化檔案管理制度的建設主要包含三方面的內容。首先，院方領導階層需要按照相關法律及實際情況制定詳實、具有可行性的操作細則，規范醫院內部科室的檔案管理工作，重要的人事檔案實行數據與紙件兩種保存方式，細化醫院人事檔案的種類與編號；建立人事資源檔案資料的查詢制度，利用檔案資源為醫院引進人才、儲備人才做出參考，提高醫院現代化辦公效率與準確性。其次，建立積極有效的檔案管理獎懲制度。在醫院內部的管理中嚴格對檔案管理中過失、重大過錯等造成的檔案缺損、檔案丟失等情形嚴格處理；對在制作、管理檔案優秀表現者進行物質與精神上的雙重鼓勵，促進檔案管理工作健康有序的發展。最后，完善醫院自身的人事、器械使用、后勤等檔案建設，在自身體系上做好良性健康發展，使檔案管理向多層次發展，滿足醫院現代化建設的要求。

2.3 組建一支高素質的檔案管理隊伍

人才，是實現醫院現代化建設的基礎，是醫院檔案管理工作新突破的實踐者。建立一支高素質的檔案管理隊伍，實現醫院檔案的現代化管理主要從以下幾個方面努力：第一，實行檔案管理人才的培養制度。醫院的人才管理具有流動性大的特點，需要對優秀的人才要委以重任，給予更大的發展空間，有計劃的進行技術的進修與培訓，做好檔案管理人才的儲備工作，避免人才流失造成的損失；第二，引進高新技術人才，為醫院的檔案管理帶來新的管理理念，與現行檔案管理制度實現與現代化管理的有效對接，保證檔案管理工作的完整性與連貫性。第三，加強檔案管理工作者的檔案管理理論學習。檔案管理者的理論與實踐水平是相得益彰的兩個方面，先進的理念為改良檔案管理方法注入新鮮活力，這就需要我們不斷進行突破，實現檔案管理的科學化、規范化、信息化。

2.4 創新醫院檔案管理的模式

人事檔案是醫院檔案管理管理的重要方面，建立健全人事檔案的長效機制，需要不斷提高醫療科研管理人員的綜合素質，更新服務觀念，加強心理學、檔案技術管理學的學習；總結人事檔案管理工作的特點、規律，掌握現代化管理技術水平，促進人事檔案的完善，這對于醫院人事和諧發展具有重要意義。人事檔案的現代化管理能夠實現醫院內部工作人員、醫療進展、醫療范疇內的信息共享，便于人事資源的查詢；制定分類管理的方式，將固定人員與流動人院檔案進行分類保管，實現人事檔案的便捷查閱、及時，最大限度地實現檔案信息的價值。

3 結語

醫院人事檔案管理工作的現代化研究模式與檔案管理制度、檔案管理者的水平、檔案管理模式等有著密切的關系。醫院檔案管理是醫院現代化發展的重要組成部分，需要我們在不斷更新觀念、適應現代化管理秩序基礎之上，研究檔案管理的理論基礎與實務操作，實現醫院檔案的信息價值。

參考文獻

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